Rzeczywiście pracodawca zatrudniając pracowników na podstawie umów na czas określony, musi pamiętać o ograniczeniach, jakie wiążą się z tą formą zatrudnienia. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie kilku takich umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekroczyć 33 miesięcy. Te same strony mogą zawrzeć trzy takie umowy. Przedłużanie okresu ich wykonywania aneksami kodeks pracy traktuje jak zawarcie kolejnej umowy na czas określony, która będzie również podlegała tym limitom. Jeżeli okres zatrudnienia przekroczy 33 miesiące albo liczba zawartych umów przekroczy trzy, to uważa się, że pracownik od momentu przekroczenia tych limitów jest zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony.
Umowa w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (dalej: umowa na zastępstwo) jest jednym z rodzajów umów na czas określony. Mimo to umowy takie, w związku z ich specyficznym przeznaczeniem, nie są zaliczane przez kodeks pracy ani do limitu trzech umów, jakie mogą być zawarte między tymi samymi stronami, ani do limitu łącznego czasu trwania umów (33 miesiące). Nie ma przy tym przeszkód, aby pracodawca zawarł z pracownikiem najpierw umowę na zastępstwo, a po jej zakończeniu skorzystał z możliwości zawierania po sobie trzech kolejnych umów na czas określony na łączny okres 33 miesięcy. Zakres pracy na nowach tych umowach może być tożsamy z pracą, jaką pracownik wykonywał w ramach zastępstwa. Wątpliwa byłaby jedynie możliwość zawarcia z pracownikiem umowy na okres próbny po umowie na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, biorąc pod uwagę, że pracownik wykonywałby te same obowiązki.
Jak jednak podkreśla ustawodawca w art. 251 par. 4 k.p., wyłączenie ograniczeń w zawieraniu umów na czas określony będzie miało miejsce jedynie wtedy, gdy zawarcie umowy na zastępstwo „służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy”.
Tak jest właśnie w opisywanym przypadku – pracodawca rzeczywiście potrzebuje pracowników na zastępstwo dwóch nieobecnych. Nie musi się więc obawiać, że zawarcie tego rodzaju umów z osobami, które już w firmie pracowały, spowoduje przekształcenie umów w umowy na czas nieokreślony.
Określona data powrotu
Problematyczne nadal pozostaje określenie w umowie terminu końcowego umowy na zastępstwo. Gdy długość nieobecności jest znana, może powstać jedynie wątpliwość, czy pracodawca musi zawrzeć tylko jedną umowę na czas określony, a okres jej obowiązywania musi się pokrywać dokładnie z okresem nieobecności pracownika, który ma być zastępowany. Nie ma takiego wymogu. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zawarł z tą samą osobą zastępującą nieobecnego pracownika kilka umów ‒ na łączny czas nieobecności pracownika zastępowanego. Pracownik zastępujący nie ma roszczenia do pracodawcy, aby została zawarta jedna umowa obejmująca pełny okres nieobecności. Ostatnia umowa rozwiąże się ostatecznie wraz z powrotem do pracy zastępowanego pracownika.
Z kolei w sytuacji gdy np. pracownikowi udzielono urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na podstawie porozumienia zawieranego pomiędzy pracodawcami, pracodawca ma prawo wskazać w umowie na zastępstwo konkretną datę jej obowiązywania.
Można spotkać się ze stanowiskiem, zgodnie z którym pracodawca nie powinien zawierać umowy na zastępstwo nieobecnego pracownika na okres krótszy niż przewidywana lub z góry wiadoma (określona konkretną datą) końcowa nieobecność. Mimo że zawieranie umów obejmujących pełny okres nieobecności jest jak najbardziej zasadne, to jednak żaden przepis nie zobowiązuje do tego pracodawcy. W przypadku gdy pracodawca decyduje się zawrzeć kilka umów, wówczas każda z umów powinna mieć określony okres obowiązywania.
Termin nieznany
Gdy długość nieobecności zastępowanego nie jest znana, a nawet nie można jej w przybliżeniu określić, pojawia się więcej wątpliwości. Zasadą jest, że umowa na zastępstwo musi być związana z celem jej zawierania, jakim jest zastąpienie pracownika w pracy z powodu jego usprawiedliwionej nieobecności. Przepisy kodeksu pracy nie regulują długości trwania takiej umowy. Jedyną pośrednią wskazówką jest to, że maksymalnym okresem jej trwania jest czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika.
W takiej sytuacji nic nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie umieścić zapis, z którego będzie wynikało, że umowa zostaje zawarta na czas nieobecności pracownika ‒ bez wskazania konkretnej daty, do której ma ona obowiązywać. Okres jej obowiązywania będzie więc określony poprzez konkretne zdarzenie, jakim będzie powrót zastępowanego pracownika do pracy.
Zmiana dozwolona
Może się zdarzyć, że nieobecność pracownika będzie trwała tak długo, że zajdzie potrzeba zmiany pracownika zastępującego. Może on sam zrezygnować albo pracodawca może uznać, że nie chce kontynuować jego zatrudnienia. Wówczas mają zastosowanie ogólne reguły wypowiadania umów na czas określony. Okres ich wypowiedzenia jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
  • dwa tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż sześć miesięcy,
  • miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej sześć miesięcy,
  • trzy miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej trzy lata.
Strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania wypowiedzenia.
Nie ma też przeciwwskazań, aby w ramach zastępstwa jednego pracownika pracodawca zawarł kilka umów na zastępstwo z różnymi osobami. Przepisy nie wprowadzają obowiązku, aby jeden pracownik mógł być zastępowany od początku do końca przez jedną osobę. Po złożeniu wypowiedzenia lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia przez jedną ze stron pracodawca ma prawo zatrudnić kolejną osobę na zastępstwo nieobecnego.
!W sytuacji gdy długość okresu nieobecności pracownika zastępowanego nie jest dokładnie określona, ostatnia umowa zawierana z pracownikiem zastępującym może zawierać informację, że jest ona zawierana na czas nieobecności innego pracownika ‒ bez wskazania konkretnej końcowej daty obowiązywania.
Podstawa prawna
• art. 251 par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)