Procedury przewidują, że z upływem 14 dni wyznaczonych na odbiór przesyłki doręczenie uważa się za dokonane. Doręczenie pisma oznacza rozpoczęcie biegu terminów i może oznaczać dla adresata podjęcie czynności egzekucyjnych. Fikcyjne doręczenie występuje tylko wtedy, gdy pismo zostało zaadresowane prawidłowo.
Współwłaściciel działki założył księgę wieczystą. Procedura przewiduje poinformowanie pozostałych współwłaścicieli o takim fakcie. Jednak współwłaściciel podał do sądu mój błędny adres. Chociaż przysługiwało mi prawo wniesienia sprostowań, nie mogłam z niego skorzystać. Po dwukrotnym awizowaniu pisma sąd uznał, że zostało mi ono doręczone - skarży się redakcji GP czytelniczka z Warszawy.

Dwa awiza

Problemy związane z korespondencją z sądów i urzędów mają także inni czytelnicy.
- W czasie, gdy byłem za granicą sąd grodzki zaocznie ukarał mnie 100-złotową grzywną za złe parkowanie. Po dwukrotnym awizowaniu listu z wyrokiem sąd uznał go za doręczony i nakazał jego wykonanie. Sprawą zajął się komornik. Musiałem zapłacić 100 zł mandatu i ponad 200 zł dodatkowych kosztów - informuje kierowca z Gorzowa Wielkopolskiego.
W przypadku gdy listonosz nie zastanie adresata, musi zostawić w skrzynce pocztowej, w drzwiach czy innym widocznym miejscu przy wejściu na posesję zawiadomienie o pozostawieniu listu w urzędzie pocztowym i możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni liczonych od dnia pozostawienia zawiadomienia. Kolejne awizo trafi do adresata po raz kolejny, gdy nie odbierze korespondencji we wskazanym czasie. Wówczas wyznaczony zostanie dodatkowy termin na odebranie listu, nie dłuższy niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Fikcja doręczenia

Niepodjęcie pisma we wskazanym terminie naraża jego odbiorcę na poważne konsekwencje prawne. Procedura administracyjna, cywilna, karna i podatkowa, przewiduje, że z upływem 14 dni wyznaczonych na odbiór przesyłki doręczenie uważa się za dokonane, a pismo pozostawia się w aktach. Rozwiązanie takie ma zapobiegać nieodbieraniu korespondencji przez osoby, które chcą przedłużać postępowanie lub uniknąć odpowiedzialności.
- Ustawodawca wprowadza fikcję prawną. Ma ona pewne wady, ale też sporo zalet. Gdyby jej nie stosowano, to wiele postępowań nie toczyłoby się prawidłowo, a może nawet nie mogłoby się zakończyć - tłumaczy prof. Zbigniew Kmieciak z Uniwersytetu Łódzkiego.
- Likwidacja tej fikcji prawnej oznaczałaby poważne problemy dla sądów czy urzędów, które korespondencyjnie komunikują się ze stronami. Doręczenie zastępcze nie jest idealne, ale mobilizuje adresatów do troski o swoje sprawy - podkreśla Andrzej Kulągowski, wiceprezes Krajowej Rady Komorniczej.
Od momentu fikcyjnego doręczenia pisma płyną dla adresata ważne terminy: opłacenia kosztów sądowych, złożenia apelacji, skargi, zapłacenia mandatu, podatku, grzywny za niestawienie się w sądzie. Może to oznaczać dla adresata podjęcie czynności egzekucyjnych przez komornika i narażenie się na stratę dodatkowych pieniędzy.

Troska o swój interes

Przykre konsekwencje fikcyjnego doręczenia korespondencji są często efektem zaniedbania adresata. W przypadku jego nieobecności pismo urzędowe może zawsze odebrać za pokwitowaniem dorosły domownik, sąsiad lub dozorca (jeżeli wyrażą taką wolę). Podczas dłuższych nieobecności w miejscu zamieszkania (powyżej dwóch tygodni) można udzielić tzw. pełnomocnictwa pocztowego.
- Można go udzielić składając pisemne oświadczenie woli w obecności upoważnionego pracownika poczty w placówce pocztowej. Potrzebny jest do tego dokument stwierdzający tożsamość - dowód, paszport, prawo jazdy czy inny dokument ze zdjęciem - tłumaczy Zbigniew Baranowski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej.
Niewiele osób pamięta też o obowiązku zawiadomienia urzędu gminy o długim pobycie za granicą.
- Mieszkańcy mają obowiązek zgłoszenia wyjazdu na pobyt czasowy za granicę, jeżeli trwa ponad trzy miesiące - wyjaśnia Ewa Maciejczyk, naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Siedlce.

Można się bronić

Gdy pismo zostało doręczone na wskazany adres bez winy adresata, to ma on szansę nie ponieść negatywnych konsekwencji tego faktu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wskazał jednoznacznie, ze fikcja prawna doręczenia pisma niepodjętego z poczty przez adresata może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy przesyłka była zaadresowana prawidłowo (wyrok z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI SA/Wa 38/07). Adresat musi być również zawiadomiony w sposób niebudzący wątpliwości o pozostawieniu pisma, miejscu, gdzie może je odebrać i terminie odbioru. Brak takiego zawiadomienia lub wątpliwość, czy zostało dokonane, czyni doręczenie zastępcze bezskutecznym.
W takiej sytuacji można występować o przywrócenie terminu w sądzie lub urzędzie.
- W sprawach administracyjnych, gdy strona bez swojej winy nie brała udziału w postępowaniu, może wnioskować o jego wznowienie. Podanie wnosi się do organu, który wydał decyzję w pierwszej instancji w terminie jednego miesiąca od dnia, w którym strona dowiedziała się o okoliczności stanowiącej podstawę wznowienia postępowania - tłumaczy Andrzej Bielewicz, adwokat z Kartuz.
Domniemanie to może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczania pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych. Do takich przyczyn zalicza się m.in. nieobecność z powodu choroby. Obalenie domniemania o doręczeniu pisma rodzi prawo do przywrócenia stronie terminu do określonej czynności prawnej.