Przedstawiamy wytyczne dotyczące funkcjonowania usług kurierskich w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce przygotowane przez Ministerstwo Rozwoju w konsultacji z Głównym Inspektoratem Sanitarnym.
Cel Wytycznych:
- Zwiększenie bezpieczeństwa osób związanych ze świadczeniem usług pocztowych (w tym doręczaniem przesyłek kurierskich) przez Operatorów Pocztowych, w szczególności ich pracowników, współpracowników, kontrahentów, nadawców, odbiorców.
- Minimalizowanie ryzyka zakażenia pracowników przez osoby z zewnątrz, w szczególności nadawców lub odbiorców.
- Ograniczenie liczby kontaktów na terenie obiektów wykorzystywanych przez Operatorów Pocztowych do świadczenia usług pocztowych, w tym w placówkach pocztowych, a także podczas doręczania przesyłek w miejscu wskazanym.
- Kompleksowe działanie przeciwepidemiczne dostosowane do etapu zaawansowania epidemii.
Wytyczne zostały podzielone na pięć części:
- Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa.
- Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników.
- Dodatkowe rekomendacje.
- Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza placówkami pocztowymi.
- Zapewnienie bezdotykowej obsługi w placówkach pocztowych.
Charakter Wytycznych i ich adresaci:
- Wytyczne stanowią zalecenia skierowane do operatorów pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (dalej „Operatorzy Pocztowi”), w szczególności doręczających przesyłki kurierskie. Ilekroć w dalszej części Wytycznych mowa jest o pracownikach, należy przez to rozumieć pracowników Operatorów Pocztowych, bez względu na formę prawną zatrudnienia.
- wirusie, należy przez to rozumieć wirus SARS-Cov-2,
- zakażeniach, należy przez to rozumieć zakażenia wirusem SARS-CoV-2.
- z zastrzeżeniem pierwszeństwa powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
- o ile nie naruszają tych przepisów.
Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa:
- Poinformowanie pracowników, że nie mogą przychodzić do pracy wówczas, kiedy zaobserwują u siebie niepokojące objawy wskazujące na chorobę zakażoną, mieli kontakt z osobą podejrzana o zakażenie, chorą, zakażoną, izolowaną, kwarantannowaną.
- Należy pracownikom zapewnić środki ochrony twarzy i rąk zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do środków ochrony twarzy zaliczają się m.in. szyby ochronne lub zamiennie przesłony pleksi (dla obsługi klienta), bariery odległościowe, gogle, maseczki ochronne i inne narzędzia lub sposoby zmniejszające ryzyko zakażenia się od osób zakażonych lub chorych. Do środków ochrony rąk zalicza się rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk stosowane łącznie lub zamiennie z rękawiczkami, w zależności od charakteru czynności jaka wykonuje pracownik.
- Zaleca się wprowadzenie, o ile to możliwe, (a tam gdzie przepisy prawa nakładają taki obowiązek zobowiązuje się do wprowadzenia) wymogu zasłaniania ust i nosa w lokalach wykorzystywanych do świadczenia usług pocztowych (także tych, które nie są ogólnie dostępne) przez osoby odwiedzające te lokale (tj. osoby inne, niż wykonujące stale czynności zawodowe w tych lokalach).
- utrzymanie wymaganej prawem odległości pomiędzy pracownikami (ich stanowiskami pracy), a jeśli to nie możliwe z uwagi na charakter wykonywanych prac:
- restrykcyjne przestrzeganie noszenia środków ochrony osobistej.
- wprowadzenie różnych godzin przerw o ile istotnie to nie narusza przebiegu procesu usługowego;
- ograniczenie liczby miejsc na stołówce (maksymalnie jedna osoba siedząca przy stoliku lub zachowanie wymaganej prawem odległości między pracownikami);
- maksymalne ograniczenie liczby osób, które korzystają w tym samym czasie z szatni/łaźni na terenie firmy do osób, które obejmują stanowiska pracy powodujące znaczne zabrudzenie ciała i odzieży, w szczególności poprzez dążenie do odpowiedniej rotacji korzystania z tych miejsc lub korzystania przez pracowników znajdujących się w tych miejscach z odpowiednich środków ochronnych, o ile ze względu na charakter tych miejsc jest to możliwe.
- Należy zawiesić wykonywanie obligatoryjnych badań okresowych pracowników oraz okresowych szkoleń, których nie można przeprowadzać w sposób zdalny. Zaleca się prowadzenie szkoleń w trybie online.
- Zaleca się zapewnienie rozliczalności informacji dotyczących przypisania pracowników do konkretnych stanowisk lub obszarów pracy oraz w miarę możliwości organizacyjnych, ograniczenie do niezbędnego minimum sieci powiązań oraz częstotliwości osobistych kontaktów służbowych pomiędzy poszczególnymi pracownikami.
Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników:
- powstrzymali się od wychodzenia z domu,
- niezwłocznie skonsultowali telefonicznie z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej w celu uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia udali się transportem indywidualnym do najbliższego szpitalnego oddziału zakaźnego. Pracowników należy poinformować o konieczności stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie: https://www.gov.pl/web/koronawirus/.
- Niezwłoczne informowanie pracowników, o ile to możliwe, o zidentyfikowanym ryzyku kontaktu z osobami zakażonymi. W tej kwestii należy ściśle współpracować z powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, która prowadzi dochodzenie epidemiologiczne. Zaleca się ustalenie listy pracowników mogący mieć bliski kontakt z osobą zakażoną.
- Gruntowne sprzątanie całej sekcji obiektu oraz dezynfekcja wszystkich powierzchni wspólnych których mogła dotykać osoba zakażona (klamki, blaty, poręce, uchwyty, blaty itp.). Proponuje się wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obszar sprzątania i dezynfekcji, która będzie czuwać nad prawidłowym wyborem i zastosowaniem preparatów dezynfekcyjnych.
- Zaleca się opracowanie procedury, na podstawie ogólnodostępnych zaleceń i rekomendacji, zawierającej informacje w jakich okolicznościach części obiektu powinny zostać wykluczone na dłuższy okres czasu (np. brak możliwości bieżącego sprzątnięcia i dezynfekcji pomieszczeń), czy jakie dodatkowe środki ochrony związane z powyższą sytuacją powinny zostać wprowadzone w tym obiekcie, w szczególności w jaki sposób skutecznie izolować część potencjalnie zakażoną.
- Zaleca się kontakt z powiatową stacja sanitarno-epidemiologiczną w celu konsultacji, czy należy wdrożyć dodatkowe procedury, biorąc pod uwagę zaistniały przypadek.
Dodatkowe rekomendacje:
- tam gdzie jest to możliwe stworzenie zespołów, z których każdy podczas zmiany pracuje w izolacji od pozostałych;
- dopasowanie pracy zmianowej w ten sposób, aby zespoły nie miały ze sobą fizycznego kontaktu;
- wprowadzenie pracy zdalnej dla stanowisk, gdzie jest to możliwie; ograniczenie do niezbędnego minimum ilości pracowników niezbędnych do utrzymania operacji;
- wprowadzenie różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy oraz wprowadzenie możliwości odbywania przerw śniadaniowych przy stanowisku pracy (z zastrzeżeniem innych norm sanitarnych i higienicznych);
- ograniczenie możliwości przebywania osób w pomieszczeniach socjalnych.
- Ograniczenia dotyczące współpracy zewnętrznej - delegacje i spotkania zewnętrzne, które nie są absolutnie niezbędne, powinny być zawieszone.
- Odprawy pracownicze powinny odbywać się w miarę możliwości na wolnym powietrzu, a spotkania i narady wewnętrzne, jeśli są niezbędne, powinny być przeprowadzane przy otwartych oknach (o ile to możliwe).
- Przekazanie pracownikom zaleceń dotyczących częstego mycia rąk i unikania powitań poprzez podanie ręki.
- Wdrożenie procedur prewencyjnego bezdotykowego pomiaru temperatury ciała pracowników, za ich zgodą.
- Wdrożenie procedur prewencyjnego odkażania, w tym: zdefiniowanie miejsc (wejścia, główne ciągi komunikacyjne, szatnie, jadalnie), sposobu realizacji i częstotliwość w zależności od ruchu i liczby osób oraz punktów styku (klamki, poręcze, systemy sterowania DCS, stacje operatorskie, biurka, pulpity - dezynfekcja co najmniej raz na zmianę).
- Częste wietrzenie pomieszczeń, unikanie korzystania z klimatyzacji.
- Dbałość o czystość i higienę toalet. Zaleca się ich dezynfekowanie co najmniej 4 razy na zmianę.
- Dbałość o higienę stanowiska pracy - regularne dezynfekowanie klawiatury, myszki, długopisu/ rysika i innych często dotykanych powierzchni i przedmiotów.
- Przestrzeganie zasad częstego mycia rak wodą z mydłem, w tym od razu po przyjściu do pracy, kasłania/ kichania w zgięcie łokciowe lub chusteczkę, po czym dokładne umycie rąk.
Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza oddziałem:
- Obowiązek zasłaniania ust i nosa przez pracowników - kurierów, listonoszy a także zachęcanie adresatów przesyłek do zasłaniania ust i nosa przy kontakcie z kurierem, niezależnie od miejsca odbioru przesyłki.
- Obowiązek korzystania przez pracowników ze środków ochrony osobistej zapewnionych przez pracodawcę a sprzyjających minimalizacji ryzyka rozprzestrzeniania się SARS-CoV-2.
- Ograniczenie kontaktu fizycznego m.in. poprzez niepodawanie dłoni na przywitanie.
- Przestrzeganie zawieszenia wykonywania w okresie epidemii obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki kurierskiej, oraz - w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo - możliwie szerokie stosowanie alternatywnych form potwierdzenia doręczenia innych przesyłek wymagających potwierdzenia doręczenia.
- Maksymalne ograniczenie przypadków przekazywania przedmiotów (w tym skanerów, długopisów) podczas procesów odbierania i nadawania przesyłek.
- Ograniczenie wszelkich formalności pisemnych np. przy składaniu reklamacji.
- Zachęcanie klientów do płatności za przesyłki za pobraniem w formie bezgotówkowej.
- Podczas przyjmowania gotówki zalecane jest używanie rękawiczek przez pracowników lub stosowanie środków dezynfekujących.
- O ile nie stoi to w sprzeczności z charakterem usługi, zniesienie lub ograniczenie do niezbędnego minimum obowiązku oczekiwania przez pracownika - kuriera na sprawdzenie przesyłki przez odbiorcę.
Zapewnienie bezdotykowej obsługi w oddziałach:
- Kolejka oczekujących powinna pozostać na zewnątrz budynku, w którym znajduje się placówka pocztowa, a jeżeli nie jest to możliwe, należy zapewnić, aby ilość osób oczekujących wewnątrz budynku oraz odległość między nimi odpowiadały wymogom obowiązującego prawa 1,5 m.
- Wydzielenie specjalnych stref bezpieczeństwa w placówkach pocztowych, zapewniających odległość klienta od pracownika - 1,5 metra lub zamontowanie barier ochronnych pomiędzy klientem a pracownikiem.
- Ograniczenie liczby klientów przebywających w tym samym czasie w placówce pocztowej adekwatnie do wymogów obowiązującego prawa.
- Ograniczenie możliwości pakowania przesyłek w placówkach pocztowych. Nadawca - z założenia - powinien posiadać przesyłkę odpowiednio przygotowaną do wysyłki, aby czas jego przebywania w placówce pocztowej był możliwie najkrótszy.
- Wprowadzenie procedur związanych z dezynfekcją elementów infrastruktury wykorzystywanej przy świadczeniu usług pocztowych, z którą bezpośredni kontakt mają nadawcy lub odbiorcy.