Mimo że system centralny, do którego podłączone są wszystkie gminy, działa niemal od roku, nie znaczy to, iż sprawy można załatwić szybko. Nawet 4 miesiące czeka się na odpis aktu urodzenia w Warszawie.
Reklama
Najgorzej jest w dużych urzędach stanu cywilnego - pojawia się tam najwięcej petentów korzystających z możliwości odmiejscowienia procedur. A to powoduje zatory, bo jeśli dokument nie znajduje się w miejscowym archiwum, trzeba go sprowadzić z innego urzędu. W nim sytuacja również nie jest łatwa. W Warszawie do dziś na niektóre odpisy, np. aktów urodzenia, trzeba czekać nie ustawowych 7 lub 10 dni (w przypadku aktów, które trzeba sprowadzić z innego urzędu), lecz po 3-4 miesiące.
- Czasami przyjeżdżają do nas klienci z zagranicy na kilka dni, licząc na to, że w tym czasie uda im się uzyskać odpis. Gdy słyszą, ile trzeba czekać, łapią się za głowę - przyznaje Marzena Stempień, zastępca kierownika USC w Warszawie. Dodaje, że to niejedyne komplikacje, na jakie są narażeni petenci. ZUS nie honoruje odpisów aktów wydanych do 31 sierpnia 2015 r. [wtedy skończył się okres przejściowy w USC i odpisy zaczęto wydawać na nowych drukach - red.]. - Klientka miała fioletowy akt zgonu, czyli wcześniejszą wersję, a ZUS nie chciał tego przyjąć, żądając dokumentu wydanego już na nowym druku - opowiada Marzena Stempień.
Problemy mają też urzędnicy z Krakowa. - Referat USC w Nowej Hucie mieści się w terminach ustawowych wydania odpisu, tj. 7 dni roboczych, ale czasami nie może dotrzymać terminu 10 dni roboczych dla aktów zewnętrznych, gdyż USC, którym zlecono migrację, nie wywiązują się z terminu. Nie są to wszakże częste przypadki. Referat archiwum USC przy ul. Lubelskiej skrócił okres oczekiwania na odpis z 4-5 tygodni do ok. 3 tygodni – przekonuje Edmund Olczak, dyrektor USC w Krakowie.
Nieciekawie sytuacja wygląda też w Łodzi. - Przy realizacji zleceń [ściągania aktów z innych USC w kraju - red.] ustalony 10-dniowy termin nie jest zachowany. Przekroczenie na dziś wynosi 7 dni. Tak niewielkie przekroczenie terminów ustawowych jest możliwe dzięki pracy w godzinach nadliczbowych. Spodziewamy się dużych problemów i wydłużenia terminów z uwagi na rozpoczynającą się absencję chorobową i duże zmęczenie pracowników - przyznaje Grzegorz Gawlik z Urzędu Miasta w Łodzi.
We Wrocławiu na odpis aktu trzeba dziś czekać 14 dni roboczych. A to i tak dotyczy tylko aktów, które urząd ma na miejscu. Gorzej, jeśli akt trzeba skądś sprowadzić - wtedy termin zależy od sprawności działania urzędników z innej części Polski.
Pustki w bazie
Kierownicy USC są zgodni - główną przyczyną komplikacji jest pusta Baza Usług Stanu Cywilnego (BUSC) w ramach Systemu Rejestrów Państwowych. Każdy urząd musi teraz ręcznie przenieść akty ze swoich archiwów i własnych systemów informatycznych do BUSC, zanim wyda odpis obywatelowi. - Rejestr stanu cywilnego wciąż nie zawiera milionów aktów, z których odpisy wydawane były z gminnych baz aktów stanu cywilnego w minionych latach od ręki - mówi Małgorzata Stygar, zastępca kierownika USC we Wrocławiu.
Urzędnicy z Gdańska dodają, że zapełnianie nowej centralnej bazy aktami stanu cywilnego jest żmudnym procesem. - Do sierpnia 2015 r. można było korzystać z poprzedniej aplikacji i druków i wydawać odpisy od ręki. Od września konieczne jest najpierw przeniesienie treści aktu z księgi do systemu komputerowego, zatwierdzenie tego projektu przez kierownika lub zastępcę kierownika USC, a odpisy wydawane są na drukach ścisłego zarachowania, co bardzo przedłuża czas oczekiwania na wydanie pierwszego odpisu z elektronicznego rejestru - mówi Dariusz Wołodźko z gdańskiego magistratu.
Rozwiązaniem problemu byłoby masowe przeniesienie danych z baz gminnych do BUSC. Do tej pory jednak tak się nie stało, m.in. dlatego, że rządowi nie udało się pozyskać na ten cel funduszy europejskich z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. - Z tego względu zasada odmiejscowienia pobierania odpisów realizuje się wyłącznie w zakresie odmiejscowienia składania wniosku o odpis, ale czas jego realizacji znacząco się wydłużył. A jak wynika z uwag klientów, to długi czas oczekiwania na odpis i konieczność powtórnej wizyty w USC po odbiór dokumentu stanowi dla nich największą niedogodność - mówi Małgorzata Stygar z wrocławskiego USC.
Leszek Jaworski prawnik specjalizujący się w prawie administracyjnym
Tomasz Żółciak dziennikarz DGP