Dane o przynależności związkowej są danymi wrażliwymi w rozumieniu art. 9 RODO i powinny być odpowiednio zabezpieczone przez pracodawcę, będącego administratorem takich danych. Wiadomo już z wcześniejszych stanowisk resortu pracy, że całość dokumentacji dotycząca potrąceń powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika w części B. Pojawiły się jednak pytania, czy na pewno powinno to dotyczyć także zgód na potrącenia składek związkowych. Gdyby bowiem uznać, że zgoda na dokonywanie potrąceń składki związkowej powinna być przechowywana – tak, jak pozostała dokumentacja dotycząca potrąceń – w części B akt osobowych, to pojawiają się obawy, czy w ten sposób nie dojdzie do ujawnienia przynależności związkowej np. menedżerom działów, którzy mają dostęp do tych akt. Byłby to argument za tym, że takie zgody powinny być odrębnie przechowywane i zabezpieczone ze względu na RODO, uwzględniając, że jest to szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO).
W swoim stanowisku z 26 lutego br. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wskazało jednak na dwa argumenty przemawiające za przechowywaniem w aktach osobowych dokumentów dotyczących potrąceń składek związkowych. Są to dokumenty związane:
1) z „przebiegiem zatrudnienia” – a takie co do zasady przechowuje się w części B akt osobowych i nie ma uzasadnienia do dzielenia potrąceń dobrowolnych na różne kategorie,
2) ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową – a takie również przechowuje się w aktach osobowych w części B lub ewentualnie C, jeśli dotyczą konsultacji związanych z ustaniem zatrudnienia.
MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii. Należy więc rozważyć, kto w organizacji powinien mieć dostęp do akt osobowych i czy udzielić go menedżerom. Zauważmy przy tym, że z art. 221b kodeksu pracy wynika obowiązek posiadania pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych kategorii. Zatem pracodawca, u którego działają związki zawodowe, powinien uwzględnić to, że dokumenty z nimi konsultowane będą znajdowały się w aktach osobowych. W efekcie wszystkie osoby, które mają dostęp do akt personalnych, powinny mieć rozszerzone upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.
Stanowisko MRPiT z 26 lutego 2021 r. w sprawie przechowywania zgód na potrącenie składek związkowych wydane dla DGP
Zgodnie z art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zabronione jest przetwarzanie danych osobowych ujawniających m.in. przynależność do związków zawodowych.
Zakaz ten nie dotyczy jednak sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, m.in. w dziedzinie prawa pracy (w tym zbiorowego), o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, albo porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Warto nadmienić, że również nieobowiązująca już ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych w art. 27 zabraniała, co do zasady, przetwarzania informacji ujawniających przynależność związkową, z zastrzeżeniami wynikającymi m.in. z obowiązków określonych w przepisach szczególnych.
Zgodnie z art. 331 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych pracodawca, na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości. Pracodawca jest obowiązany niezwłocznie przekazywać kwoty pobranych składek związkowych na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazany przez zakładową organizację związkową.
Przepis ten koresponduje z treścią art. 91 Kodeksu pracy, z którego wynika, że należności inne niż wymienione w art. 87 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Pisemne dokumenty zawierające zgodę pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia określonych należności (w tym zgodę na potrącanie składki związkowej) powinny być, zdaniem resortu, przechowywane w części B akt osobowych. Oprócz oświadczeń i dokumentów literalnie wyszczególnionych w § 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy bowiem gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące „przebiegu zatrudnienia”.
Także ewentualne uznanie, iż dokument zawierający pisemną zgodę pracownika na pobieranie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia składki związkowej i przekazywanie jej na rachunek wskazany przez zakładową organizację związkową stanowi dokument związany ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową (co również nie wydaje się pozbawionym podstaw) skutkowałoby przechowywaniem tego dokumentu we wspomnianej wyżej części akt osobowych pracownika.
Należy podkreślić, że dane zawarte w dokumencie, o którym mowa wyżej, mogą być przetwarzane przez ich administratora (pracodawcę) tylko w niezbędnym zakresie wynikającym z celu tego przetwarzania (jakim jest naliczanie i odprowadzanie składek), przy ograniczeniu do niezbędnego minimum kręgu osób uprawnionych do dostępu do nich/zabezpieczeniu ich przed dostępem osób nieuprawnionych, zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. (…)
Podstawa prawna
• art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO)
• art. 221b ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)