Zanim przedsiębiorca wyjedzie na urlop, powinien zabezpieczyć prawidłowe działanie firmy podczas swojej nieobecności. Jeżeli nie planuje zawiesić prowadzenia działalności gospodarczej na czas swojej nieobecności, to powinien przynajmniej wskazać pełnomocnika, który w jego imieniu będzie prowadził sprawy firmy, oraz osobę upoważnioną do reprezentowania go podczas kontroli.

Nieobecność w firmie właściciela, np. z powodu jego urlopu lub dłuższego wyjazdu, nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia kontroli w firmie. Inspektorzy mogą skontrolować przedsiębiorstwo zarówno w obecności kontrolowanego, jak i osoby przez niego upoważnionej. Natomiast tylko w wyjątkowych przypadkach mogą zrobić to podczas nieobecności tych osób.

Upoważnienie na piśmie

Przedsiębiorca powinien na piśmie wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania go w trakcie kontroli, szczególnie wówczas gdy jest nieobecny w firmie. Gdyby zaś takiego upoważnienia nie dokonał, to popełnia wykroczenie, za które może zostać ukarany grzywną. Natomiast gdy wskaże osobę upoważnioną, to wówczas sam nie musi uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, a z powodu swojej nieobecności nie naraża się na żadne sankcje.

Obecność kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej podczas prowadzenia inspekcji w przedsiębiorstwie potrzebna jest po to, aby ułatwić kontrolerowi wykonywanie czynności, umożliwić korzystanie z niezbędnej dokumentacji i materiałów, środków technicznych i lokalu, a także wyjaśnić sprawy, które budzą jego wątpliwości. Natomiast żadna z tych osób nie musi być obecna przy każdej czynności wykonywanej przez inspektorów.

Kontrole bez zastępstwa

Tylko w czterech przypadkach wskazanych w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej inspektorzy mogą prowadzić kontrolę podczas nieobecności przedsiębiorcy oraz osoby przez niego wskazanej. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy stanowią tak ratyfikowane umowy międzynarodowe, bądź prowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia albo środowiska naturalnego, bądź jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej można prowadzić kontrolę również wówczas, gdy odbywa się ona na podstawie przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.