PYTANIE
Nasz zakład pracy będzie dofinansowywał kupno okularów korekcyjnych pracownikom zarówno umysłowym jak i fizycznym. Okulary (lub soczewki) korygujące przysługują pracownikowi, gdy łącznie zostaną spełnione następujące warunki: pracownik użytkuje podczas pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym zalecił lekarz okulista przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badanie wstępne, okresowe, kontrolne). Czy w sytuacji, gdy pracownik pomimo tego, iż na jego stanowisku nie używa monitora minimum połowy swojego czasu pracy, a lekarz wpisze w orzeczeniu na badaniach okresowych lub wstępnych konieczność używania okularów w pracy, to możemy zwolnić pracownika z podatku i składek ZUS? Czyli zostanie tylko jeden warunek - wpisane do orzeczenia lekarskiego stosowanie okularów.
ODPOWIEDŹ
Pracodawca może dobrowolnie dofinansować zakup okularów dla pracownika, który korzysta z monitora ekranowego mniej niż połowę dobowego czasu pracy. Jednak w takim wypadku wartość okularów nie podlega wyłączeniu z oskładkowania i opodatkowania.
UZASADNIENIE
Na podstawie § 8 ust. 2 w związku z § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest obowiązany - zgodnie z zaleceniem lekarza - zapewnić okulary korygujące wzrok każdej osobie zatrudnionej, w tym praktykantom i stażystom, jeżeli:
- osoba ta użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
- wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności określić kwotę refundacji, czas ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów. Rozporządzenie wskazuje na sytuacje, kiedy pracodawca jest zobowiązany do refundacji okularów, ale nie ma przeciwwskazań, aby dofinansowaniem objęto pracowników nie spełniających tych wymogów, np. refundacja szkieł kontaktowych. Pracodawca na zasadzie dobrowolności może dofinansować zakup okularów dla pracownika, który nie korzysta z monitora ekranowego co najmniej połowy dobowego czasu pracy, podczas gdy z orzeczenia lekarskiego wynika konieczność używania okularów w trakcie pracy przed monitorem ekranowym.
Zarówno przekazane pracownikowi świadczenie rzeczowe w postaci okularów, jak i świadczenie pieniężne stanowiące zwrot kosztów ich zakupu przez pracownika są zwolnione z podatku dochodowego. Z podstawy oskładkowania na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wyłączone są przychody wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Na tej podstawie z podstawy wymiaru składek wyłączona jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia.
Zwolnienia te dotyczą wyłącznie sytuacji, gdy zakup okularów odbywa się zgodnie z przepisami bhp wymaganymi na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, tj.:
1. Pracownik korzysta z monitora ekranowego co najmniej połowę dobowego czasu pracy.
2. Konieczność stosowania okularów o określonych parametrach w trakcie pracy przy monitorze ekranowym została stwierdzona podczas badania lekarskiego wykonanego w ramach opieki profilaktycznej nad pracownikami.
3. Wartość okularów i ich zakup powinien być odpowiednio udokumentowany fakturą VAT bądź rachunkiem.
Z powyższej analizy należy wywnioskować, że gdyby pracodawca dobrowolnie dokonał refundacji kosztu okularów, wartość przyznanego świadczenia nie podlegałaby zwolnieniom składkowo–podatkowym. Podobne stanowisko wynika z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 października 2012 r., sygn. IPPB2/415–657/12–5/AS. Z uwagi na dobrowolność refundacji przez pracodawcę zakupu szkieł kontaktowych, również one co do zasady nie będą podlegały zwolnieniom. Wyjątkowo soczewki kontaktowe są zwolnione z oskładkowania i opodatkowania tylko wtedy, gdy lekarz okulista zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów. Przypadki te mogą być związane z określonymi wadami wzroku pracownika, których nie jest możliwe skorygowanie przy pomocy okularów (interpretacja ogólna Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95).
- § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r. Nr 148, poz. 973)
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r., poz. 1426)
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r., poz. 1949)