Podwładny, który już w trakcie zatrudnienia zgodzi się na tryb zdalny, będzie mógł z niego zrezygnować w dowolnym momencie. Decyzję o cofnięciu może też samodzielnie podjąć pracodawca
Tak wynika z ostatniej wersji rządowego projektu nowelizacji kodeksu pracy, który umożliwi stosowanie pracy zdalnej na stałe. Jedna z najistotniejszych zmian – w porównaniu do wcześniejszych propozycji – dotyczy możliwości rezygnacji z wykonywania obowiązków na odległość i powrotu do firmy. Jeśli pracownik przejdzie na zdalny tryb w trakcie zatrudnienia, a następnie uzna, że chciałby jednak powrócić do świadczenia zadań w siedzibie przedsiębiorstwa, to będzie mógł złożyć zatrudniającemu wiążący wniosek w tej sprawie. Podobnie może postąpić też sama firma, jeśli uzna, że wolałaby jednak, aby podwładny wykonywał swoje obowiązki z dotychczasowego miejsca, a nie np. z domu. To istotna zmiana, bo wcześniejsza wersja projektu przewidywała, że wiążący wniosek w tej sprawie każda ze stron może złożyć jedynie w ciągu trzech miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej. Jeśli zatrudniony przedstawiłby go po tym terminie, to firma „powinna go uwzględnić w miarę możliwości” (czyli w praktyce mogłaby odmówić bez konieczności uzasadniania swojej decyzji). Z kolei sam pracodawca, który chciałby powrotu podwładnego do firmy po upływie trzech miesięcy, musiałby porozumieć się z nim w tej kwestii lub zastosować wypowiedzenie zmieniające. Co istotne, taki tryb obowiązuje już obecnie w przypadku telepracy (która zostanie zastąpiona nowymi przepisami). Jeśli omawiany projekt wejdzie w życie, firma i zatrudniony nie będą związani żadnym terminem. W każdym momencie będą mogli zdecydować o zaprzestaniu pracy zdalnej i powrocie do siedziby przedsiębiorstwa.
– To oznacza uelastycznienie zasad pracy na odległość, na którym zależało przede wszystkim firmom. Część z nich obawia się wdrożenia na stałe takiego modelu wykonywania obowiązków, bo nie są w stanie przewidzieć potrzeb przedsiębiorstwa w przyszłości. A cofnięcie pracy zdalnej po trzech pierwszych miesiącach nie byłoby już szybkie, jeśli sam zatrudniony nie chciałby wracać do firmy – wskazuje Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.
Podkreśla, że nowe rozwiązanie ma jednak też minusy. – Załóżmy, że zatrudniający decyduje się na szersze stosowanie pracy zdalnej. Zawiera porozumienie w tej sprawie z reprezentacją załogi, kupuje odpowiedni sprzęt do pracy z domu, przygotowuje oceny ryzyka zawodowego itp. Ogranicza też najem powierzchni na biura i koszty z tym związane. A następnie, po czterech–pięciu miesiącach większość zatrudnionych składa mu wnioski o powrót do pracy w firmie. Są wiążące, choć on wydał znaczne środki na wdrożenie pracy zdalnej i przeorganizował swoją działalność – dodaje ekspertka.
Podobne ryzyko dotyczy też pracowników. Oni też mogą dostosować swoje życie prywatne (np. obowiązki opiekuńcze) do pracy zdalnej, a firma w każdej chwili będzie miała prawo zdecydować o ich powrocie do firmy. Nowe przepisy doprecyzowują, że ma to nastąpić po upływie 30 dni od otrzymania wniosku w tej sprawie (jeśli same strony się nie porozumieją w tej kwestii).
Projekt zawiera też wiele innych rozwiązań, które modyfikują dotychczas projektowane przepisy o pracy zdalnej (patrz tabela). ©℗
| Zagadnienie, którego dotyczy zmiana | Na czym polega zmiana i jej skutki |
| Forma i wymiar pracy zdalnej | Doprecyzowano, że miejsce świadczenia pracy zdalnej ma być każdorazowo uzgadniane z pracodawcą (czyli jeśli zatrudniony chce je zmienić, to zawsze musi uzyskać akceptację zatrudniającego). |
| Wprowadzenie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia | Nowe przepisy jednoznacznie wskazują, że z inicjatywą wprowadzenia pracy z domu może wystąpić zarówno pracodawca, jak i zainteresowany pracownik (wówczas obie strony dokonują uzgodnień). |
| Polecenie pracy zdalnej | Pracodawca będzie mógł samodzielnie kierować zatrudnionego do pracy na odległość, gdy w dotychczasowym miejscu świadczenia zadań (np. w siedzibie firmy) nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ale pod warunkiem, że ta niemożność wynika z siły wyższej (czyli np. pożaru lub awarii w przedsiębiorstwie), a nie z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Dodatkowo polecenie będzie uzależnione od złożenia oświadczenia przez pracownika, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W tym względzie zmiana polega na tym, że takie oświadczenie trzeba będzie złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia (nie wystarczy zatem np. oświadczenie złożone już wcześniej). W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie obowiązków poza firmą zatrudniony ma informować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku ten ostatni będzie zobowiązany do niezwłocznego cofnięcia polecenia. |
| Szczególnie uprawnieni do pracy na odległość | Niektórym zatrudnionym firma nie będzie mogła odmawiać pracy zdalnej, jeśli o nią wnioskują, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. Nowa wersja projektu rozszerzyła tę grupę o pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Wydłużono jednocześnie termin, w którym firma ma poinformować zatrudnionego o powodach odmowy (np. ze względu na rodzaj świadczonych przez niego obowiązków). Wyniesie on siedem, a nie pięć dni. |
| Rezygnacja z pracy zdalnej | W razie gdy pracą zdalną ma być objęta osoba już zatrudniona, każda ze stron w każdej chwili będzie mogła złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy w takiej formie i przywrócenie poprzedniej (czyli w praktyce o powrót do firmy). Poprzednia wersja projektu przewidywała, że taki wniosek będzie wiążący tylko w okresie pierwszych trzech miesięcy od przeniesienia do pracy zdalnej (później konieczne byłoby stosowanie porozumień/wypowiedzeń zmieniających). Nowe przepisy doprecyzowują też termin powrotu do poprzedniej formy wykonywania obowiązków, jeśli strony się nie porozumieją w tej sprawie (po upływie 30 dni od złożenia wniosku). |
| Obowiązki zatrudniającego | Doprecyzowano, że narzędzia, które firma ma zapewnić zatrudnionemu, obejmują też urządzenia techniczne. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu dla pracownika (z tytułu podnoszonych kosztów przy pracy na odległość) trzeba będzie brać pod uwagę m.in. normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych (w pierwotnej wersji określono ten katalog mniej precyzyjnie). |
| Ochrona danych osobowych | Poprzednia wersja projektu zobowiązywała pracodawcę do określenia zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzania, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Obecnie przepisy wskazują, że firmy mają określać procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej. Zdaniem organizacji pracodawców (BCC) oznacza to wprowadzenie nowych, dodatkowych regulacji (poza porozumieniem lub regulaminem pracy zdalnej) dotyczących posługiwania się danymi osobowymi w razie pracy z domu. |
| Nadzór pracy na odległość | Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej (wprowadzonej już w trakcie zatrudnienia podwładnego) firma stwierdzi uchybienia w zakresie przestrzegania zasad bhp, to będzie mogła wezwać zatrudnionego do usunięcia naruszeń we wskazanym terminie albo cofać zgodę na wykonywanie obowiązków w tym trybie. W tym drugim przypadku pracownik wróci do pracy w miejscu i terminie określonym przez firmę. To bardzo ważne, nowe uprawnienie zatrudniających (może być sposobem na rezygnację z pracy zdalnej). |
| Ocena ryzyka zawodowego | Przed dopuszczeniem podwładnego do wykonywania pracy zdalnej zatrudniający jest obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego. Zgodnie z nowymi przepisami ma w niej zawrzeć też uwarunkowania psychospołeczne takiego świadczenia obowiązków. Na podstawie oceny zatrudniający ustala zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i przekazuje informację o tym – oraz o zagrożeniach – podwładnym. Zmiana oznacza, że w całym tym procesie będzie musiał określać zagrożenia związane np. z alienacją pracownika w zespole spowodowaną brakiem kontaktu z pozostałymi współpracownikami (w tym ze zwierzchnikami) i podejmować rozwiązania, które temu przeciwdziałają (np. umożliwiać kontakt z innymi zatrudnionymi, przełożonymi, w tym oczywiście w formach elektronicznych). Nie znaczy to, że np. firma musi obowiązkowo zapewniać opiekę psychologiczną pracującym zdalnie. |
| Odpowiedzialność za bhp | Poprzednia wersja projektu przewidywała, że to pracownik odpowiada za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Obecna wskazuje jedynie, że zatrudniony organizuje to stanowisko z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Jednak zdaniem pracodawców nawet z tak sformułowanego przepisu można wnioskować, że przy zdalnym trybie świadczenia obowiązków to pracownik odpowiada za prawidłową organizację miejsca wykonywania zadań (temu sprzeciwiają się związki zawodowe, które podkreślają, że obowiązków bhp nie można przerzucać na zatrudnionych). |
| Wypadki przy pracy zdalnej | Z projektu usunięto przepis, zgodnie z którym zgłoszenie nieszczęśliwego zdarzenia pracodawcy oznaczałoby wyrażenie zgody przez podwładnego na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku. Rozwiązanie to chwalili pracodawcy, ale budziło ono wątpliwości w zakresie ochrony zatrudnionych (czy w szczególnych okolicznościach są w stanie ocenić skutki swojego postępowania). Jednocześnie zmieniono zasady dotyczące oględzin. Zgodnie z nowymi przepisami dokonuje się ich po zgłoszeniu wypadku i w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy zatrudniony ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie tego zrobić (wcześniejsza wersja przewidywała, że tylko zatrudniony może dokonywać takich uzgodnień). Wciąż utrzymany został przepis, zgodnie z którym zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny nieszczęśliwego zdarzenia nie budzą wątpliwości. |
| Okazjonalne wykonywanie pracy na odległość | Nowelizacja umożliwia sporadyczne, cykliczne świadczenie obowiązków z domu na wniosek zatrudnionego. W takiej sytuacji firma nie musi m.in. ustalać zasad wykonywania takiej pracy w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie. Nie jest też zobowiązana do zapewniania podwładnemu narzędzi pracy i rekompensowania podwyższonych kosztów (np. opłat za energię lub internet; pracodawca może jednak sam zdecydować o takich wypłatach). Poprzednia wersja projektu przewidywała, że praca zdalna w takiej formule może być świadczona maksymalnie przez 12 dni w roku. W tej najnowszej wydłużono ten okres do 24 dni. |
| Wejście w życie | Zgodnie z najnowszą wersją przepisów nowelizacja wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu epidemii na obszarze RP. Wcześniej projekt przewidywał, że nowe regulacje zaczną obowiązywać po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu epidemii, a w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 – po upływie trzech miesięcy od dnia odwołania tego stanu. |
