Popełnienie formalnych uchybień podczas zgromadzenia wspólników spółki z o.o. może być przyczyną zaskarżenia podjętych uchwał, a w konsekwencji nawet ich unieważnienia. Jakich reguł muszą zatem przestrzegać wspólnicy przeprowadzający zgromadzenie?
/>
dr Marcin Borkowski, radca prawny w kancelarii Grynhoff Woźny Wspólnicy
Obowiązuje zasadą, że wspólnicy biorą udział w zgromadzeniu osobiście. Jeżeli jednak przepisy kodeksu spółek handlowych lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, to wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu oraz głosować przez pełnomocników.
Pełnomocnictwa trzeba udzielić na piśmie pod rygorem nieważności i dołączyć do księgi protokołów. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.
Zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Jednak z przepisów kodeksu spółek handlowych lub postanowień umowy spółki może wynikać obowiązek przestrzegania tzw. kworum.
Jeżeli w danej spółce obowiązuje wymóg kworum, to zgromadzenie nie może obradować, jeżeli nie będzie na nim reprezentowana określona liczba udziałów. W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia takiej uchwały.
Generalnie wspólnik ma prawo głosować przy podejmowaniu każdej uchwały. Nie może jednak ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Co do zasady, głosowanie na zgromadzeniu wspólników jest jawne.
W pewnych jednak sytuacjach musi być utajnione. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, a także w sprawach osobowych.
Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.