- W systemie bezpłatnym sprawozdanie jest przesyłane automatycznie do repozytorium. W systemie S24 trafia do właściwego sądu - mówi w wywiadzie dla DGP Maciej Szewczyk, radca prawny w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy.
Jak spółki, w których zarządach zasiadają tylko cudzoziemcy nieposiadający numerów PESEL, mają złożyć sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego?
Literalna wykładnia przepisów zmienionej ustawy o KRS oraz ustawy ją zmieniającej sugeruje, że nie ma takiej możliwości. Nie można tego zrobić ani w bezpłatnym systemie, ani w systemie S24. Bezpłatnie może zgłosić dokumenty wyłącznie członek zarządu posiadający numer PESEL (ujawniony w KRS).
Jeżeli natomiast na etapie składania zgłoszenia dane zostaną negatywnie zweryfikowane, wtedy (na podstawie art. 19e ust. 7 ustawy o KRS) można złożyć płatny wniosek do KRS za pośrednictwem systemu S24. Sam wniosek może złożyć np. pełnomocnik, ale co do zasady powinny być do niego dołączone dokumenty podpisane elektronicznie przez członka zarządu posiadającego numer PESEL (ujawniony w KRS).
Wynika to z art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o KRS, zgodnie z którym dokumenty finansowe składane do KRS winny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek zarządu lub wspólnik.
Jak to wygląda w praktyce?
Jeżeli dokumenty są zgłaszane w systemie bezpłatnym przez osobę (członka zarządu posiadającego numer PESEL ujawniony w KRS) korzystającą z podpisu potwierdzonego profilem zaufanym, to dołączone do zgłoszenia dokumenty nie muszą być uprzednio podpisane elektronicznie. Jeżeli natomiast zgłoszenie w tym trybie jest podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to również załączane do niego dokumenty muszą być podpisane takim podpisem przez członka zarządu posiadającego numer PESEL (ujawniony w KRS).
Jeżeli dokumenty są składane w trybie odpłatnym, za pośrednictwem systemu S24, to muszą być uprzednio podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Dopiero od konkretnego referendarza w sądzie będzie zależało, czy przyjmie dany wniosek, czy nie.
W systemie bezpłatnym sprawozdanie jest bowiem przesyłane automatycznie do repozytorium. W systemie S24 trafia natomiast do właściwego sądu. Sąd zaś powinien sprawę rozpatrzyć merytorycznie, a więc w omawianym przypadku zastosować wykładnię celowościową przywołanych przepisów (w szczególności art. 19e ust. 7 ustawy o KRS), aby umożliwić złożenie dokumentów, np. w przypadku gdy żaden z członków zarządu nie posiada numeru PESEL (warto przypomnieć, że nie ma przepisu, który wymagałby posiadania takiego numeru przez osobę zasiadającą w zarządzie).
Internauci narzekają na forach, że mają problem z wysyłaniem sprawozdań w bezpłatnym systemie przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Być może problemem jest to, że w ten sposób muszą być podpisane również załączniki?
Problem może wynikać z jeszcze jednej przyczyny. Dokumenty podpisane elektronicznie muszą być zapisane w formacje XADES. Tymczasem automatycznie mogą zapisywać się w formacie PDF. A to uniemożliwia ich wysłanie. Dlatego przy zapisywaniu pliku trzeba ręczne wpisać właściwy format.
Co jeszcze budzi wątpliwości?
W przepisach jest luka dotycząca sytuacji, w której dochodzi do wymiany składu zarządu na zwyczajnym zgromadzeniu. W praktyce nie ma szans na to, aby po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), na którym zmieniono skład zarządu, dokonać wpisu nowych członków zarządu do KRS w ciągu ustawowych 15 dni, czyli w terminie przewidzianym na złożenie sprawozdania finansowego do KRS. Nie składając sprawozdań w terminie, członkowie zarządu naruszają prawo i tym samym narażają się na odpowiedzialność karną przewidzianą w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
