Doręczenie wypowiedzenia za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej lub wiadomości e-mail

Obecnie większość pracowników pracuje zdalnie, wobec tego może się pojawić problem ze skutecznym doręczeniem wypowiedzenia umowy o pracę.

Niewątpliwie najpewniejszym sposobem doręczenia wypowiedzenia jest wręczenie go osobiście, jednak nie zawsze jest to możliwe. Poza taką formą, możliwe jest również doręczenie wypowiedzenia za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej albo przesłanie wypowiedzenia wiadomością e-mail.

Pierwszym możliwym sposobem wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę jest wysłanie listu za pośrednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru. Jeśli pracownik odbierze list, pracodawca będzie miał pewność, że pracownik odebrał wypowiedzenie w konkretnym dniu i od tego też dnia zacznie biec okres jego wypowiedzenia.

W kodeksie pracy nie uregulowano kwestii składania oświadczenia woli i jego skuteczności, dlatego też zgodnie z art. 300 kodeksu pracy, zastosowanie będą miały przepisy kodeksu cywilnego, a dokładnie art. 61 § 1 kc. Wynika z niego, że wypowiedzenie jest skuteczne, gdy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, a więc gdy doręczono mu treść wypowiedzenia oraz oświadczenia woli pracodawcy. W aktualnym stanie prawym przesyłkę pocztową uznaje się za doręczoną tylko wtedy, gdy pracownik ją odbierze (art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2). Nieodebranie z poczty pisma, nawet po drugiej awizacji - wywoła skutek najwcześniej dopiero po 14 dniach od odwołania stanu epidemii.

Zatem nieodebranie przez pracownika listu z poczty w trakcie pandemii nie skutkuje jego doręczeniem. W takim przypadku wypowiedzenie będzie traktowane jako niedoręczone, a umowa nie zostanie rozwiązana. Przed zmianą przyjmowano, że po podwójnej awizacji następuje domniemanie jego doręczenia, chyba że adresat wykazał, iż nie miał możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia w tym okresie. Aktualnie przepisy nie wprowadzają żadnego rozróżnienia co do braku przyczyn odbioru pisma, a więc obejmuje także przypadki, gdy pismo nie zostało odebrane celowo, mimo istnienia możliwości jego odbioru. Zatem wysyłając pismo pocztą, pracodawca nie ma pewności, czy będzie ono skutecznie doręczone oraz z jaką datą. W takiej sytuacji może nie być możliwości wręczenia pracownikowi jakiegokolwiek rozwiązania umowy w tym również bez wypowiedzenia, ponieważ rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Zatem najbezpieczniejszym sposobem wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi w okresie pandemii, jest doręczenie dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest równoważnym dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi (art. 78 § 1 k.c.).

Oświadczenie woli wysłane wiadomością e-mail bez certyfikowanego podpisu, nie stanowi natomiast formy pisemnej, która jest wymagana przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Takie elektroniczne doręczenie wypowiedzenia jest ważne i wywołuje skutki prawne, ale jest wadliwe i możliwe do zakwestionowania przed sądem pracy. Pracodawcy muszą pamiętać, że w przypadku gdyby doszło do udowodnienia wadliwości oświadczenia, pracownik może wystąpić z roszczeniem żądania przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

W związku z problemami z odbiorem przesyłki przez pracownika warto w okresie pandemii zmieni formę doręczenia wypowiedzenia na doręczanie osobistą nawet w domu pracownika lub wysłane drogą emaliową z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym.