Praca zdalna z zagranicy. O czym muszą pamiętać pracodawcy?

Nie ma wątpliwości, że w związku z pandemią COVID-19 jesteśmy świadkami wielu zawirowań i zmian na rynku pracy, a jedną z najbardziej widocznych jest nagły wzrost popularności pracy zdalnej (czy tzw. home office). Na wprowadzenie tego rozwiązania zdecydowało się wielu pracodawców, w tym tacy, którzy przed pandemią z nieufnością traktowali wizję pracownika wypełniającego swe obowiązki służbowe z domu. Wszystko więc wskazuje na to, że praca zdalna pozostanie z nami również po zakończeniu stanu epidemii czy stanu zagrożenia epidemicznego. Obecnie, pomimo jej powszechności, prawidłowe i efektywne ustalenie zasad pracy na odległość wciąż jednak jest dużym wyzwaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. A z uwagi na brak szczegółowych przepisów prawnych mnożą się pytania, czy dane rozwiązanie jest dopuszczalne oraz o czym powinien pamiętać pracodawca, wprowadzając home office dla swoich pracowników.

Jednym z zagadnień, które może kreować wiele pytań i problemów, jest możliwość świadczenia pracy zdalnej z zagranicy. Wizja wykonywania obowiązków służbowych np. na egzotycznej wyspie albo zatrudniania cudzoziemca z pominięciem długotrwałego procesu uzyskiwania dla niego zezwolenia na pracę jest dla wielu jest bardzo kusząca. Poniżej postaram się zwrócić uwagę na kilka najważniejszych aspektów z tym związanych z punktu widzenia prawa pracy.

Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami >>>>>

Co wynika z przepisów

Praca zdalna nie była w ogóle uregulowana w polskim prawie aż do przyjęcia ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180, dalej: ustawa o COVID-19). W jej art. 3 wprowadzono zapis, że pracodawca w związku z pandemią może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (co nazwano właśnie „pracą zdalną”).

Wykonywanie obowiązków zawodowych w ten sposób jest możliwe, jeżeli pracownik ma do tego umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe, a także pozwala na to jej rodzaj pracy. Narzędzia i materiały potrzebne do pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Niewykluczone jest również korzystanie przez pracownika z własnych narzędzi, o ile umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych, danych osobowych czy innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Poza tym pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do ewidencjonowania czynności wykonywanych podczas pracy zdalnej.

Wskazany już art. 3 ustawy o COVID-19 opisuje polecenie home office w związku z pandemią, czyli jednostronne działanie pracodawcy, który na podstawie tego przepisu może nakazać pracownikowi pracę zdalną na czas oznaczony. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca i pracownik postanowili o pracy zdalnej na podstawie porozumienia, czy nawet aby pracodawca wyraził zgodę na podstawie wniosku pracownika. Przy czym takie porozumienie powinno być zawierane na czas określony – inaczej możemy mieć do czynienia z telepracą i koniecznością wdrożenia jej kodeksowych wymogów.

Kodeks pracy (dalej: k.p.) reguluje bowiem wyłącznie telepracę, czyli pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, której wyniki są przekazywane pracodawcy przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość. Nie jest ona aż tak popularna jak praca zdalna, być może z uwagi na zbytnie sformalizowanie – m.in. konieczność współdziałania ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników przy ustalaniu jej zasad, obowiązek przeprowadzenia kontroli bhp w miejscu świadczenia telepracy, obowiązek dostarczenia pracownikowi sprzętu i pokrywania kosztów związanych z jego serwisem czy eksploatacją.

Zauważmy jednocześnie, że aktualnie przepisy nie regulują wprost możliwości wykonywania obowiązków przez pracownika zdalnie za granicą, ale też tego nie zabraniają. Porównując obie instytucje – pracę zdalną i telepracę – zastosowanie tej pierwszej do pracy z zagranicy, ze względu na jej elastyczność, wydaje się prostsze. Jednak w związku z brakiem szczegółowych przepisów oraz koniecznością wskazania, że nie chodzi o telepracę, to sam pracodawca powinien ustalić zasady wykonywania tego rodzaju pracy, np. w regulaminie pracy zdalnej.

Regulamin i bhp

Przyjęcie regulaminu lub procedury pracy zdalnej jest o tyle istotne, że na tę chwilę brakuje przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach home office. Według k.p. odpowiedzialność za tę sferę, w tym za wypadki przy pracy, leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Odpowiednia procedura – wskazująca np. minimalne warunki lokalowe, jakimi musi dysponować pracownik w miejscu pracy zdalnej czy zasady bezpiecznego używania sprzętu elektronicznego – ma za zadanie przynajmniej częściowo uczulić pracowników, że również poza zakładem pracy powinni dbać o swoje zdrowie i bezpieczeństwo. Warte rozwagi jest również zobowiązanie pracownika do wskazania jednego (lub więcej) miejsc świadczenia pracy zdalnej, które następnie, za jego zgodą, może być skontrolowane przez odpowiednią komórkę bhp lub pracodawcę pod kątem ryzyka. Oczywiście mam tu na myśli kontrolę zdalną z wykorzystaniem np. kamery w laptopie pracownika.

W procedurze dotyczącej pracy zdalnej warto umieścić również reguły związane z ochroną informacji poufnych oraz danych osobowych, a także zasady komunikacji z pracownikiem, ewidencji czasu pracy czy zgłaszania awarii.

Warto też rozważyć dodatkowe rozwiązania w postaci narzędzi elektronicznych, które ułatwią codzienne obowiązki pracowników, ich współdziałanie online oraz zabezpieczą sprzęt przed dostępem osób trzecich. Regulamin pracy zdalnej jest przy tym miejscem, w którym można zapisać zasady używania wszelkiego sprzętu i narzędzi do pracy, a także reguły ich prawidłowej eksploatacji. Warto przy tym mieć na uwadze, że w sytuacji gdy pracownik przebywa za granicą, poleganie wyłącznie na jednym laptopie i zobowiązanie się pracodawcy do jego serwisowania może być w praktyce i trudne, i kosztowne.

Cyfrowi nomadzi

Jeszcze na długo przed pandemią COVID-19 pojawił się termin „cyfrowi nomadzi” (digital nomads), który oznacza osoby pracujące zdalnie i jednocześnie podróżujące. W internecie łatwo można odnaleźć blogi, witryny, fora, na których pracownicy globtroterzy dzielą się między sobą informacjami, w jaki sposób łączyć pasję podróżowania po najodleglejszych zakątkach świata z pracą lub prowadzeniem działalności gospodarczej na odległość. Takie osoby pracują często w przestrzeniach co-workingowych, z dala od drogich kurortów turystycznych, a ich podstawowym wymaganiem jest dostęp do wi-fi.

Urzędnik pracuje na swoim. Praca zdalna na prywatnych komputerach nadal ma miejsce

Aktualna sytuacja związana z koronawirusem, kwarantanną, testami i innymi utrudnieniami w podróżowaniu wpłynęła negatywnie na możliwość swobodnego poruszania się pomiędzy krajami. Poza tym ograniczenia i czasochłonność uzyskiwania zezwolenia na dłuższy pobyt niż zwyczajowe 30-dniowe wizy turystyczne niekiedy zmusza do powrotu do państw pochodzenia. Przepisy wizowe w większości krajów nie są bowiem przystosowane do obsługi pracowników zdalnych.

Ta sytuacja ulega jednak zmianie. Niektóre kraje zaczęły wprowadzać tzw. wizy dla cyfrowych nomadów czy wizy do pracy zdalnej. Pomysł ten ma za zadanie zachęcić obcokrajowców do przyjazdu do tych państw i wniesienia wkładu w ich gospodarkę. Wiele krajów ma nadzieję, że takie wizy wygenerują dochód, który pomoże uzupełnić utracone przychody z turystyki w związku z pandemią.

Na liście krajów umożliwiających otrzymanie wizy w związku z pracą zdalną znajdziemy tak odległe zakątki jak Barbados, Meksyk, Kostaryka czy Mauritius. Jeżeli jednak nie chcemy wyjeżdżać aż tak daleko, to pracowników zdalnych na specjalnych zasadach przyjmują także Dubaj, Islandia czy Norwegia – a lista takich państw ciągle się powiększa. W większości z tych krajów wizę w związku z pracą zdalną można uzyskać dla siebie i członków rodziny na co najmniej dwa lata. Warunkiem jest okazanie dochodów na odpowiednim poziomie (w zależności od kraju kwoty te wahają się od około 1600 do 5000 dol. miesięcznie, w większości przypadków wymagana kwota dotyczyła dochodu dla całej rodziny).

Warto także pamiętać, że wśród krajów zapraszających osoby pracujące na odległość odnajdziemy także państwa Unii Europejskiej, np. Hiszpanię czy Portugalię. Co istotne, do krajów UE obywatele Polski mogą wyjechać bez konieczności uzyskiwania wizy, a swój pobyt zobowiązani są zarejestrować dopiero po trzech miesiącach.

Zmiany w umowie o pracę

Procedura pracy zdalnej może przewidywać, że pracownik ma obowiązek wskazać miejsce (miejsca) świadczenia pracy zdalnej. Jest to pomocne nie tylko ze względu na bhp. Pobyt pracownika w innym kraju może wiązać się z wieloma dodatkowymi kwestiami, m.in. uzyskaniem zezwolenia na pobyt, wzięciem pod uwagę lokalnego prawa pracy czy wreszcie z koniecznością opłacenia odpowiednich podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne. Warto więc, aby pracodawca był poinformowany o tym, gdzie w danym czasie pracownik przebywa.

Miejsce pracy należy do warunków jej wykonywania i powinno być określone w umowie o pracę. Jeśli pracownik postanowi świadczyć pracę zdalną z zagranicy przez dłużej niż trzy miesiące, to pracodawca powinien podpisać z nim porozumienie zmieniające – wskazując nowe, faktyczne miejsce jej wykonywania (najczęściej wskazuje się miejscowość).

Jeżeli pracodawca nie zdecydował się na wdrożenie procedury pracy zdalnej, konieczne może być indywidualne ustalenie z pracownikiem np. zasad komunikacji, szczególnych rozwiązań związanych z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych czy minimalnych wymagań co do miejsca pracy związanych z bhp. Takie postanowienia również możemy wprowadzić do jego umowy o pracę w drodze porozumienia.

Cofnięcie zgody

Polecając pracę zdalną na podstawie art. 3 ustawy o COVID-19, pracodawca ma prawo w każdej chwili cofnąć swoją decyzję i nakazać pracownikowi pracę z jego stałego miejsca pracy (np. z biura).

Warto jednocześnie zauważyć, że w przypadku telepracy strony mogą się porozumieć co do terminu powrotu do klasycznej formy wykonywania pracy, ale też po trzech miesiącach telepracy zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wnioskiem o zakończenie pracy w tej formie. Wspólnie powinni wtedy ustalić termin rozpoczęcia świadczenia obowiązków w biurze, nie później niż 30 dni od momentu złożenia wniosku.

Takich uregulowań nie ma natomiast wtedy, gdy pracownik i pracodawca postanawiają wspólnie o wprowadzeniu pracy zdalnej. Konieczne jest więc doprecyzowanie (w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu do umowy o pracę) warunków powrotu do pracy w stałym miejscu. Pracodawca, zgadzając się na pracę z odległego kraju, powinien wziąć pod uwagę, że ewentualny powrót do pracy stacjonarnej w zakładzie pracy może trwać co najmniej kilka dni. Dodając do tego obowiązujące w danym momencie obostrzenia związane z podróżowaniem oraz kwarantanną po powrocie do kraju może okazać się, że fizycznie pracownik stawi się do pracy dopiero po kilku tygodniach od wezwania.

Wynagrodzenie

Pracodawca i pracownik mogą umówić się, że wynagrodzenie będzie wypłacane w walucie obcej, jak również, że będzie przelewane na zagraniczny rachunek bankowy. Co ważne, strony stosunku pracy powinny ustalić również, kto będzie ponosił dodatkowe koszty związane np. z opłatą za przelew zagraniczny.

Zgodnie z k.p. dodatkowy koszt związany z przelewem na rachunek zagraniczny może być potrącony z wynagrodzenia pracownika wyłącznie za jego pisemną zgodą. Przy czym taka zgoda musiałaby od razu określać dokładną wysokość potrącenia, bowiem pracownik nie może zgodzić się na potrącenie wierzytelności przyszłej o nieokreślonej kwocie.

Cudzoziemiec zatrudniony w polskiej spółce

Rozważać można również sytuację pracy zdalnej dla polskiego pracodawcy przez cudzoziemca, który w ogóle nie będzie odwiedzał naszego kraju.

Zacznijmy od tego, że jeżeli z góry zakładamy regularne wykonywanie przez cudzoziemca pracy na odległość, to prawdopodobnie jesteśmy w reżimie telepracy ze wszystkimi jej wymogami. Zasady wykonywania pracy odległość w ten sposób powinny więc się znaleźć w naszym regulaminie telepracy albo w umowie o pracę podpisywanej z cudzoziemcem. Oprócz tego konieczna jest kontrola jego miejsca pracy przed jej rozpoczęciem z uwagi na bhp, a także powierzenie mu odpowiedniego sprzętu i narzędzi.

Poza powyższym, w sytuacji, w której pracownik w ogóle miałby nie przyjeżdżać do Polski, mamy jeszcze kilka dodatkowych kwestii do wyjaśnienia. Takiego zatrudnionego nadal bowiem dotyczą wstępne badania lekarskie, szkolenie bhp i instruktaż stanowiskowy oraz konieczność zawarcia umowy o pracę na piśmie.

Co do zasady nie ma przeciwwskazań do przeprowadzania badań wstępnych za granicą, o ile spełniają one wszystkie kryteria przewidziane w polskich przepisach, a następnie są tłumaczone na język polski (nie jest konieczne tłumaczenie przysięgłe), nawet jeśli pracodawca nie ma odrębnej umowy z zagraniczną placówką medyczną. Skierowanie pracodawca wystawia w języku kraju, w którym mają się odbyć badania (lub w języku angielskim, jeśli lokalne przepisy na to pozwalają).

Dodatkowo należy zaznaczyć, że dozwolone jest również przeprowadzenie badania online (tzw. teleporada). Możliwe jest zatem skorzystanie z usług placówki medycznej, z którą pracodawca zwykle współpracuje w tym zakresie, pod warunkiem, że przeprowadza ona badania zdalnie.

Pracodawca ma obowiązek odpowiedniego przeszkolenia pracownika z zakresu bhp przed dopuszczeniem go do pracy. Zgodnie jednak z art. 12e ustawy o COVID-19 w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych zdalnie, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego pracowników: na stanowiskach robotniczych, ucznia/studenta na praktykach oraz pracownika zatrudnianego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych.

Ważną kwestią jest oczywiście samo zawarcie umowy o pracę. Co do zasady wymagana jest forma pisemna, więc konieczne jest albo dostarczenie stronom stosunku pracy pocztą podpisanych egzemplarzy albo podpisanie umowy za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (pod warunkiem, że dysponują nim obie strony). Przesłanie skanu nie będzie w tej sytuacji wystarczające.

Co ważne dla cudzoziemca pracującego zdalnie, nawet jeśli pochodzi spoza krajów Unii Europejskiej, pracodawca w Polsce nie ma obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę. Zgodnie z art. 88 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 20 kwietnia 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1409, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2400) zezwolenie jest wymagane, jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski lub jest delegowany na terytorium Polski.

Na podstawie umowie cywilnoprawnej

Z punktu widzenia prawa mniej skomplikowana jest sytuacja osób, które chcą świadczyć usługi z zagranicy na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. na podstawie umowy o świadczenie usług). Mowa tu zarówno o Polakach, jak i cudzoziemcach. Takich osób nie dotyczy oczywiście obowiązek wskazywania miejsca pracy czy kontroli bhp. A w przypadku nawiązywania nowej współpracy nie są obowiązkowe badania wstępne czy szkolenie bhp. Oczywiście nie ma również konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, jeśli cudzoziemiec nie będzie przyjeżdżał do Polski.

Nadal jednak wymagana jest ewidencja czasu świadczenia usług – dostarczana np. comiesięcznie przez współpracownika – tak, aby zlecający w Polsce w razie kontroli mógł udowodnić, że wypłacane wynagrodzenie nie było niższe niż aktualnie obowiązująca w Polsce stawka minimalna.

Lokalne regulacje

Nie można również zapominać, że do pracownika przebywającego za granicą mogą mieć zastosowanie lokalne przepisy prawa pracy, np. dotyczące limitu czasu pracy czy ochrony przed zwolnieniem. I choć oczywiście najczęściej lokalne prawo będzie odgrywać kluczową rolę przede wszystkim w obszarze podatków i zabezpieczenia społecznego, to warto mieć na uwadze, że dłuższy pobyt naszego pracownika w innym kraju może skutkować koniecznością uzyskania porady od lokalnego doradcy działającego w tym obszarze.

Agata Kałwińska, prawnik w MDDP Olkiewicz i Wspólnicy