Jesteśmy dużym pracodawcą. Część osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych pracuje zdalnie i zdarzają się im naruszenia obowiązującej organizacji pracy, przede wszystkim dotyczy to czasu pracy. Naruszeń jest tak dużo, że zdecydowaliśmy się nałożyć na niektóre osoby kary porządkowe. Czy możemy zarządzić, aby zajęły one stanowisko np. w e-mailu przed nałożeniem kary? Autorem artykułu jest Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy.
Jesteśmy dużym pracodawcą. Część osób zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych pracuje zdalnie i zdarzają się im naruszenia obowiązującej organizacji pracy, przede wszystkim dotyczy to czasu pracy. Naruszeń jest tak dużo, że zdecydowaliśmy się nałożyć na niektóre osoby kary porządkowe. Czy możemy zarządzić, aby zajęły one stanowisko np. w e-mailu przed nałożeniem kary? Nie chcielibyśmy, aby podczas epidemii pracownicy pojawiali się w firmie.
Epidemia COVID-19 istotnie wpłynęła na organizację pracy, a przestrzeganie przez pracowników przyjętych w zakładzie zasad organizacji jest teraz szczególnie ważne. Pracodawcy nie powinni przymykać oczu na naruszenia przepisów porządkowych, bowiem ich skutki mogą być poważniejsze niż w normalnym czasie. Kodeks pracy w art. 108 wymienia naruszenia, które skutkują odpowiedzialnością porządkową pracownika. Zaliczają się do nich:
- nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
- nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Są one zagrożone karą upomnienia, nagany, karą pieniężną.
Pracodawca powinien jednak pamiętać o formalnościach, jakie wiążą się z nałożeniem kary. Nawet gdy poweźmie pewną informację o popełnieniu przez pracownika przewinienia porządkowego, nie może nałożyć kary porządkowej automatycznie. Konieczne jest bowiem wysłuchanie pracownika. Przepisy obowiązujące w czasie epidemii COVID-19 nie zniosły tego obowiązku. Pracodawca nie ma więc możliwości odstąpienia od przeprowadzenia wysłuchania, powołując się na szczególny czas, jakim jest okres epidemii. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.
W firmie albo przez telefon
Kłopot w tym, że przepisy kodeksu pracy wskazujące na obowiązkowy charakter wysłuchania nie precyzują, w jaki sposób je przeprowadzić. Należy więc odwołać się do potocznego znaczenia słowa „wysłuchanie”. I tak uznając, że obowiązkiem pracodawcy jest stworzenie pracownikowi takich warunków, w ramach których może on przy pomocy mowy wypowiedzieć się co do stawianych mu zarzutów. Pogląd ten znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, z którego wynika, że literalne, jak i potoczne rozumienie użytego przez ustawodawcę zwrotu „po uprzednim wysłuchaniu” wymaga od pracodawcy przeprowadzenia ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma największe możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają nałożenie kary porządkowej.
Z tego też powodu za nieprawidłowe należy uznać próby zastąpienia wysłuchania innymi formami, np. obowiązkiem złożenia oświadczenia z wykorzystaniem firmowej poczty elektronicznej. Pracodawca nie ma prawa, nawet uwzględniając okres epidemii COVID-19, ograniczać czynności wysłuchania do formy, która jest sprzeczna z powszechnie przyjętym sposobem realizacji tej czynności. Pracownikowi należy umożliwić ustosunkowanie się do stawianych mu zarzutów w formie ustnej. Nie oznacza to jednak, że wizyta w firmie i spotkanie z pracodawcą lub osobą działającą w jego imieniu jest konieczne. Jak najbardziej dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastosowanie środków bezpośredniego komunikowania się na odległość. Szczególnie w przypadku osób pracujących na odległość rekomendowane jest przeprowadzenie wysłuchania poprzez rozmowę telefoniczną, jak i wideorozmowę.
Trzeba jednak pamiętać, że chodzi jedynie o umożliwienie pracownikom wypowiedzenia się w formie ustnej, jednak to do pracownika należy decyzja, czy z tej możliwości skorzysta. Nawet jeżeli pracodawca stworzy mu warunki umożliwiające ustne ustosunkowanie się do stawianych mu zarzutów, pracownik ma prawo z takiej formy wysłuchania zrezygnować i poprzestać na wyjaśnieniach pisemnych.
Z kolei odstąpienie od wysłuchania pracownika stanowi naruszenie ustawowej procedury nakładania kary porządkowej. Jeżeli jej zastosowanie nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik w ciągu siedmiu dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu może wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Przy czym nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
Forma do wyboru
Odnosząc się do opisywanej sytuacji, należy więc stwierdzić, że działanie pracodawcy nie będzie prawidłowe, jeśli nakaże pracownikom odniesienie się do zarzutów jedynie pisemne. Powinien umożliwić im wypowiedź ustną, niekoniecznie jednak w siedzibie firmy, równie dobrze pracownicy mogą zająć stanowisko przez telefon lub podczas wideorozmowy. Mogą również sami zrezygnować z wypowiedzi i złożyć tylko pisemne wyjaśnienia. ©℗
Podstawa prawna
• art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).
