Pojawiają się pierwsze roszczenia pracowników wykonujących swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Dotyczą m.in. nieszczęśliwych zdarzeń podczas pracy w domu oraz rekompensat za ponoszone koszty.
Praca zdalna stała się jednym z podstawowych remediów na problemy firm związane z funkcjonowaniem w okresie epidemii. Jej stosowanie umożliwia działanie wielu przedsiębiorstwom, ale wiąże się też z dodatkowym ryzykiem. Prawnicy wskazują, że do zatrudniających zgłaszają się już osoby, które w trakcie zdalnego wykonywania obowiązków doznały wypadków, np. poparzenia gorącym napojem lub upadku spowodowanego nieprawidłowym rozmieszczeniem sprzętu i kabli w domu.
– Znam przypadek, gdy pracownik wykonujący obowiązki w domu poparzył się wrzątkiem, robiąc herbatę i jednocześnie rozmawiając przez telefon w służbowej sprawie. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości, że jest to wypadek przy pracy, choć do zdarzenia doszło w kuchni prywatnego domu. Ale inne tego typu zdarzenia nie muszą być tak jednoznaczne, tzn. pozostawać w związku z wykonywanymi obowiązkami. A od tego zależy, czy zostaną uznane za wypadki przy pracy – tłumaczy Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe i Personalne.
Przepisy specustawy covidowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842), która umożliwia polecenie pracy zdalnej w związku z epidemią, nie regulują w szczególny sposób odpowiedzialności za bhp. Ponosi ją zatem wciąż pracodawca (na podstawie przepisów kodeksu pracy). Na dodatek musi liczyć się też z innego typu roszczeniami.
ikona lupy />
DGP
– W okresie letnim zatrudnieni zaczęli kierować do firm wnioski o wypłatę ryczałtów rekompensujących podwyższone koszty, jakie ponoszą w związku z wykonywaniem obowiązków z domu. Chodzi np. o wyższe rachunki za energię, wodę itp. Zatrudniający muszą się z tym liczyć, zwłaszcza że po zmianie przepisów praca zdalna może być polecana przez dłuższy czas, a nie jak pierwotnie wynikało ze specustawy – do 4 września 2020 r. – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii A. Sobczyk i Współpracownicy.

Co robić?

Jakie skutki pracy zdalnej powinni więc brać pod uwagę zatrudniający i jak zadbać o jej prawidłowe stosowanie? Przede wszystkim powinni pamiętać, że zgodnie z art. 94 k.p. muszą m.in. zaznajomić zatrudnionych z wykonywaniem pracy na danych stanowiskach, organizować ją w sposób zmniejszający jej uciążliwość oraz zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Specustawa ich z tych obowiązków nie zwolniła.
W razie wypadku przy pracy firma powinna m.in. ustalić jego okoliczności i przyczyny oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające. Zatrudnionemu przysługują wówczas świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego (ZUS). Pracodawca ponosi wtedy odpowiedzialność uzupełniającą (cywilną; np. gdy szkoda poniesiona w wyniku nieszczęśliwego zdarzenia przewyższa świadczenia z ZUS). W przypadku kierowania na pracę zdalną ma to szczególne znaczenie, bo firma w praktyce ma ograniczony wpływ na możliwość kształtowania warunków pracy (np. w domu zatrudnionego). A od tego, czy pracodawca dochował dbałości o zapewnienie bhp, zależy zakres jego odpowiedzialności.
– Dlatego zatrudniający powinni podejmować działania, które ograniczają ryzyko wypadków i jednocześnie potwierdzają, że dbali oni o bezpieczeństwo. Nawet jeśli do zdalnego wykonywania obowiązków najczęściej kierowani są pracownicy biurowi, którzy po niedawnej zmianie przepisów nie muszą już przechodzić okresowego szkolenia bhp, to warto je im organizować. Dobrym rozwiązaniem jest też przygotowanie – w przystępnej, prostej formie – instrukcji pracy zdalnej, która określi tak podstawowe kwestie jak np. prawidłowe ustawienie oświetlenia, monitora, miejsca do siedzenia – tłumaczy Alina Giżejowska.
Podkreśla, że firmy powinny też umożliwić zatrudnionym kierowanie pytań w sprawie organizacji obowiązków poza siedzibą firmy.
– Im więcej tego typu działań podejmie zatrudniający, tym łatwiej – w razie wypadku i sporu przed sądem – będzie mógł wykazać, że jego odpowiedzialność za nieszczęśliwe zdarzenie jest ograniczona, bo przecież pracownik został przeszkolony, poinstruowany, mógł zgłaszać problemy itp. – dodaje mec. Giżejowska.
Firmy powinny pamiętać, że samo polecenie pracy zdalnej nie zwalnia ich z odpowiedzialności za zatrudnionego.
– W razie wypadków przy takim trybie świadczenia zadań można porównywać dane sytuacje do tych, które mogłyby się zdarzyć w biurze. Gdyby pracownik się poparzył, bo w domu gotował zupę, to zdarzenie to nie byłoby wypadkiem przy pracy, bo związek z wykonywanymi obowiązkami został zerwany. Ale jeśli np. ma włączony komputer, wyjdzie na chwilę do kuchni i poparzy się przy robieniu herbaty, to moim zdaniem związek ten nadal będzie trwał. W biurze zatrudniony też może wyjść do pokoju socjalnego, aby przygotować sobie napój i też może się poparzyć – tłumaczy prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy.

Co z ryczałtem?

Zatrudniający, którzy polecają pracę zdalną, muszą liczyć się z żądaniami rekompensat podwyższonych kosztów u pracowników wynikających z takiej formuły wykonywania obowiązków. Teoretycznie specustawa ich do tego nie zobowiązuje, a same firmy często podkreślają, że pracownicy też odnoszą korzyści (np. nie muszą ponosić kosztów dojazdu do siedziby przedsiębiorstwa).
– Ale zatrudniony wykonuje zadania nie dla siebie, tylko dla pracodawcy. A ten także oszczędza, np. na wynajmie powierzchni biurowych, opłatach za energię, wodę itp. Jeśli pracodawca nie wypłaci żadnego ryczałtu zatrudnionemu, to musi liczyć się z tym, że np. w razie zakończenia zatrudnienia były pracownik zwróci się do sądu o rekompensatę na podstawie przepisów k.c. – tłumaczy mec. Giżejowska.
Podkreśla, że np. firmy płacą za uzasadnione koszty podróży lub zwracają pracownikom pieniądze, które wydał na rzecz firmy (np. w razie konieczności szybkiej naprawy służbowego auta).
– Jeśli dany pracodawca zleca pracę zdalną niewielkiej liczbie pracowników, np. 10 osobom, może ustalać takie ryczałty indywidualnie, biorąc pod uwagę rzeczywiste koszty ponoszone przez zatrudnionych. W większych firmach prostszym rozwiązaniem jest określenie jednolitych ryczałtów na podstawie średnich opłat, np. za energię lub wodę. Ale nawet wówczas gdy dany pracownik ma znacznie wyższe koszty od uśrednionego ryczałtu, to i tak może zwrócić się z wnioskiem o wyższą rekompensatę, oczywiście jeśli jest w stanie ją rzetelnie uzasadnić – dodaje mec. Giżejowska.

Co z depresją?

Warto też pamiętać, że długotrwała praca poza siedzibą przedsiębiorstwa może też negatywnie wpływać na stan psychofizyczny zatrudnionych. Pojawia się wątpliwość, czy jeśli z tego powodu pracownik będzie miał depresję (bo mieszka sam i ograniczono mu w ten sposób kontakty międzyludzkie), może domagać się od pracodawcy rekompensaty, np. za koszty wizyt u psychologa.
– Moim zdaniem nie. Po pierwsze, depresja ma wielopłaszczyznowe przyczyny i trudno byłoby udowodnić, że wynika ona wyłącznie z konieczności wykonywania obowiązków poza firmą. Po drugie, aby domagać się zadośćuczynienia od zatrudniającego, należałoby wykazać bezprawność jego działania. A on kieruje do pracy zdalnej na podstawie specustawy covidowej. Moim zdaniem dochodzenie roszczeń w takiej sytuacji byłoby bardzo trudne – tłumaczy prof. Gładoch.
Nie oznacza to oczywiście, że pracodawcy w ogóle nie powinni interesować się stanem psychofizycznym zatrudnionych. W tym tych kierowanych do zdalnego wykonywania zadań.
– To element szerszego dbania o higienę pracy. Firmy mogą np. umożliwiać zatrudnionym korzystanie z usług psychologa lub zgłaszanie skutków, jakie wywołuje wykonywanie obowiązków poza siedzibą przedsiębiorstwa. Dobrym rozwiązaniem wydaje się też np. przeprowadzanie cyklicznej ankiety wśród zatrudnionych na temat ich oceny funkcjonowania pracy zdalnej – uważa mec. Giżejowska.
Wskazuje, że takie działania – w razie np. sporu o rekompensatę – będą potwierdzały, że pracodawca dochował należytej staranności w zakresie dbałości o bhp (wpłynie więc to na jego ewentualną odpowiedzialność).
– Kierując zatrudnionych na pracę zdalną, firma nie może po prostu dać zatrudnionemu komputera i zupełnie przestać się nim interesować – podsumowuje mec. Giżejowska.
Specustawa covidowa nie zwolniła firm z obowiązków bhp