Prowadzenie księgi udziałów jest jednym z obowiązków zarządu spółki z o.o. Do księgi udziałów wpisuje się nazwisko i imię albo firmę (nazwę) wspólnika, siedzibę i adres wspólnika, liczbę posiadanych przez wspólnika udziałów oraz ich wartość nominalną. W rubryce „Uwagi” jest również miejsce na informacje dotyczące ustanowienia zastawu lub użytkowania i wykonywania prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika oraz wszelkie zmiany dotyczące wspólników i przysługujących im udziałów. Przykładowo w przypadku zbycia udziałów wspólnik zbywający udziały powinien zostać wykreślony z księgi, a na jego miejsce wpisany ich nabywca.

Prawo wglądu do księgi udziałów przysługuje każdemu wspólnikowi i powinno być realizowane w siedzibie spółki (art. 188 par. 2 k.s.h.).

Księga udziałów stanowi podstawę do stworzenia listy wspólników. Po każdym wpisaniu zmiany w księdze udziałów zarząd spółki ma obowiązek złożyć do KRS podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę udziałów z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu bądź użytkowania udziału.

Warto pamiętać, że w odpisie KRS uwzględnieni są tylko ci wspólnicy, którzy mają co najmniej 10 proc. udziałów w spółce. Jeśli interesuje nas pełna lista wspólników, powinniśmy szukać jej w aktach rejestrowych spółki.

Za niewywiązanie się z obowiązku prowadzenia księgi udziałów oraz niezłożenie sądowi rejestrowemu listy wspólników członkowi zarządu grozi kara grzywny do 20 000 zł (art. 594 par. 1 pkt 2 k.s.h.).

Jeśli zarząd odkryje, że w spółce nie była wcześniej prowadzona księga udziałów, powinien niezwłocznie usunąć te niedopatrzenie, a nawet dołożyć starań, aby uwzględnić w niej zdarzenia, które zaistniały przed jej założeniem. Przy „rekonstruowaniu” księgi udziałów przydatne mogą się okazać odpisy aktów notarialnych odnoszące się do czynności dokonywanych w spółce oraz kopie akt rejestrowych spółki, które można otrzymać w KRS.