Wcześniejsze wypłacanie wynagrodzenia chorobowego jest nieprawidłowe. Jeśli pracodawca tak postąpił, musi skorygować dokumenty złożone do ZUS, wykazując prawidłowy kod świadczenia.
Reklama
Pracownik uległ wypadkowi przy pracy i przebywa na zwolnieniu lekarskim. Za niezdolność do pracy wypłacono mu jednak wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Jak w takim przypadku skorygować dokumenty złożone do ZUS?
W sytuacji gdy pracownik ulega wypadkowi, zdarzenie to zostaje uznane za wypadek przy pracy i w jego następstwie zatrudniony jest chory, od pierwszego dnia niezdolności do pracy przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Zwykła absencja chorobowa niezwiązana z wypadkiem powoduje zaś, że za pierwsze 33 dni (lub 14 dni, gdy pracownik ukończył 50 lat) podwładnemu wypłaca się wynagrodzenie chorobowe, które jest finansowane ze środków pracodawcy. Dopiero za kolejne dni choroby przysługuje zasiłek finansowany przez ZUS.

Reklama

Odmienne oskładkowanie

Wynagrodzenie za czas choroby jest wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynagrodzenie to stanowi jednak podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. Z kolei zasiłki są wyłączone zarówno z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne.
W przypadku gdy pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, a następnie – w wyniku zakończenia postępowania wyjaśniającego – zostało ustalone, że niezdolność do pracy była spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, wypłacone pracownikowi wynagrodzenie za okres choroby należy zaklasyfikować jako zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia wypadkowego.

Obowiązki rozliczeniowe

Za miesiąc, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie za czas choroby, w raporcie ZUS RSA wykazano świadczenie/przerwę z kodem 331 (wynagrodzenie za czas choroby) i kwotę tego wynagrodzenia. Należy zatem sporządzić imienny raport korygujący ZUS RSA oraz wykazać w nim prawidłowy kod świadczenia/przerwy 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego). W skorygowanym raporcie trzeba podać ten sam okres niezdolności do pracy, co w raporcie ZUS RSA z kodem 331, ale jako kod świadczenia/przerwy wpisać – 314.
W przypadku gdy należny zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego jest wyższy od wypłaconego wynagrodzenia (a tak jest w zasadzie zawsze), to za miesiąc, w którym pracodawca wypłaci wyrównanie zasiłku, w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA (z kodem 318 – wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego) trzeba wykazać kwotę wypłaconego wyrównania oraz pozostałe dane (okres niezdolności do pracy, liczbę dni zasiłkowych – jak w złożonym w trybie korekty raporcie ZUS RSA z kodem 314).
Zmiana kwalifikacji wypłaconego wynagrodzenia na zasiłek powoduje również konieczność złożenia korekty raportu ZUS RCA, gdyż wynagrodzenie za czas choroby stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, a zasiłek nie. Płatnik powinien zatem złożyć korektę raportu ZUS RCA i odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowej podstawy wymiaru. Płatnik ma również obowiązek złożyć korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Załóżmy, że pracownik 10 lipca uległ wypadkowi przy pracy, ale pracodawca w lipcu zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 1600 zł. Oprócz tego wynagrodzenia zatrudniony otrzymał w lipcu wynagrodzenie w wysokości 1000 zł.
Za lipiec pracodawca złożył więc za niego raport:
ZUS RCA (z kodem 01 10 xx), gdzie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazał 1000 zł, a w podstawie na ubezpieczenie zdrowotne 2462,90 zł (1000 zł – 137,10 zł + 1600 zł); składka zdrowotna to 221,66 zł (2462,90 zł x 9 proc.), oraz
ZUS RSA (z kodem 01 10 xx), gdzie wykazał kwotę wypłaconego wynagrodzenia za czas choroby (1600 zł) oraz kod świadczenia przerwy 331.
Załóżmy, że 23 sierpnia 2013 r. zdarzenie zostanie ostatecznie uznane za wypadek przy pracy. Pracodawca dopłaci pracownikowi wyrównanie zasiłku w wysokości 400 zł. Oprócz tego wyrównania pracownik otrzyma w sierpniu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 3000 zł.
Zarówno raporty ZUS RCA, jak i ZUS RSA złożone za lipiec powinny zostać skorygowane.
W skorygowanym raporcie ZUS RSA płatnik powinien wpisać 1600 zł jako kwotę wypłaconego zasiłku, a w pole kod świadczenia/przerwy 314.
W skorygowanym raporcie ZUS RCA w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy wykazać 1000 zł, a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 862,90 zł; składka zdrowotna wyniesie 77,66 zł (862,90 zł x 9 proc.).
Przy założeniu, że płatnik nie korygował wcześniej tego miesiąca, w pole identyfikator raportu tych dokumentów należy wpisać 02.07.2013. Oczywiście oprócz tych druków płatnik musi złożyć za ten miesiąc korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Z kolei za sierpień płatnik powinien złożyć:
raport ZUS RSA (z kodem 01 10 xx), w którym wykaże zasiłek chorobowy wypłacony w sierpniu, okres przerwy 01.08.2013–31.08.2013, liczbę dni zasiłkowych 31, kwotę 3000 zł oraz kod świadczenia przerwy 314,
raport ZUS RSA (z kodem 01 10 xx), w którym wykaże wyrównanie zasiłku chorobowego, w pole okres wpisze 10.07.2013–31.07.2013, poda liczbę dni zasiłkowych (22), a w pole kod świadczenia/przerwy wpisze 318.

Nadpłata do zwrotu

Po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych za lipiec płatnik będzie miał nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne 144 zł (221,66 zł – 77,66 zł).
Pobrana z wynagrodzenia chorobowego (zakwalifikowanego obecnie jako zasiłek chorobowy) składka na ubezpieczenie zdrowotne została w całości sfinansowana przez pracownika. Składka ta powinna więc zostać mu zwrócona. Składka ta w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru została jednak odliczona przez pracodawcę od zaliczki na podatek dochodowy 190,87 zł (2462,90 zł x 7,75 proc.). Dokonując zwrotu pracownikowi nadpłaconej składki, pracodawca powinien więc odliczyć część składki zdrowotnej, która została nienależnie odliczona od zaliczki 124 zł [190,87 zł (2462,90 zł x 7,75 proc.) – 66,87 zł (862,90 zł x 7,75 proc.)]. Kwota ta powinna zostać doliczona do kwoty podatku.
Podstawa prawna
Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 8 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 z późn. zm.).