Zgłaszanie nieprawidłowości działania wewnątrz organizacji, które coraz częściej zdaje się być standardem niż fanaberią, obejmie wkrótce szeroki krąg podmiotów. Bruksela przewiduje trzy etapy zgłaszania nieprawidłowości. Co takiego planuje unijny prawodawca?

Whistleblowing - w firmie i w urzędzie

Obowiązek wprowadzenia systemów wewnętrznego raportowania naruszeń lub nadużyć prawa bądź innych nieuczciwych zachowań będzie dotyczył zarówno firm, jak i urzędów państwowych. Whistleblowing (z ang. dmuchać w gwizdek, zgłaszać nieprawidłowości) stanie się wymaganą częścią instrumentarium struktury korporacyjnej. Będzie to dotyczyło zarówno średnich, jak i dużych przedsiębiorstw.

Obowiązane będą przedsiębiorstwa spełniające jedno z kryteriów:
- zatrudnianie min. 50 pracowników,
- roczny obrót lub bilans firmy na poziomie min. 10 milionów Euro (ponad 41 mln zł),
- świadczenie usług finansowych lub podatność na pranie pieniędzy lub finansowanie działalności terrorystycznej (niezależnie od rozmiaru i przepływów finansowych firmy).

Propozycja regulacji unijnych pozostawia w gestii Państw Członkowskich kwestię objęcia tymi wymogami małych i drobnych przedsiębiorstw, przy wzięciu pod uwagę ocenę ryzyk i charakter ich działalności.

W tym miejscu warto podkreślić, że nie tylko sektor komercyjny będzie zobligowany do wprowadzenia systemów whistleblowing’owych, ale także podmioty z sektora publicznego. Ich implementacja została przewidziana dla urzędów na szczeblu administracji krajowej, regionalnej (wojewódzkiej) oraz lokalnej (w gminach zamieszkałych przez min. 10 tys. mieszkańców).

Stworzenie i wdrożenie systemu to nie jedyne zadanie stojące przed zobowiązanymi podmiotami. Będą oni także zobligowani do wyznaczenia osoby lub komórki odpowiedzialnej za otrzymywanie i analizę zgłoszeń oraz poinformowanie sygnalisty o podjętych krokach. Unijny projekt przewiduje ramy czasowe na wyjaśnienie zgłoszonego przypadku - maksymalnie 3 miesiące.

Wdrażający system whistlblowingowy zobligowany będzie do informowania o sposobie składania zgłoszenia, zarówno w ramach procedur wewnątrz firmy czy urzędu, ale także w ramach niezależnych procedur zewnętrznych.

W przypadku, gdy zgłoszenie w ramach wewnętrznych kanałów firmowych okaże się niemożliwe (np. przedsiębiorstwo nie jest zobligowane do stworzenia własnych kanałów zgłoszeń) lub dana osoba nie jest zobligowana do jego użycia (np. nie jest związana stosunkiem pracy) albo firma nie zareaguje na zgłoszenie w odpowiedni sposób (np. nie podejmie działań w odpowiednim terminie) wówczas whistleblower winien zwrócić się do właściwego organu korzystając ze dedykowanego, niezależnego kanału do składania tego rodzaju zgłoszeń.

Trzecim i ostatnim krokiem dla demaskatora jest możliwość poinformowania opinii publicznej o zaistniałym naruszeniu, z której może skorzystać w przypadku gdy raportowanie wewnętrzne oraz zewnętrzne zawiodło.

Sygnalista czyli…

Osoba wskazująca na nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji mogąca je zgłosić w sposób anonimowy, nie narażając się na szykany ze strony pracodawcy - tak zazwyczaj rozumiany jest sygnalista. Bruksela przewiduje rozciągnięcie tego pojęcia także na samozatrudnionych, udziałowców w spółkach, zarządzających, wolontariuszy, stażystów bez wynagrodzenia oraz wszelkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców związanych z danym przedsiębiorstwem. Ochronie podlegać będą także ci, którzy pozyskali informacje o nieprawidłowościach pomimo, że są dopiero na etapie wstępnym nawiązania współpracy z daną firmą - aplikujący o pracę oraz inni negocjujący przed zawarciem umowy.

Kiedy zgłaszający podlega ochronie?

Unijny prawodawca nie przewiduje ochrony w stosunku do każdego zgłoszenia. Wskazuje katalog obszarów, w których zaraportowanie naruszenia prawa unijnego pociągać będzie ochronę dla whistleblowera. Ujawnienie nieprawidłowości w takich płaszczyznach jak: rynek finansowy, ochrona prywatności i danych osobowych, unikanie opodatkowania, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportowe, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, prawo antymonopolowe i bezpieczeństwo jądrowe. By demaskator mógł podlegać przewidzianej prawem ochronie w chwili zgłoszenia powinien mieć on uzasadnione podstawy, aby wierzyć, że raportowany przypadek jest prawdziwy w świetle znanych mu okoliczności i dostępnych informacji. Dlatego też dyrektywa nakłada obowiązek informowania potencjalnych sygnalistów poprzez indywidualne, poufne i bezpłatne porady, czy dana informacja objęta jest odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów, który kanał raportowania może być najbardziej akuratny i jakie alternatywne procedury są dostępne w przypadku, gdy informacje nie są objęte systemami whistleblowing’owymi.

Mechanizmy ochronne

Na jakie wsparcie możliwe liczyć sygnalista? Unijna propozycja dyrektywy przewiduje kilka mechanizmów. Przede wszystkim whistleblower będzie chroniony przed jakimikolwiek formami bezpośrednich lub pośrednich działań odwetowych podjętych przez pracodawcę, m. in. zwolnieniem, degradacją, utrudnieniem lub pominięcie w awansach, obniżeniu wynagrodzenia, nałożeniu kary dyscyplinarnej, wcześniejszym zakończeniem stosunku pracy lub negatywnej ocena okresowej. W przypadku procesu sądowego to pracodawca będzie zobligowany do przedstawienia dowodów, że jego postępowanie nie stanowiło represji w stosunku do pracownika-sygnalisty. Także w sytuacji gdy doniesienia informatora się nie potwierdzą nie zostanie on ukarany. W efekcie uprawnione jawi się stwierdzenie, że demaskatorowi będzie przysługiwała nader silna ochrona prawna.

dr Beata Baran, radca prawny
Kancelaria Baran, Książek, Bigaj & Wujczyk