1. Wynagrodzenie urlopowe a premie

Obliczanie wynagrodzenia urlopowego musi być zgodne z zasadami opisanymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353; dalej: rozporządzenie urlopowe). Składniki wynagrodzenia dzieli się na stałe, zmienne oraz przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc. Te ostatnie nie są w ogóle uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Składniki stałe uwzględnia się w kwotach należnych z miesiąca korzystania z urlopu, a zmienne – wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego.
W praktyce ciągle budzi wątpliwości sytuacja, gdy premia jest, co prawda, składnikiem zmiennym, ale nie pomniejsza się jej w przypadku urlopu wypoczynkowego. Literalnie w takim przypadku powinno się ją wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, mimo że pracownik dostanie ją także w miesiącu, w którym korzysta z urlopu (a więc nie przepracowuje całego miesiąca). W przepisach nie ma bowiem warunku analogicznego do tego, który występuje przy zasiłkach chorobowych, gdzie wliczenie składnika płacowego do podstawy zasiłkowej jest uzależnione od jego pomniejszania za czas choroby.
Powyższą praktykę potwierdza Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w swoim stanowisku z 22 grudnia 2020 r. [stanowisko] Resort wskazuje w nim, że zmienne premie miesięczne uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Stanowisko to jest korzystne dla pracowników, którzy w miesiącu korzystania z urlopu wypoczynkowego otrzymają premię oraz wynagrodzenie za urlop ustalone ze składników zmiennych – w których będzie również uwzględniona średnia z premii z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu. [przykład 1]
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 22 grudnia 2020 r. w sprawie wynagrodzenia za urlop oraz urlopu uzupełniającego
DGP: Czy premia miesięczna niepomniejszana o absencje, w tym przysługująca w pełnej wysokości w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego? W przypadku podstawy wynagrodzenia chorobowego jest warunek pomniejszania o absencje, a w przypadku wynagrodzenia urlopowego nie ma takiego warunku i wydaje się, że powinno się uwzględniać premie zmienne miesięczne. W takim przypadku jednak wynagrodzenie będzie w praktyce zawyżone, gdyż poza wypłatą całej premii zostanie ona uwzględniona dodatkowo w podstawie wynagrodzenia urlopowego.
MRPiT: W celu zagwarantowania pracownikowi za czas urlopu takiego wynagrodzenia, jakie miałby, gdyby pracował, ustawodawca przyjął, że należy przy jego ustalaniu brać pod uwagę takie składniki wynagrodzenia, jakie przysługiwałyby pracownikowi, gdyby w tym czasie pracował.
Szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za urlop określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W rozporządzeniu różnicuje się sposób ustalania wynagrodzenia urlopowego, w zależności od rodzaju otrzymywanych przez pracownika składników wynagrodzenia (określone w stałej miesięcznej stawce bądź w zmiennej wysokości). Na podstawie § 8 rozporządzenia składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Do grupy zmiennych składników miesięcznych należą m.in. wynagrodzenie godzinowe, prowizyjne, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe dobowe, dodatki nocne i zmienne premie miesięczne.
DGP: W jaki sposób obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, który w 2020 r. uzyskuje 10 lat stażu pracy w trakcie obniżenia etatu w związku z przepisami tarczy antykryzysowej, czyli od początku roku ma cały etat, następnie 4/5 etatu na trzy miesiące i potem wraca znowu na cały etat? W tej sytuacji 10 lat pracy mija w czasie pracy na 4/5 etatu. Czy inaczej będzie obliczany wymiar urlopu, jeśli obniżenie etatu było wprowadzone od połowy miesiąca, czyli np. od 15 maja do 15 sierpnia 2020 r.?
MRPiT: Zmiana wymiaru zatrudnienia powoduje konsekwencje w zakresie wymiaru urlopu. Przyjęta jest bowiem zasada, że wymiar urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu przewidziany dla pełnego etatu, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru 20- lub 26-dniowego. Przepisy kodeksu pracy wprost nie określają, jak należy postąpić przy ustalaniu wymiaru urlopu, w przypadku gdy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zmieni się wymiar czasu pracy. Należy wówczas dokonać odpowiedniej korekty urlopu. W takiej sytuacji wymiar urlopu wypoczynkowego powinien być odpowiednio skorygowany (zredukowany lub zwiększony) w zależności od tego, czy zmiana wymiaru czasu pracy polega na jego obniżeniu, czy na podwyższeniu. Oznacza to, że jeżeli w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy pracownika, należy mu oddzielnie proporcjonalnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres pracy w danym roku (w ramach obowiązującego pracownika wymiaru zatrudnienia). Regułę tę stosuje się zarówno przy podwyższeniu, jak i redukcji wymiaru czasu pracy. Jeśli więc wymiar zatrudnienia w przedstawionym w pytaniu przypadku zmienia się (z całego na 4/5 etatu), to przy urlopie odrębnie uwzględnia się okres przepracowany na cały etat, a odrębnie w przypadku trzech miesięcy na 4/5 etatu. W przypadku, gdy zmiana wymiaru zatrudnienia następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, to miesiąc ten zaokrąglamy do góry zgodnie z zasadą, że niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.
Jednocześnie informujemy, że zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu. Oznacza to, że przy ustalaniu skorygowanego wymiaru urlopu wypoczynkowego bierze się pod uwagę zwiększony wymiar urlopu za okres, w którym pracownik nabywa prawo do takiego wymiaru urlopu. Jak wynika bowiem z tego przepisu pracownik musi „nabyć” u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze. Informujemy, że Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii nie jest upoważnione do dokonywania wiążącej wykładni przepisów prawa, jak i do analizowania oraz rozstrzygania konkretnych stanów faktycznych powstałych na gruncie ich stosowania. Poglądy prawne i opinie wyrażane przez resort nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy. Jednocześnie nadmieniamy, że udzielanie porad z zakresu prawa pracy należy do ustawowych zadań Państwowej Inspekcji Pracy.

2. Urlop uzupełniający i tarcza antykryzysowa

Zgodnie z art. 158 kodeksu pracy pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający – w wymiarze sześciu dni. Chodzi tu o taką sytuację, gdy – patrząc na dany rok w styczniu – oceniamy, że pracownik ma prawo tylko do 20 dni urlopu, a od dnia, kiedy mija mu 10-letni staż pracy (np. 12 sierpnia), przysługuje mu dodatkowo do sześciu dni urlopu. Zgodnie natomiast z par. 3 rozporządzenia urlopowego wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.
W 2020 r. wiele firm korzystało z obniżenia wymiarów czasu pracy na okres trzech miesięcy w związku z pomocą finansową z tarcz antykryzysowych. W praktyce oznacza to m.in. konieczność przeliczenia wymiarów urlopów proporcjonalnie do okresów zatrudnienia w pełnym wymiarze etatu i w obniżonym np. do 0,8 etatu. Zadanie to dodatkowo mogło jeszcze skomplikować obniżenie wymiaru czasu pracy w połowie miesiąca, a nie od pierwszego dnia miesiąca, oraz nabycie uprawnienia do urlopu uzupełniającego. W takim przypadku należy bowiem obliczać kolejne proporcje dla okresu zatrudnienia sprzed obniżenia etatu i w trakcie obniżenia, przy czym dany miesiąc liczymy zawsze tylko jeden raz. Ponadto w przypadku urlopu uzupełniającego należy uwzględnić dodatkowo przywołany wyżej przepis rozporządzenia urlopowego.
MRPiT w stanowisku z 22 grudnia 2020 r. potwierdziło, że jeżeli w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy pracownika, to należy mu oddzielnie proporcjonalnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres pracy w danym roku. Z wyjaśnień resortu wynika również, że przy ustalaniu skorygowanego wymiaru urlopu wypoczynkowego bierze się pod uwagę zwiększony wymiar urlopu za okres, w którym pracownik nabywa prawo do takiego wymiaru urlopu (urlop uzupełniający). Pracownik zyskuje w takim przypadku na tym, że każde kolejne obliczenie będzie wiązało się z zaokrągleniem w górę do pełnego dnia urlopu – zgodnie z ogólną regułą dotyczącą urlopów wypoczynkowych. [przykład 2]

3. Urlop wypoczynkowy w przypadku kilku umów w grupie kapitałowej

W przypadku grup kapitałowych zdarzają się pracownicy, którzy pracują w kilku spółkach z grupy w niepełnym wymiarze czasu pracy, a dotyczy to stanowisk administracyjno-obsługowych, np. w IT, administracji, HR czy finansach. Takie osoby pełnią pewne funkcje w ramach kilku spółek, ale w każdej z nich w ograniczonym zakresie. W takim przypadku pojawia się w praktyce pytanie, czy przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego takiej osoby limitem będzie roczny wymiar 20 lub 26 dni, w sytuacji gdy suma cząstek poszczególnych etatów daje w sumie cały etat.
W kodeksie pracy nie ma regulacji, która w takiej sytuacji ograniczałaby wymiar urlopu z każdej cząstki etatu. Każde zatrudnienie należy więc traktować osobno, co potwierdza MRPiT w stanowisku z 8 grudnia 2020 r. [stanowisko] Resort przyjął w nim, że urlop wypoczynkowy rozlicza się odrębnie w każdym stosunku pracy. [przykład 3]
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 8 grudnia 2020 r. w sprawie urlopów wypoczynkowych w grupie kapitałowej
DGP: Czy pracownik zatrudniony w kilku spółkach grupy kapitałowej na część etatu, które to części sumują się do całego etatu (np. 3 umowy po 1/3 etatu), może mieć urlop wypoczynkowy w sumie wyższy niż 26 dni – biorąc pod uwagę zasadę z art. 1541 par. 2 kodeksu pracy, zgodnie z którą w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy?
MRPiT: W sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców jednocześnie, to przy ustalaniu uprawnień takiego pracownika obowiązuje zasada, że zakres praw i obowiązków wynikających z tych stosunków ustala się odrębnie dla każdego z nich. W świetle przepisów działu siódmego kodeksu pracy dotyczy to także nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiaru.
Oznacza to, że pracownikowi, który jest jednocześnie zatrudniony u pracodawcy na podstawie trzech stosunków pracy przysługuje urlop wypoczynkowy z każdego stosunku pracy odrębnie. Pracownik może zatem korzystać z tego urlopu w każdym stosunku pracy.
Natomiast wymiar urlopu wypoczynkowego w każdym z istniejących stosunków pracy (w niepełnym wymiarze zatrudnienia) ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Podstawą obliczenia liczby dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym jest podstawowy wymiar tego urlopu wynoszący 20 lub 26 dni.
W takim przypadku, na podstawie art. 1541 § 2 kodeksu pracy do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
przykład 1
Z korzyścią dla zatrudnionego
Pracownik zarabia 4000 zł pensji zasadniczej oraz otrzymuje premie wynikowe, które nie są pomniejszane o czas urlopu. W grudniu 2020 r. pracownik otrzymał premię w kwocie 2000 zł, mimo że korzystał z 40 godzin urlopu wypoczynkowego. W okresie trzech miesięcy poprzedzających grudzień pracownik otrzymał premie w wysokości: 3000 zł, 2000 zł oraz 1500 zł, a w okresie tym pracował 550 godzin. Za 40 godzin urlopu otrzyma zatem ze składników zmiennych:
3000 zł + 2000 zł + 1500 zł = 6500 zł : 550 godzin = 11,82 zł × 40 godzin = 472,80 zł
Takie działanie jest korzystne dla pracownika, gdyż poza 2000 zł premii otrzyma dodatkowo zmienne wynagrodzenie urlopowe w kwocie 472,80 zł.
przykład 2
Cztery etapy obliczeń
Pracownik miał obniżony etat do 0,8 w okresie od 15 maja do 15 sierpnia, a 2 sierpnia 2020 r. minęło mu 10 lat stażu pracy, wobec czego nabył uprawnienia do urlopu uzupełniającego. Jego urlop za 2020 r. powinien więc zostać obliczony w następujący sposób:
• urlop z całego etatu za okres styczeń–maj to 5/12 z 20 dni = 9 dni;
• urlop z obniżonego wymiaru za czerwiec i lipiec (maj został policzony powyżej) to 2/12 z 0,8 etatu z 20 dni = 3 dni;
• urlop uwzględniający urlop uzupełniający z wyższego etatu za sierpień (ponieważ w sierpniu minęło 10 lat pracy) to 1/12 z 0,8 z 26 dni = 2 dni;
• urlop z uwzględnieniem urlopu uzupełniającego za wrzesień–grudzień to 4/12 z 26 dni = 9 dni.
W sumie więc pracownik ma prawo do 23 dni urlopu wypoczynkowego.
Jak widać, w tym przypadku obliczeń dokonujemy, dzieląc urlop na cztery części, co jest efektem zmiany etatu i nakładającej się na nią zmiany wymiaru urlopu z 20 na 26 dni –pojawiają się więc cztery części odpowiednio dla całego i części etatu przy wymiarze 20 dni urlopu wypoczynkowego oraz odpowiednio dla całego i części etatu przy wymiarze 26 dni urlopu wypoczynkowego.
przykład 3
Możliwe 27 dni
W grupie kapitałowej są trzy spółki i pracownicy księgowości pracują w wymiarze etatu wynoszącym po 1/3 w każdej z nich. Zatem pracownicy mają prawo do urlopu w każdej spółce w wymiarze 1/3 z 20 dni, czyli 7 dni (po zaokrągleniu), lub 1/3 z 26 dni, czyli 9 dni (po zaokrągleniu). W sumie więc pracownik z trzech stosunków pracy nabędzie urlop w wymiarze 21 dni lub 27 dni, czyli większym od wymiaru dla pracownika zatrudnionego na cały etat w jednej spółce. ©℗
Nie ma także żadnego znaczenia, że w praktyce taka osoba pracuje najczęściej codziennie po osiem godzin i trudno rozgraniczyć, kiedy wykonuje czynności dla konkretnej spółki. Sam fakt istnienia trzech stosunków pracy oznacza bowiem, że z punktu widzenia uprawnień urlopowych są one traktowane oddzielnie. Z punktu widzenia kodeksu pracy całkowicie odrębnie traktujemy uprawnienia urlopowe z każdej umowy. W tym zakresie nie ma różnicy pomiędzy trzema umowami zawartymi z podmiotami, które nie są ze sobą powiązane, a trzema umowami o pracę zawartymi w ramach grupy kapitałowej. W przypadku obcych podmiotów nie muszą one bowiem w ogóle mieć wiedzy o dodatkowym zatrudnieniu, a więc nie będą nawet w stanie pilnować rocznego wymiaru urlopu. Dlatego – przy braku regulacji ustawowej – nie można nakładać takiego obowiązku także na pracodawców wchodzących w skład grupy kapitałowej.
Należy jeszcze zwrócić uwagę na taką możliwość, że pracownik skorzysta z urlopu tylko w jednej ze spółek, nie będąc na urlopie w dwóch pozostałych. Sam sposób udzielenia urlopu będzie jednak w pierwszej kolejności zależał od tego, jak jest zaplanowany czas pracy w poszczególnych stosunkach pracy – a tutaj możliwe są co najmniej dwa scenariusze: praca w różne dni dla różnych podmiotów lub praca w danym dniu z podziałem na podmioty, który będzie proporcjonalny do wymiarów etatów, wynikających z poszczególnych umów. W tym drugim przypadku nie ma obowiązku korzystania z pełnego dnia wolnego, aby skorzystać z urlopu, czyli można go wykorzystać tylko w jednej spółce i dzięki temu np. wyjść szybciej z pracy.
Reasumując, nie ma żadnych podstaw do łącznego rozliczania urlopów w przypadku kilku umów o pracę z różnymi spółkami w grupie kapitałowej, gdyż każde zatrudnienie jest odrębnym stosunkiem pracy, a nie ma żadnej regulacji prawnej wprowadzającej obowiązek ich łącznego rozpatrywania. Uprawnienia pracownicze będą wynikały odrębnie z każdej umowy i nie będzie to dotyczyło tylko urlopów, ale ogółu uprawnień związanych ze stosunkiem pracy.