Pracownik z rodziną (żona i dwoje dzieci w wieku 2 lata i 3,5 roku) wyjechał na dwutygodniowe wczasy do Egiptu. Po kilku dniach pobytu został odwołany z urlopu. Wbrew sugestiom pracodawcy, że wezwanie dotyczy tylko jego i nie powinno wpłynąć na wypoczynek reszty rodziny, razem z pracownikiem do Polski wróciły żona i dzieci. Małżonkowie uznali bowiem, że jednej osobie trudno będzie zapewnić odpowiednią opiekę dwóm małym dzieciom. Czy pracodawca musi zwrócić pracownikowi całą kwotę wydaną przez niego na zakup wczasów? Czy dotyczy to także kosztów poniesionych na wypoczynek jego rodziny? Czy zwrotowi podlegają koszty zakupionego specjalnie na tę okazję sprzętu do nurkowania.
Odwołanie z urlopu, choć bez wątpienia psuje pracownikowi wypoczynek, jest dopuszczalne pod warunkiem, że obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna oraz że wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania przez niego urlopu. Wezwany do powrotu z wakacji pracownik ma obowiązek stawić się w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Niepodporządkowanie się poleceniu może być uznane za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, co upoważnia pracodawcę do kary porządkowej, a nawet do
zwolnienia pracownika.
Wydając polecenie powrotu, pracodawca musi jednak liczyć się z obowiązkiem zwrotu podwładnemu kosztów poniesionych przez niego w związku z odwołaniem go z urlopu. Jakich? Przepisy tego nie wyjaśniają.
Przyjmuje, że do kosztów, które pracodawca ma obowiązek zwrócić, należą m.in. wydatki poniesione „z góry” np. na zakup wczasów czy
wycieczki. Jednak nie całość opłaty, a tylko za czas pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania. Tak więc jeśli pracownik wraz z rodziną przerwał swój pobyt na wczasach po czterech dniach, pracodawca powinien zwrócić mu koszt tych wczasów obniżony o cenę czterech dni wypoczynku. Ale tylko jeśli pracownikowi nie udało się uzyskać zwrotu z biura podróży.
Pracodawca ma również obowiązek zwrócić pracownikowi koszty, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu. Chodzi tu przede wszystkim o dodatkowe koszty podróży powrotnej pracownika i członków jego rodziny. Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu tych kosztów, chyba że np. w przypadku
biletów lotniczych linie zmienią termin powrotu bez opłat.
Zwrócone powinny być również wydatki na imprezy kulturalne, turystyczne i rozrywkowe, w których zamierzał uczestniczyć. Jeśli w ramach wczasów miał on zapewnioną możliwość kursu nurkowania, to i te koszty powinny mu być zwrócone. Jednak wydatki na potrzebny do tego sprzęt już nie. Podobnie, jeśli przed wyjazdem pracownik chodził na
kurs językowy, chcąc przygotować się do zagranicznej wycieczki, za tę inwestycję nie otrzyma rekompensaty. Nie otrzyma jej też, jeśli w związku z wezwaniem pracodawcy nie mógł podjąć, tak jak planował, pracy zarobkowej na urlopie. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku rekompensować pracownikowi utraconych przez niego korzyści, a tylko faktycznie poniesione wydatki.
Trzeba podkreślić, że jeśli pracownik w związku z odwołaniem powrócił z urlopu wraz z rodziną, kosztami pozostającymi w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu będą również wydatki przypadające na członków rodziny.
Pracodawca nie ma przy tym prawa kwestionować zasadności powrotu wraz z pracownikiem członków jego rodziny. Ani sugerować, że lepiej byłoby, aby
rodzina nie przerywała swojego wypoczynku. Decyzja w tej sprawie należy do pracownika i jeśli on i jego najbliżsi zdecydują, że chcą wszyscy razem wrócić do domu, pracodawca musi uwzględnić również koszty poniesione przez członków jego rodziny.
Pracodawca ma obowiązek refundować zarówno wydatki wezwanego do pracy pracownika, jak i te, które zmuszona była ponieść jego rodzina, jeżeli wskutek decyzji pracodawcy i ona musiała przerwać urlop
Wydatki trzeba udowodnić
Koszty powrotu z urlopu powinny być udokumentowane. Podwładny powinien przedstawić pracodawcy spis wydatków pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu wraz z wszelkimi będącymi w jego posiadaniu dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie (rachunki, faktury).
Jeżeli pracownik nie jest w stanie swoich wydatków udokumentować, koszty podróży pracodawca zwróci mu zgodnie z obowiązującymi w danym zakładzie przepisami dotyczącymi zwrotu kosztów podróży służbowych określonymi czy to w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy w umowie o pracę. A jeśli w firmie nie ma takich odrębnych regulacji, zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Określa je rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
A jeśli pracodawca nie chce płacić
W przypadku niewywiązania się pracodawcy z obowiązku zwrotu poniesionych przez odwołanego z urlopu pracownika kosztów może on walczyć o należne mu pieniądze w sądzie pracy. Pracownik powinien jednak pamiętać, że roszczenia takie ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 par. 1 k.p.). I uwaga! Obowiązek udowodnienia wydatków podlegających zwrotowi obciąża pracownika.
Art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Subskrybuj nas na Youtube