Z początkiem lipca weszło w życie pięć nowych aktów wykonawczych do zmienionej ustawy o rehabilitacji. Niepokój pracodawców budzą zwłaszcza te dotyczące obowiązków sprawozdawczych.
Od 1 lipca 2016 r. obowiązują przepisy, które znacząco zmieniły ustawę z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.). Tego dnia weszła w życie nie tylko ustawa nowelizująca (z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Dz.U. poz. 1886), lecz także nowe rozporządzenia wykonawcze dotyczące m.in. sprawozdawczości pracodawców wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). [ramka] Tak jak to bywało przy okazji zmian przepisów w poprzednich latach, również tym razem powodują one liczne wątpliwości i obawy pracodawców dotyczące w szczególności wypełniania nowych formularzy i zakresu ewidencji danych o ulgach.
● zamieszanie z dokumentami
Do obsługi elektronicznej sprawozdawczości w postaci informacji i deklaracji składanych do funduszu stworzony został specjalny system e-PFRON2. Wprowadzono go w związku z ustawowym obowiązkiem przesyłania ich na formularzach w formie dokumentu elektronicznego. System e-PFRON2 służy do składania deklaracji i informacji zarówno przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON, jak i z nich zwolnionych.
Reklama
Nowe dokumenty sprawozdawcze już obowiązują, jednak PFRON do dnia wejścia w życie nowych przepisów nie dokonał wszystkich potrzebnych zmian w systemie informatycznym. Nie udało się zakończyć na czas prac dotyczących możliwości korygowania dokumentów za pośrednictwem tego systemu. W efekcie deklaracje i informacje korygujące za okresy sprawozdawcze do czerwca 2016 r. włącznie należy obecnie składać już zgodnie ze wzorami określonymi w nowych rozporządzeniach, ale w formie papierowej (to wyjątek od reguły, bo zarówno na gruncie poprzednio obowiązujących, jak i obecnych przepisów zasadą jest forma elektroniczna).
Ponadto dokumenty za okresy sprawozdawcze od lipca 2016 r. mają być dostępne w systemie e-PFRON2 dopiero od 31 lipca 2016 r. Na szczęście w tym przypadku pracodawcy mają czas na wysłanie takich formularzy (INF-1-u) do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawiono informacje o uldze. Jeśli więc taką informację wystawiono w lipcu, to INF-1-u należy przesłać do PFRON do 20 sierpnia br.

Reklama
Pewnym utrudnieniem dla pracodawców może być też to, że – jak wynika z komunikatów w systemie e-PFRON – możliwość utworzenia dokumentu roboczego za bieżący okres sprawozdawczy zostanie czasowo wyłączona. Ponadto na nowych formularzach obowiązujących od 1 lipca 2016 r. nie będzie możliwości edycji i zmiany danych ewidencyjnych pracodawcy (zmiana nazwy, danych adresowych czy kontaktowych, numeru NIP/REGON). W celu ich modyfikacji należy wysłać poprzez system e-PFRON2 aktualizacyjną deklarację DEK-Z (dla pracodawcy zobowiązanego do wpłat na PFRON) albo informację INF-Z (dla zwolnionego z wpłat).
● brak wzoru ewidencji
Nowymi obowiązkami sprawozdawczymi obarczono od 1 lipca 2016 r. nie tylko nabywców ulg, lecz także pracodawców ich udzielających (tzw. sprzedający) – zarówno w stosunku do PFRON, jak i kontrahentów. Polegają one przede wszystkim na sporządzaniu – na formularzach według wzorów określonych nowymi przepisami – dwóch nowych informacji:
1) INF-U – o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (składana nabywcy przez sprzedającego) oraz
2) INF-1-u – o wystawionych informacjach o kwocie obniżenia (składana przez sprzedającego do PFRON).
Na pracodawców tych nałożony został również obowiązek prowadzenia ewidencji wystawionych informacji o wysokości udzielonych ulg. Należy w niej wykazywać dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od 1 lipca 2016 r. Ewidencja może być prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W tym pierwszym przypadku przed przystąpieniem do wypełniania dokumentu poszczególne karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane.
Pracodawcy już na etapie konsultacji projektu rozporządzenia wskazywali na zbyt szeroki zakres danych, które muszą się znaleźć w ewidencji. Argumentowali, że wynikają one już z poszczególnych informacji o kwocie ulgi i stanowiłyby tylko powtórzenie (np. data wystawienia i znak faktury, przychód ogółem, wynagrodzenia). Ustawodawca uwzględnił jednak jedynie część propozycji (zrezygnowano z podawania w ewidencji danych dotyczących przychodu, wynagrodzeń pracowników oraz stanu zatrudnienia ogółem oraz osób niepełnosprawnych). Niestety do rozporządzenia nie został też dodany wzór ewidencji, który z pewnością ułatwiłby jej sporządzanie, szczególnie w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów. Na etapie prac nad nowelizacją ustawy nie pomyślano bowiem o wprowadzeniu ustawowego upoważnienia do wydania rozporządzenia określającego wzór takiej ewidencji.
● długi okres przechowywania
Zgodnie z par. 7 rozporządzenia w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na PFRON ewidencja wystawionych informacji o kwocie ulgi ma być przechowywana w siedzibie sprzedającego przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje w niej uwidocznione. Z jednej strony wskazanie konkretnego terminu przechowywania ewidencji to dla pracodawców duża nowość. Z drugiej wątpliwości budzi jego długość, tym bardziej że udzielanie ulg nie ma charakteru pomocy publicznej według przepisów unijnych, gdzie faktycznie terminy dotyczące przechowywania danych o udzielonej pomocy są dłuższe.
Ministerstwo uzasadniało, że nie jest możliwe skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 5 lat – biorąc pod uwagę 6-miesięczny okres na uwzględnienie przysługującej kwoty obniżenia we wpłatach na fundusz oraz 5-letni termin przedawnienia zobowiązania nabywcy do wpłaty na PFRON zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.). Dziesięcioletni termin umożliwia zaś kontrolę sprzedającego w razie wykrycia nieprawidłowości w deklaracjach wpłat składanych przez nabywcę.
Moim zdaniem stosowanie w tym przypadku wprost przepisów ordynacji podatkowej w zakresie przedawnienia jest pewnym uproszczeniem (kooperacja między partnerami ma przecież charakter cywilnoprawny). Dlatego uważam, że ustalenie 10-letniego terminu przechowywania ewidencji ma wyłącznie ułatwić PFRON kontrolę sprzedającego, nie jest natomiast uzasadnione pod względem prawnym i faktycznym.
● tajemnica przedsiębiorstwa
Już na etapie projektu rozporządzenia duże obawy pracodawców budziła kwestia danych, jakie powinny być obligatoryjnie zawarte w nowych formularzach INF-U przekazywanych kontrahentom. Chodzi przede wszystkim o te dotyczące przychodu ogółem, wynagrodzeń i stanu zatrudnienia przedsiębiorcy w danym miesiącu, wpisywane w pozycjach 33 i 35-37 INF-U. Na podstawie tych danych zostaje obliczona kwota obniżenia. Ich uwzględnienie w formularzu umożliwia nabywcy weryfikację, czy obliczenie kwoty ulgi zostało dokonane przez sprzedającego prawidłowo. Błędy w obliczeniu skutkują poważnymi konsekwencjami dla nabywcy – wymagają sporządzenia korekty deklaracji miesięcznych wpłat na PFRON, a także – w razie uiszczenia należnej wpłaty w niepełnej wysokości – mogą stanowić podstawę do wystawienia przez fundusz tytułu wykonawczego zgodnie z ustawą z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 599 ze zm.).
Pracodawcy wskazują jednak, że dane z poz. 33 i 35-37 stanowią tajemnicę handlową przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Z jednej strony należy uznać słuszność postulatu nabywców co do możliwości weryfikacji danych przesyłanych im przez podmiot udzielający ulgi. Dzięki temu zyskali oni możliwość bieżącej kontroli sprzedającego oraz samego sposobu wyliczenia kwoty ulgi. W poprzednim stanie prawnym mieli w tym zakresie utrudnione zadanie – zależne to było od indywidualnej umowy między poszczególnymi kontrahentami. Z drugiej jednak strony należy się zgodzić z pracodawcami udzielającymi ulgi, że w poszczególnych przypadkach przekazywane co miesiąc dane, dotyczące m.in. przychodu i wysokości wynagrodzeń pracowników, mogą istotnie naruszać reguły konkurencji, tym bardziej że dotyczy to często firm świadczących podobne usługi na tym samym rynku. Wiedza ta może wpływać na zawierane kontrakty oraz negocjacje między poszczególnymi przedsiębiorstwami.
Niestety na etapie konsultacji społecznych resort rodziny nie znalazł salomonowego rozwiązania. W swoich wyjaśnieniach wskazał, że dla zakwalifikowania informacji jako tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa istotne jest zweryfikowanie, czy stanowi ona wartość gospodarczą, czy jest powszechnie dostępna oraz czy przedsiębiorca podjął działania zmierzające do zachowania tajemnicy. Zdaniem MRPiPS bez podjęcia przez pracodawcę działań w celu zachowania poufności informacji nie można ich traktować jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli więc informacje zawarte w poz. 33, 35-37 nie spełniają powyższych przesłanek, to nie mamy do czynienia z tajemnicą handlową. Ministerstwo twierdzi, że jeśli te dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, to pracodawca zawsze ma możliwość zawarcia z kontrahentem (nabywcą) stosownej umowy o zachowaniu poufności.
Moim zdaniem dane wskazywane przez większość pracodawców udzielających ulg (szczególnie w branży ochroniarskiej i sprzątającej) w zakresie przychodu, wynagrodzeń i stanu zatrudnienia mogą mieć charakter tajemnicy handlowej. Dlatego w związku z nieuwzględnieniem uwag pracodawców konieczne będzie dodatkowe umowne zabezpieczenie w tym zakresie.
● irytujące opóźnienia
Nie sposób nie zauważyć, że każde z nowych rozporządzeń zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw tuż przed ich wejściem w życie (29 i 30 czerwca br.). Może to tym bardziej dziwić, że nowelizacja ustawy nakładająca obowiązek ich wydania została uchwalona we wrześniu ubiegłego roku. Mimo więc bardzo długiego vacatio legis nowe rozporządzenia pojawiły się w ostatniej chwili. Na przygotowanie się do nich pracodawcy mieli bardzo mało czasu.
Niepokoi również problem z przystosowaniem systemu informatycznego do nowych rozwiązań. Niestety powtarza się on przy okazji każdej większej nowelizacji. ©?
! Ustalenie 10-letniego terminu przechowywania ewidencji ma ułatwić PFRON kontrolę sprzedającego, ale nie jest uzasadnione prawnie ani faktycznie.
Co i od kiedy obowiązuje
1 lipca 2016 r. weszły w życie dwa nowe rozporządzenia dotyczące przesyłanych do PFRON informacji i deklaracji:
● rozporządzenie w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten fundusz (Dz.U. poz. 956),
● rozporządzenie w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 938).
Z kolei nowe wzory formularzy z informacjami o ulgach, a także zasady, według których powinna być prowadzona ewidencja tych ulg we wpłatach na PFRON, określa:
● rozporządzenie w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz.U. z poz. 928).
Każde z powyższych rozporządzeń zawiera nowe (choć miejscami tylko nieznacznie zmienione) wzory druków, które pracodawcy w każdym miesiącu przesyłają do PFRON, np. INF-1 w zakresie informacji o stanie zatrudnienia czy DEK-I-0 w zakresie wpłat na ten fundusz.
Ponadto od 1 lipca 2016 r. obowiązują również:
● rozporządzenie w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 951),
● rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 951).
Wszystkie wymienione akty wykonawcze zostały wydane przez ministra rodziny, pracy i polityki społecznej 22 czerwca 2016 r.