Jak urzędnicy są przygotowani do operacji "cyfryzacja budownictwa"

Prawdopodobnie nie wszystkie urzędy są przygotowane do cyfrowej rewolucji w budownictwie, która ma się rozpocząć 10 lutego 2021 r. Inwestorzy, którzy zachcą załatwić procedury budowlane bez wychodzenia z domu muszą się więc liczyć z tym, że potrwają one dłużej.

Na szczęście prawo budowlane pozostawia inwestorom możliwość wyboru: czy chcą składać dokumenty w postaci elektronicznej, czy papierowej. W wielu przypadkach ta druga opcja jeszcze przez jakiś czas może być lepszym rozwiązaniem. Tak wynika z ankiety, którą przeprowadził Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) w organach administracji architektoniczno-budowlanej.

W ankiecie wzięło udział 275 urzędniczek i urzędników, których przeciętny staż pracy w administracji wynosi 10-15 lat. Już samo procedowanie wniosków w wersji cyfrowej dla ponad jednej trzeciej ankietowanych nie jest zrozumiałe, a co czwarty urzędnik i urzędniczka ma wątpliwości w tej kwestii. Ten problem da się jednak szybko rozwiązać, dzięki szkoleniom i instrukcjom w formie kompendium wiedzy.

Jakie bariery w urzędach?

Gorzej, że wielu urzędników i urzędniczek nie miało do tej pory do czynienia z projektami w postaci cyfrowej, co wynika głównie z braku odpowiedniego sprzętu i oprogramowania w urzędach. Tylko co piąty ankietowany przyznał, że pracował na plikach w formacie PDF wektorowym. Mniej więcej tyle samo osób deklaruje, że ma w tej materii niewielkie doświadczenie. Z kolei tylko jednej trzeciej urzędników i urzędniczek problemów nie przysporzy praca na plikach w formacie 2D. Natomiast tylko nieliczni – zaledwie 5,5% – poradzą sobie z plikami 3D.

W tej sytuacji GUNB rekomenduje urzędnikom pracę na plikach PDF, w tym PDF wektorowym. Jak tłumaczy, nie jest wtedy wymagane drogie oprogramowanie i sprzęt. Co ważne, takie pliki można podpisać podpisem kwalifikowanym oraz przy użyciu profilu zaufanego.

W co 10 badanym urzędzie nie ma systemu elektronicznego obiegu dokumentów, co umożliwia m.in. rejestrację korespondencji przychodzącej i wychodzącej z danej instytucji czy korzystanie z podpisu elektronicznego. W dodatku urzędy stosują różne systemy elektronicznego obiegu dokumentacji, a w czterech na 10 przypadków nie jest on zintegrowany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W GUNB przyznają, że zdarza się, że nawet, gdy system jest zintegrowany z ePUAP, to urzędnicy przypisani do danej sprawy nie mają bezpośredniego dostępu do skrzynki urzędu.

Kolejna trudność, z którą zmierzą się urzędnicy i urzędniczki to obsługa repozytorium. GUNB wyjaśnia, że jest to narzędzie umożliwiające udostępnianie i przechowywanie wniosków składanych w wersji cyfrowej wraz z załącznikami, a także archiwizację złożonych projektów w chmurze. Okazuje się, że prawie połowa ankietowanych przyznaje, że może mieć trudności z obsługą panelu administracyjnego. Dlatego GUNB planuje stworzenie tzw. helpdesku (z angielskiego - „biurka pomocy), który zapewni urzędnikom i urzędniczkom wsparcie techniczne online.

Czy możliwa będzie bezpośrednia komunikacja urzędnika lub urzędniczki z inwestorem za pomocą ePUAP? Prawie 40% respondentów nie widzi takiej możliwości w swoim miejscu pracy. Jedna trzecia badanych nie wyobraża sobie, aby w taki sposób mogli wzywać inwestorów do uzupełniania wniosków. Zaś niemal 40% respondentów ma identyczne zdanie na temat nanoszenia uwag bezpośrednio na plikach wniosku, czyli całkowicie w wersji cyfrowej.

Badanie GUNB wykazało, że urzędnikom i urzędniczkom potrzebne są nie tylko szkolenia z oprogramowania oraz instrukcje użycia oprogramowania do odczytu części rysunkowych. Ponad 40% badanych deklaruje, że nie umiałoby przeskalować projektu z wykorzystaniem zaproponowanego narzędzia. Zaś ponad jedna trzecia nie udzieliła jednoznacznej odpowiedzi.

Ponadto dla większości urzędników narzędzia informatyczne muszą być w polskiej wersji językowej.

Ale jest też i dobra wiadomość - ponad 90% badanych urzędników i urzędniczek zajmujących się procedowaniem wniosków zadeklarowało, że w miejscu pracy mają dostęp do stałego i stabilnego połączenia internetowego.

Nie wszędzie będzie szybciej

Najpewniej ogromna większość inżynierów, architektów i projektantów traktuje cyfryzację budownictwa jako krok w dobrym kierunku. Korzystne z punktu widzenia inwestorów jest m.in. ograniczenie liczby wizyt w urzędzie oraz wyeliminowanie konieczności tworzenia masy papierów (przesyłając pliki w formie elektronicznej inwestor, nie wyda pieniędzy na wydruk setek lub nawet tysięcy stron dokumentów). Równocześnie specjaliści przyznają, że istnieje ryzyko, że czas prowadzenia postępowań online będzie dłuższy ze względu na przyzwyczajenia urzędników oraz niedoinwestowanie organów administracji architektoniczno-budowlanej.

Potwierdza to ankieta GUNB – tylko niewiele ponad 10% badanych jednoznacznie stwierdziło, że gdyby zajmowali się wnioskami w wersji cyfrowej, wykonywane zadania mogłyby być szybsze. Zaś tylko co piąty badany urzędnik i urzędniczka zadeklarowała, że procedowanie wniosków cyfrowych zwiększyłoby jej produktywność w pracy. Wynika to z niskich kompetencji cyfrowych. Wprawdzie tylko niewielki odsetek badanych nie potrafi prowadzić korespondencji elektronicznej. Jednak niemal połowa z nich przyznaje, że może nie poradzić sobie z korzystaniem z plików w różnych formatach oraz w chmurze. Podobnie jest z podpisywaniem dokumentów w wersji elektronicznej.

Wnioski końcowe są takie, że obecnie mniej niż połowa badanych poradzi sobie z odbiorem i procedowaniem wniosków w wersji cyfrowej szybko i wydajnie. Równocześnie ogromna większość spośród tych, którzy mogą mieć z tym problem deklaruje, że są w stanie go pokonać, i że „z czasem zadania związane z odbiorem i procedowaniem wniosków w wersji cyfrowej staną się dla nich przewidywalne i intuicyjne”.

Rzut na głęboką wodę

Tymczasem już od 10 lutego inwestorzy będą mogli zacząć składać wnioski w postaci elektronicznej za pomocą Internetu. W serwisie e-budownictwo.gunb.gov.pl pojawią się formularze online. O tym, które procedury budowlane będzie można załatwić bez wychodzenia z domu lub biura GUNB poinformuje w czasie specjalnej konferencji. Jednak np. formularz wniosku o pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym pojawi się nie wcześniej niż w lipcu. Tak wnika z nowelizacji Prawa budowlanego, która obowiązuje od 4 stycznia 2021 r.

Docelowo drogą elektroniczną będzie można wysłać:

• zgłoszenie robót budowlanych,
• zawiadomienie o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych,
• wniosek o przeniesienie praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia,
• zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części,
• wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na budowę,
• wniosek o przeniesienie decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych,
• wniosek o pozwolenie na rozbiórkę,
• zgłoszenie rozbiórki,
• wniosek o wydanie decyzji o niezbędności wejścia do sąsiedniego budynku, lokalu lub na teren sąsiedniej nieruchomości,
• oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
• wniosek o odstępstwo od przepisów techniczno-budowlanych,
• wniosek o pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem zagospodarowania działki lub terenu oraz projektem architektoniczno-budowlanym w postaci elektronicznej,
• wniosek o wydanie odrębnej decyzji o zatwierdzeniu projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego,
• wniosek o zmianę pozwolenia na budowę,
• wniosek o wydanie pozwolenia na budowę tymczasowego obiektu budowlanego,
• wniosek o wydanie decyzji wyłączającej stosowanie niektórych obowiązków w stosunku do kierownika budowy,
• wniosek o wszczęcie postępowania legalizacyjnego i uproszczonego postępowania legalizacyjnego,
• zawiadomienie o zakończeniu budowy,
• wniosek o pozwolenie na użytkowanie,
• wniosek o ustalenie warunków zabudowy,
• wniosek o ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,
• wniosek o sporządzenie planu miejscowego lub o zmianę planu miejscowego.

Marek Wielgo, ekspert portalu GetHome.pl