Ile akt rocznie ginie w polskich sądach? Tego nikt nie wie. Włącznie z resortem sprawiedliwości, który został poproszony przez posła PO Artura Dunina o taką statystykę. Wiadomo za to, ile jest spraw o odtworzenie. Te zaś dotyczą co do zasady dwóch przypadków: akt zgubionych oraz zniszczonych (np. po upływie okresu ich obowiązkowego przechowywania).

Ministerstwo Sprawiedliwości statystykami jest zaniepokojone. Wzrost na przestrzeni zaledwie pięciu lat jest bowiem znaczący. Choć – co uczciwie wszyscy podkreślają – w liczbach bezwzględnych nie robi on takiego wrażenia, jak obliczenie, o ile procent przez ten czas wzrosła liczba spraw o odtworzenie.

Ktokolwiek widział, ktokolwiek wie

Ktokolwiek widział, ktokolwiek wie

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

– Rozumiem, że rośnie liczba spraw w sądach. Ale nie może być tak, że ogół spraw zwiększa się o kilka procent w skali roku, a liczba postępowań odtworzeniowych o kilkadziesiąt procent – słyszymy od jednego z urzędników MS.

Marginalne zmartwienie

– Niewłaściwe jest przyjmować, że skoro wpływ spraw ogółem rośnie np. o 5 proc. w skali roku, to o 5 proc. mogłaby wzrosnąć liczba zaginionych akt. Każdy dodatkowy milion spraw to o wiele większe obciążenie pracowników sądów. Trzeba powiedzieć wprost: sekretariaty sądów są przeciążone, niedofinansowane. To jest jedna z odpowiedzi na pytanie, dlaczego następuje wzrost liczby zaginionych akt – ripostuje Sławomir Pałka, sędzia Sądu Rejonowego w Oławie, członek Krajowej Rady Sądownictwa. I dodaje, że oczywiście można powiedzieć, iż każdy przypadek zaginionych akt to o jeden za dużo.

– To poniekąd prawda. Ale trochę ponad 1000 spraw o odtworzenie akt w kontekście 16 milionów spraw ogółem to naprawdę marginalne zmartwienie – podkreśla sędzia Pałka.

Również sędzia Sądu Okręgowego w Warszawie Marek Celej, uważa, że nie ma powodu do zmartwień. – Oczywiście, że zdarzają się przypadki, gdy akta giną. Bądź co bądź, wędrują one po sądzie, otrzymują je biegli. Nie da się wykluczyć sytuacji, w których nie wrócą na półkę. Ale nie zauważyłem, aby w ostatnich latach takie przypadki były częstsze. Jeśli już, to raczej rzadsze – twierdzi sędzia Celej.

Zarówno on, jak i sędzia Bartłomiej Przymusiński, rzecznik prasowy Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”, podkreślają, że ze statystyki opublikowanej przez resort sprawiedliwości trudno wyciągać jakiekolwiek twarde wnioski. A to dlatego, że nie wiemy, jak dużo spraw o odtworzenie dotyczy akt zniszczonych po upływie okresu przechowywania, a ile tych zaginionych.

– Porównywanie statystyk z roku 2012 z rokiem 2016 nie ma większego sensu. Z mojej praktyki wynika, że znacznie przybyło spraw o odtworzenie akt z powodu ich zniszczenia w ramach procedury archiwizacji. Nie wiem, dlaczego nastąpił wzrost tego typu spraw w ostatnich latach, ale jest on faktem. Myślę, że warto byłoby coś z tym zrobić, bo sytuacja, w której najpierw po 10 latach niszczymy akta, by niewiele później je odtwarzać, nie jest właściwa – przekonuje sędzia Przymusiński.

Niekoniecznie dobra zmiana

Resort sprawiedliwości chętnie by się bliżej przyjrzał sprawie. To jednak w świetle obowiązujących przepisów może być problematyczne. Do 2012 r. MS zajmowało się sprawami zaginionych akt. Na podstawie sprawozdań otrzymywanych od prezesów sądów apelacyjnych były sporządzane informacje za dany rok dotyczące właśnie liczby zaginionych dokumentów.

Wraz z wejściem w życie 28 marca 2012 r. nowelizacji ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2011 r. nr 203, poz. 1192) nastąpiła zasadnicza zmiana charakteru nadzoru ministra sprawiedliwości nad działalnością administracyjną. Nadzór nad czynnościami w sprawach, w których akta zaginęły, należy obecnie do prezesów sądów. Niektórzy sędziowie w rozmowie z nami przyznają, że obawiają się, iż statystyki przygotowane przez MS dotyczące liczby spraw o odtworzenie akt mogą się stać jednym z argumentów na rzecz wymiany poszczególnych sędziów funkcyjnych.

Sędzia Celej proponuje zaś prostą korektę. Otóż wystarczyłoby, aby w sekretariatach sądów zaznaczano, czy odtworzenie jest wynikiem zgubienia akt, czy ich zniszczenia zgodnie z procedurą. Wówczas nie byłoby już wątpliwości, jak wiele akt ginie i czy rzeczywiście skala tego zjawiska się zwiększa.

Postępowanie w razie zaginięcia lub zniszczenia akt spraw cywilnych jest uregulowane w kodeksie postępowania cywilnego. Zgodnie z art. 716 k.p.c. odtworzeniu ulegają akta zaginione lub zniszczone w całości lub części. W sprawie prawomocnie zakończonej odtworzeniu podlega orzeczenie kończące postępowanie w sprawie oraz ta część akt, która jest niezbędna do ustalenia jego treści i do wznowienia postępowania.

Ministerstwo Sprawiedliwości podkreśla, że nie zawsze zniszczenie lub zaginięcie akt powoduje potrzebę ich odtworzenia. Nie jest to konieczne choćby wtedy, gdy nie chodzi o wykonanie orzeczenia lub jego prawomocne przedstawienie. Artykuł 719 k.p.c. stanowi, że do odtworzenia akt sprawy będącej w toku właściwy jest sąd, w którym sprawa ostatnio się toczyła. Postępowanie w sprawie prawomocnie zakończonej przeprowadza zaś sąd, w którym sprawa toczyła się w pierwszej instancji. Stąd przytłaczająca większość postępowań toczy się w sądach rejonowych.