Koszarowanie pracowników można wprowadzać jedynie w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, pracę zdalną – do trzech miesięcy od odwołania wspomnianych stanów, a zaległe badania lekarskie można wykonać przez 180 dni od tego momentu. To tylko przykłady tego, jak bardzo zróżnicowane są okresy, w których obowiązują szczególne uprawnienia związane z zatrudnieniem wprowadzone w związku z pandemią (patrz tabela). Wiele wskazuje na to, że stan epidemii nie zostanie odwołany w najbliższym czasie, ale zatrudniający i pracownicy muszą wcześniej przygotować się do zmian, jakie wywoła taka decyzja rządu. Niektóre rozwiązania stracą bowiem wówczas automatycznie moc obowiązującą.
– Warto zwrócić uwagę na duże rozbieżności w terminach wygaszania poszczególnych uprawnień. Zaległe badania lekarskie będzie można zrealizować jeszcze przez 180 dni od odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, podczas gdy np. przedłużenie zezwoleń na pracę cudzoziemców będzie obowiązywać tylko przez 30 dni od tej daty. To zdecydowanie za krótko – wskazuje Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.
Zdaniem partnerów społecznych niektóre terminy wymagają korekty (wydłużenia). Część z nich wprowadzano na wstępnym etapie pandemii, gdy zatrudniający i pracownicy mierzyli się z innymi problemami niż obecnie. Dla przykładu początkowo trudno było realizować planowane badania medycyny pracy, a teraz zatrudniający i podwładni nie mają już z tym większego problemu (udało się też nadrobić zaległości). Termin na ich dokonanie jest jednak wciąż znacznie dłuższy niż na wspomnianą legalizację pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, choć – zdaniem firm – obecnie ta druga kwestia może wymagać więcej czasu. Zatrudniający obawiają się, że po odwołaniu stanu epidemii urzędy mogą mieć problem ze sprawnym rozpatrywaniem dużej liczby wniosków od obcokrajowców.
– Na pewno będziemy postulować wydłużenie terminów, w którym cudzoziemcy mogą aktualizować podstawy pobytu i pracy w Polsce – podkreśla Robert Lisicki.
Korekty mogą też wymagać inne rozwiązania zawarte w specustawie covidowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.). Dobrym przykładem jest art. 15zf, zgodnie z którym pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowo-składkowych, może ograniczyć nieprzerwany odpoczynek pracowników (dobowy do nie mniej niż 8 godz.) oraz zawrzeć porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Na jego podstawie dopuszczalne jest też zawarcie porozumienia o stosowaniu warunków zatrudnienia pracowników mniej korzystnych niż te wynikające z umów o pracę. Przepis ten nie wskazuje okresu, w którym można stosować wspomniane uprawnienia.
– Oczywiście ograniczeniem jest w tym przypadku wymóg wykazania spadku obrotów z powodu wystąpienia COVID-19, ale ustawodawca powinien określić termin, do którego można wprowadzać omawiane rozwiązania – podsumowuje Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe. ©℗
Zróżnicowane terminy potrzebują uporządkowania
Termin, do którego obowiązują poszczególne rozwiązania antycovidowe Wybrane rozwiązania antycovidowe, które obowiązują do poszczególnego terminu
Do końca okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (czyli do ich odwołania) • pracownicy i inne osoby zatrudnione poddane obowiązkowej kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych mogą – za zgodą zatrudniającego – świadczyć obowiązki w trybie pracy zdalnej• firma może udzielić pracownikowi zaległego urlopu w terminie przez siebie wskazanym bez uzyskania zgody podwładnego i z pominięciem planu urlopów (w wymiarze do 30 dni; pracownik musi go wykorzystać)• wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego zatrudnionemu w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (jeżeli przepisy przewidują obowiązek ich wypłacenia) nie może przekroczyć dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (dotyczy tylko tych pracodawców, którzy wykażą odpowiedni spadek obrotów lub wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń). Rozwiązanie obejmuje też wspomniane świadczenia wypłacane w razie zakończenia umowy zlecenia, o świadczenie usług, o dzieło• strony umowy o zakazie konkurencji (obowiązującym po ustaniu zatrudnienia), na rzecz których ustanowiono zakaz (czyli w praktyce zatrudniający), mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem terminu siedmiu dni• pracodawca może zawiesić obowiązki tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), dokonywania odpisu podstawowego, wypłaty świadczeń urlopowych (dotyczy tylko tych, którzy wykażą odpowiedni spadek obrotów lub wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń). Jeśli w firmie działają reprezentatywne związki zawodowe, konieczne jest zawarcie porozumienia z nimi• nie stosuje się postanowień układów zbiorowych pracy ani regulaminów wynagradzania ustalających wyższy odpis na ZFŚS oraz inne świadczenia socjalno-bytowe (stosuje się odpis ustawowy)• pracodawcy wskazani w art. 15x specustawy covidowej (m.in. przedsiębiorstwa infrastruktury krytycznej i obiekty ważne dla obronności) mogą zmienić system lub rozkład czasu pracy w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa, polecić nadgodziny (w niezbędnym zakresie i wymiarze), zobowiązać pracownika do pozostawania w zakładzie (lub w innym wyznaczonym miejscu) poza normalnymi godzinami pracy i polecić mu realizowanie prawa do odpoczynku w takim miejscu (tzw. koszarowanie)• szkolenia wstępne w dziedzinie bhp można przeprowadzać w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych lub na których występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych (w tym osób przenoszonych na takie stanowiska) oraz uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu i studentów odbywających praktykę studencką
Do 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii • pracodawca może powierzać pracownikowi wykonywanie w niedzielę niektórych czynności związanych z handlem (rozładowywanie, przyjmowanie i ekspozycję towarów pierwszej potrzeby). W tym zakresie nie obowiązuje zakaz pracy w handlu w niedzielę• cudzoziemiec może złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, jeśli termin na jego złożenie wypadł w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii• za legalny uważa się pobyt cudzoziemca, który w dniu pierwszego ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego przebywał na terytorium Polski np. na podstawie wizy Schengen lub w ramach ruchu bezwizowego. Osoby te są uprawnione do wykonywania pracy w okresie pobytu uznawanego za legalny (jeżeli mają ważne zezwolenie na pracę lub pracę sezonową albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy wpisane do ewidencji oświadczeń)• nie jest wymagane zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, jeśli wykonuje on pracę w działalności określonej odpowiednim PKD (np. w rolnictwie, hotelarstwie, gastronomii) i posiadał zezwolenie na pracę (np. na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba jest w Polsce) ważne po 13 marca 2020 r. lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy wpisane do ewidencji oświadczeń (jeśli przynajmniej jeden dzień okresu pracy wskazanego w tym dokumencie przypada po 13 marca 2020 r.)• obowiązuje przedłużona ważność zezwolenia na pracę cudzoziemców, jeżeli ostatni dzień ważności tego dokumentu przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do decyzji o przedłużeniu zezwolenia na pracę lub przedłużeniu zezwolenia na pracę sezonową (wniosek o przedłużenie na zwykłych zasadach składa się nie wcześniej niż 90 dni przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę i nie później niż 30. dnia od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii) • cudzoziemiec może nadal wykonywać pracę określoną w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy, jeśli koniec okresu pracy (wskazany w oświadczeniu) przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (bez zezwolenia)
Do 60 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii) albo odwołania stanu epidemii • obowiązuje wydłużony termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, jeśli termin ten przypadł w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii) albo odwołania stanu epidemii
Do 90 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii • obowiązują przedłużone terminy na zaliczenie kursów doskonalących dla kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej oraz na przedstawienie policji orzeczeń lekarskich i psychologicznych wymaganych od osób posiadających pozwolenie na broń• obowiązuje przedłużona kadencja organu statutowego związku zawodowego, zrzeszeń przedsiębiorców lub społecznego inspektora pracy; do takiego wydłużenia dochodzi, jeśli kadencja upływa w okresie stanów zagrożenia epidemicznego albo epidemii (lub do 30 dni po ich odwołaniu), a nie ma możliwości przeprowadzenia wyboru wspomnianych organów na kolejną kadencję; termin 90-dniowy ma charakter maksymalnej granicy (wybory można oczywiście przeprowadzić wcześniej, jeśli jest już to możliwe)
Do trzech miesięcy od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii • pracodawca może polecić zatrudnionemu wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna na zasadach określonych w specustawie). Co istotne, po upływie tego terminu mają już obowiązywać przepisy kodeksu pracy w sprawie pracy zdalnej i będzie można ją stosować nadal, ale już na nowych zasadach; projekt w tej sprawie jest już po konsultacjach społecznych i międzyresortowych
Do 180 dni od odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego (w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii) albo od odwołania stanu epidemii • pracodawca i pracownik są obowiązani podjąć obowiązki związane z zawieszonymi (na czas epidemii) badaniami okresowymi zatrudnionych (firma musi wydać skierowania, a pracownicy – poddać się badaniom). Zadania te trzeba zrealizować niezwłocznie po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo po odwołaniu stanu epidemii• w zakresie badań wstępnych i kontrolnych pracowników – do tego momentu ważność zachowuje orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza, który nie ma uprawnień do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego (w okresie epidemii mógł wystąpić problem z dostępnością odpowiedniego specjalisty)