Wytyczne MR i GIS dotyczące funkcjonowania usług kurierskich w trakcie epidemii COVID-19

Przedstawiamy wytyczne dotyczące funkcjonowania usług kurierskich w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce przygotowane przez Ministerstwo Rozwoju w konsultacji z Głównym Inspektoratem Sanitarnym.

Cel Wytycznych:

• Zwiększenie bezpieczeństwa osób związanych ze świadczeniem usług pocztowych (w tym doręczaniem przesyłek kurierskich) przez Operatorów Pocztowych, w szczególności ich pracowników, współpracowników, kontrahentów, nadawców, odbiorców.
• Minimalizowanie ryzyka zakażenia pracowników przez osoby z zewnątrz, w szczególności nadawców lub odbiorców.
• Ograniczenie liczby kontaktów na terenie obiektów wykorzystywanych przez Operatorów Pocztowych do świadczenia usług pocztowych, w tym w placówkach pocztowych, a także podczas doręczania przesyłek w miejscu wskazanym.
• Kompleksowe działanie przeciwepidemiczne dostosowane do etapu zaawansowania epidemii.

Wytyczne zostały podzielone na pięć części:

• Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa.
• Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników.
• Dodatkowe rekomendacje.
• Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza placówkami pocztowymi.
• Zapewnienie bezdotykowej obsługi w placówkach pocztowych.

Charakter Wytycznych i ich adresaci:

• Wytyczne stanowią zalecenia skierowane do operatorów pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (dalej „Operatorzy Pocztowi”), w szczególności doręczających przesyłki kurierskie. Ilekroć w dalszej części Wytycznych mowa jest o pracownikach, należy przez to rozumieć pracowników Operatorów Pocztowych, bez względu na formę prawną zatrudnienia.
• wirusie, należy przez to rozumieć wirus SARS-Cov-2,
• zakażeniach, należy przez to rozumieć zakażenia wirusem SARS-CoV-2.
• z zastrzeżeniem pierwszeństwa powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• o ile nie naruszają tych przepisów.

Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa:

• Poinformowanie pracowników, że nie mogą przychodzić do pracy wówczas, kiedy zaobserwują u siebie niepokojące objawy wskazujące na chorobę zakażoną, mieli kontakt z osobą podejrzana o zakażenie, chorą, zakażoną, izolowaną, kwarantannowaną.
• Należy pracownikom zapewnić środki ochrony twarzy i rąk zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do środków ochrony twarzy zaliczają się m.in. szyby ochronne lub zamiennie przesłony pleksi (dla obsługi klienta), bariery odległościowe, gogle, maseczki ochronne i inne narzędzia lub sposoby zmniejszające ryzyko zakażenia się od osób zakażonych lub chorych. Do środków ochrony rąk zalicza się rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk stosowane łącznie lub zamiennie z rękawiczkami, w zależności od charakteru czynności jaka wykonuje pracownik.
• Zaleca się wprowadzenie, o ile to możliwe, (a tam gdzie przepisy prawa nakładają taki obowiązek zobowiązuje się do wprowadzenia) wymogu zasłaniania ust i nosa w lokalach wykorzystywanych do świadczenia usług pocztowych (także tych, które nie są ogólnie dostępne) przez osoby odwiedzające te lokale (tj. osoby inne, niż wykonujące stale czynności zawodowe w tych lokalach).
• utrzymanie wymaganej prawem odległości pomiędzy pracownikami (ich stanowiskami pracy), a jeśli to nie możliwe z uwagi na charakter wykonywanych prac:
• restrykcyjne przestrzeganie noszenia środków ochrony osobistej.
• wprowadzenie różnych godzin przerw o ile istotnie to nie narusza przebiegu procesu usługowego;
• ograniczenie liczby miejsc na stołówce (maksymalnie jedna osoba siedząca przy stoliku lub zachowanie wymaganej prawem odległości między pracownikami);
• maksymalne ograniczenie liczby osób, które korzystają w tym samym czasie z szatni/łaźni na terenie firmy do osób, które obejmują stanowiska pracy powodujące znaczne zabrudzenie ciała i odzieży, w szczególności poprzez dążenie do odpowiedniej rotacji korzystania z tych miejsc lub korzystania przez pracowników znajdujących się w tych miejscach z odpowiednich środków ochronnych, o ile ze względu na charakter tych miejsc jest to możliwe.
• Należy zawiesić wykonywanie obligatoryjnych badań okresowych pracowników oraz okresowych szkoleń, których nie można przeprowadzać w sposób zdalny. Zaleca się prowadzenie szkoleń w trybie online.
• Zaleca się zapewnienie rozliczalności informacji dotyczących przypisania pracowników do konkretnych stanowisk lub obszarów pracy oraz w miarę możliwości organizacyjnych, ograniczenie do niezbędnego minimum sieci powiązań oraz częstotliwości osobistych kontaktów służbowych pomiędzy poszczególnymi pracownikami.

Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników:

• powstrzymali się od wychodzenia z domu,
• niezwłocznie skonsultowali telefonicznie z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej w celu uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia udali się transportem indywidualnym do najbliższego szpitalnego oddziału zakaźnego. Pracowników należy poinformować o konieczności stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie: https://www.gov.pl/web/koronawirus/.
• Niezwłoczne informowanie pracowników, o ile to możliwe, o zidentyfikowanym ryzyku kontaktu z osobami zakażonymi. W tej kwestii należy ściśle współpracować z powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, która prowadzi dochodzenie epidemiologiczne. Zaleca się ustalenie listy pracowników mogący mieć bliski kontakt z osobą zakażoną.
• Gruntowne sprzątanie całej sekcji obiektu oraz dezynfekcja wszystkich powierzchni wspólnych których mogła dotykać osoba zakażona (klamki, blaty, poręce, uchwyty, blaty itp.). Proponuje się wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obszar sprzątania i dezynfekcji, która będzie czuwać nad prawidłowym wyborem i zastosowaniem preparatów dezynfekcyjnych.
• Zaleca się opracowanie procedury, na podstawie ogólnodostępnych zaleceń i rekomendacji, zawierającej informacje w jakich okolicznościach części obiektu powinny zostać wykluczone na dłuższy okres czasu (np. brak możliwości bieżącego sprzątnięcia i dezynfekcji pomieszczeń), czy jakie dodatkowe środki ochrony związane z powyższą sytuacją powinny zostać wprowadzone w tym obiekcie, w szczególności w jaki sposób skutecznie izolować część potencjalnie zakażoną.
• Zaleca się kontakt z powiatową stacja sanitarno-epidemiologiczną w celu konsultacji, czy należy wdrożyć dodatkowe procedury, biorąc pod uwagę zaistniały przypadek.

Dodatkowe rekomendacje:

• tam gdzie jest to możliwe stworzenie zespołów, z których każdy podczas zmiany pracuje w izolacji od pozostałych;
• dopasowanie pracy zmianowej w ten sposób, aby zespoły nie miały ze sobą fizycznego kontaktu;
• wprowadzenie pracy zdalnej dla stanowisk, gdzie jest to możliwie; ograniczenie do niezbędnego minimum ilości pracowników niezbędnych do utrzymania operacji;
• wprowadzenie różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy oraz wprowadzenie możliwości odbywania przerw śniadaniowych przy stanowisku pracy (z zastrzeżeniem innych norm sanitarnych i higienicznych);
• ograniczenie możliwości przebywania osób w pomieszczeniach socjalnych.
• Ograniczenia dotyczące współpracy zewnętrznej - delegacje i spotkania zewnętrzne, które nie są absolutnie niezbędne, powinny być zawieszone.
• Odprawy pracownicze powinny odbywać się w miarę możliwości na wolnym powietrzu, a spotkania i narady wewnętrzne, jeśli są niezbędne, powinny być przeprowadzane przy otwartych oknach (o ile to możliwe).
• Przekazanie pracownikom zaleceń dotyczących częstego mycia rąk i unikania powitań poprzez podanie ręki.
• Wdrożenie procedur prewencyjnego bezdotykowego pomiaru temperatury ciała pracowników, za ich zgodą.
• Wdrożenie procedur prewencyjnego odkażania, w tym: zdefiniowanie miejsc (wejścia, główne ciągi komunikacyjne, szatnie, jadalnie), sposobu realizacji i częstotliwość w zależności od ruchu i liczby osób oraz punktów styku (klamki, poręcze, systemy sterowania DCS, stacje operatorskie, biurka, pulpity - dezynfekcja co najmniej raz na zmianę).
• Częste wietrzenie pomieszczeń, unikanie korzystania z klimatyzacji.
• Dbałość o czystość i higienę toalet. Zaleca się ich dezynfekowanie co najmniej 4 razy na zmianę.
• Dbałość o higienę stanowiska pracy - regularne dezynfekowanie klawiatury, myszki, długopisu/ rysika i innych często dotykanych powierzchni i przedmiotów.
• Przestrzeganie zasad częstego mycia rak wodą z mydłem, w tym od razu po przyjściu do pracy, kasłania/ kichania w zgięcie łokciowe lub chusteczkę, po czym dokładne umycie rąk.

Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza oddziałem:

• Obowiązek zasłaniania ust i nosa przez pracowników - kurierów, listonoszy a także zachęcanie adresatów przesyłek do zasłaniania ust i nosa przy kontakcie z kurierem, niezależnie od miejsca odbioru przesyłki.
• Obowiązek korzystania przez pracowników ze środków ochrony osobistej zapewnionych przez pracodawcę a sprzyjających minimalizacji ryzyka rozprzestrzeniania się SARS-CoV-2.
• Ograniczenie kontaktu fizycznego m.in. poprzez niepodawanie dłoni na przywitanie.
• Przestrzeganie zawieszenia wykonywania w okresie epidemii obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki kurierskiej, oraz - w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo - możliwie szerokie stosowanie alternatywnych form potwierdzenia doręczenia innych przesyłek wymagających potwierdzenia doręczenia.
• Maksymalne ograniczenie przypadków przekazywania przedmiotów (w tym skanerów, długopisów) podczas procesów odbierania i nadawania przesyłek.
• Ograniczenie wszelkich formalności pisemnych np. przy składaniu reklamacji.
• Zachęcanie klientów do płatności za przesyłki za pobraniem w formie bezgotówkowej.
• Podczas przyjmowania gotówki zalecane jest używanie rękawiczek przez pracowników lub stosowanie środków dezynfekujących.
• O ile nie stoi to w sprzeczności z charakterem usługi, zniesienie lub ograniczenie do niezbędnego minimum obowiązku oczekiwania przez pracownika - kuriera na sprawdzenie przesyłki przez odbiorcę.

Zapewnienie bezdotykowej obsługi w oddziałach:

• Kolejka oczekujących powinna pozostać na zewnątrz budynku, w którym znajduje się placówka pocztowa, a jeżeli nie jest to możliwe, należy zapewnić, aby ilość osób oczekujących wewnątrz budynku oraz odległość między nimi odpowiadały wymogom obowiązującego prawa 1,5 m.
• Wydzielenie specjalnych stref bezpieczeństwa w placówkach pocztowych, zapewniających odległość klienta od pracownika - 1,5 metra lub zamontowanie barier ochronnych pomiędzy klientem a pracownikiem.
• Ograniczenie liczby klientów przebywających w tym samym czasie w placówce pocztowej adekwatnie do wymogów obowiązującego prawa.
• Ograniczenie możliwości pakowania przesyłek w placówkach pocztowych. Nadawca - z założenia - powinien posiadać przesyłkę odpowiednio przygotowaną do wysyłki, aby czas jego przebywania w placówce pocztowej był możliwie najkrótszy.
• Wprowadzenie procedur związanych z dezynfekcją elementów infrastruktury wykorzystywanej przy świadczeniu usług pocztowych, z którą bezpośredni kontakt mają nadawcy lub odbiorcy.