Przyjęty właśnie zbiór dobrych praktyk ma szansę poprawić komunikację sędziów z mediami, a w konsekwencji zaowocować wyższym zaufaniem obywateli do wymiaru sprawiedliwości
OPINIE okiem obywatela
Około rok temu, w czerwcu 2014 r., przewodniczący Krajowej Rady Sądownictwa i minister sprawiedliwości powołali wspólny Zespół ds. Standardów Komunikacji w Sądach, w skład którego weszli członkowie KRS i przedstawiciele Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich MS. Zajmuje się on analizą, badaniami oraz wypracowaniem propozycji zmian i ulepszeń w relacjach sądy – media. Jeden z wątków pracy zespołu doczekał się swego finału. 19 czerwca 2015 r. Krajowa Rada Sądownictwa uchwaliła wypracowany w ramach prac zespołu dokument – „Komunikacja i wizerunek sądów. Zbiór dobrych praktyk dla sądów powszechnych”. Jest on adresowany głównie do prezesów sądów, rzeczników prasowych sądów oraz sędziów. Powinien być jednak także punktem odniesienia dla oczekiwań mediów, przedstawicieli organizacji społecznych zajmujących się sądownictwem czy zainteresowanych obywateli.
Wprowadzanie dobrych praktyk zaprezentowanych w zbiorze ma pomóc w wypełnianiu przez media swojej roli wobec obywateli w odniesieniu do działalności sądów – roli informacyjnej, edukacyjnej i kontrolnej (więcej o tym pisałem w felietonie „Między PR a informacją i edukacją”, Prawnik z 3 kwietnia 2015 r.). Ma służyć usprawnieniu w zdobywaniu informacji, rzetelnemu przekazowi, promocji otwarcia sądów na media, ale i środowiska lokalne.
Zbiór niczego nie narzuca, stąd jako jego autorzy odeszliśmy od zaleceń, standardów na rzecz dobrych praktyk, które mają pokazywać pozytywne wzorce i w sposób miękki skłaniać do przeanalizowania problematyki komunikacji z mediami na poziomie apelacji i okręgów sądowych. Ma być źródłem inspiracji, wykorzystywanym w zależności od potrzeb i możliwości w poszczególnych okręgach sądowych. W pracach nad zbiorem pomogły badania ankietowe przeprowadzone wśród sędziów – rzeczników prasowych, spotkania i dyskusje z prezesami sądów, badania ankietowe dziennikarzy i wreszcie szerokie konsultacje projektu dokumentu. Jest więc to także efekt pracy obu środowisk – sędziowskiego i dziennikarskiego, bazujący również w części na rozwiązaniach istniejących już w Polsce, ale tylko w niektórych okręgach.
Innym, ważnym źródłem inspiracji dla prac zespołu był dorobek Europejskiej Sieci Rad Sądownictwa (ENCJ) podsumowany m.in. w raporcie Justice, Society and Media (Wymiar sprawiedliwości, społeczeństwo i media, ENCJ, 2012). ENCJ zaleca m.in., by w poszczególnych krajach opracować wytyczne (guidelines) dotyczące relacji sądy – media. Trzeba przyznać, że w związku z licznymi komentarzami i uwagami zbiór podlegał licznym zmianom, miał wiele wersji (często znacznie bardziej obszernych i szczegółowych), ucierał się w dyskusji, czasem sporach. Przyjrzyjmy się, jakich głównych zagadnień dotyczy jego finalna wersja, podzielona na pięć części.
Budowanie relacji
Zbiór promuje analizowanie relacji sądy – media zarówno w środowisku sędziowskim (podczas spotkań przedstawicieli sądów 3 instancji), jak i w dyskusji z przedstawicielami mediów. W tym drugim przypadku proponuje organizację cyklicznych spotkań, które byłyby okazją do rozmowy o wzajemnych doświadczeniach i oczekiwaniach. Jako dobra praktyka wskazane też są, organizowane w niektórych sądach, wspólne warsztaty dla sędziów i dziennikarzy, które ułatwiają obustronne zrozumienie poszczególnych aspektów pracy obu grup. Inne propozycje tej części dotyczą opracowania procedur przyjmowania dziennikarzy w sądzie oraz wydzielenia, tam gdzie to jest możliwe, pokoju przeznaczonego dla przedstawicieli mediów.
Autorzy zbioru uważają, że nowoczesna polityka informacyjna sądów powinna opierać się na rzeczniku prasowym wspieranym przez profesjonalne biuro prasowe. Uchwała KRS z listopada 2010 r. „W sprawie organizacji pracy biur prasowych” przyczyniła się do powstania takich biur w niektórych sądach. Nadal jednak zdarza się często, że rzecznicy prasowi nie mają odpowiedniej pomocy w swojej pracy. Zbiór opisuje zadania rzeczników oraz rolę, jaką powinni pełnić pracownicy biur prasowych wspierający ich pracę. Ważne jest także podkreślenie, że aby rzecznik mógł dobrze sprawować swoją funkcję, potrzebna jest praca zespołowa całego sądu, w tym współpraca z przewodniczącymi wydziałów i sędziami.
Udzielanie informacji
Rzetelność informacji, jasność przekazu, szybkość – jak optymalnie sprostać tym wymaganiom? Zbiór wskazuje na wiele możliwych do przyjęcia rozwiązań, jak procedury dotyczące kontaktu dziennikarzy z sądem, specjalna zakładka na stronie internetowej sądu, korzystanie z listy e-mailingowej z kontaktami do mediów, różne sposoby udostępniania informacji o sprawach toczących się w sądzie. Zbiór podkreśla rolę jasnego i zrozumiałego języka przekazu, komunikatywności. Osobną część zajmują uwagi dotyczące przygotowania sądów do rejestrowania przez media podczas rozpraw dźwięku i obrazu.
Wizerunek sądu
Od szybkiego odpowiadania na zapytania dziennikarzy trzeba odróżnić długofalową, przemyślaną strategię informacyjną, która ma wpływ na wizerunek sądów i poziom zaufania do nich, szczególnie w społeczności lokalnej. Transparentność działania sądu, jego przyjazność tam, gdzie to możliwe, otwartość na społeczność lokalną, pomagają w budowie pozytywnego wizerunku. W zbiorze autorzy poruszają m.in. takie zagadnienia, jak rola serwisu internetowego sądu, konferencji prasowych i komunikatów, proaktywnego informowania o sprawach medialnych. Wśród dobrych praktyk dokument wskazuje udział w lokalnych inicjatywach informacyjnych i edukacyjnych, przygotowywanie newsletterów czy rozważne wykorzystanie mediów społecznościowych.
Komunikacja kryzysowa
W życiu każdej instytucji zdarzają się sytuacje kryzysowe, kiedy odpowiednie przygotowanie, wcześniejsze wypracowanie procedur, pomaga w sprawnym, spójnym i rzetelnym przekazywaniu informacji. Zbiór wskazuje tylko podstawowe zasady, jakie powinny przyświecać komunikacji w kryzysie, w tym podkreśla rangę właściwej organizacji pracy w obliczu takiej sytuacji i rolę pracy zespołowej.
Oczywiście wskazane wyżej dobre praktyki są tylko wybranymi elementami dokumentu. Warto zapoznać się z całym zbiorem, dostępnym na stronach internetowych Krajowej Rady Sądownictwa i Ministerstwa Sprawiedliwości.
Co dalej
Zbiór nie jest jedynym projektem, nad którym pracował zespół. Na ukończeniu jest kolejny dokument: „Sądowe abc – poradnik dla dziennikarzy”. By media mogły dobrze wypełniać swoją rolę w sądach, także one powinny być przygotowane. Zawód wyspecjalizowanego reportera sądowego zanika, współcześni dziennikarze muszą łączyć wiedzę z wielu dziedzin. „Sądowe abc...” powstaje, by im pracę w sądzie ułatwić. By mogli sprawnie, rzetelnie, z poszanowaniem praw osób zaangażowanych w spór relacjonować działania sądu i ich efekty.
Poradnik dotyczy spraw dla dziennikarzy podstawowych, m.in. dostępu do informacji – do kogo i w jakiej formie się zwracać, dostępu do akt, do sali rozpraw, do wyroku i uzasadnienia. Jest to kompendium, które pomoże tym, którzy w sądzie stawiają swoje pierwsze zawodowe kroki.
W obu dokumentach, choć „Sądowe abc...” to jeszcze projekt, zwracamy się do adresatów z prośbą o przekazywanie członkom zespołu uwag wynikających z ich doświadczeń związanych z problematyką dokumentów. Takie dokumenty, zwłaszcza zbiór dobrych praktyk dla sądów, który ma większy walor standaryzujący niż informacyjny, powinny bowiem podlegać ocenie i zmianom. ENCJ np. zaleca regularne, np. coroczne, spotkania środowisk sądowych i innych zainteresowanych po to, by na bieżąco reagować na problemy w komunikacji, które ujawnia praktyka.
KOMENTARZE
Adam Niedzielski dyrektor Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich MS
W Strategii Modernizacji Przestrzeni Sprawiedliwości w Polsce na lata 2014–2020 przyjęliśmy, że głównym celem działań usprawniających wymiar sprawiedliwości powinna być poprawa zaufania społecznego do sądów. Na zaufanie to składa się wiele elementów: szybkość postępowania, poszanowanie praw obywateli czy dostępność do wymiaru sprawiedliwości. Pracując nad każdą z tych składowych, nie można jednak zapominać, że wymiar sprawiedliwości jest dla obywatela. W tym znaczeniu rzetelna informacja na temat działalności sądów to nie aktywność poboczna, wykonywana przy okazji, to obowiązek ciążący na każdym pracowniku wymiaru sprawiedliwości. Zbiór dobrych praktyk to z jednej strony podkreślenie wagi tego tematu, a z drugiej – zestaw konkretnych, przetestowanych porad jak profesjonalnie organizować kontakty z mediami.
Waldemar Żurek rzecznik prasowy KRS, sędzia SO w Krakowie
Pomimo ciężkiej pracy, jaka każdego dnia dokonuje się w polskich sądach, jej ocena społeczna nadal bardzo rozmija się z rzeczywistością. Potwierdzają to wszystkie badania, także niezależnych fundacji, które wysyłają swoich woluntariuszy do sądów. Ocena tych, którzy bezpośrednio zetknęli się z sądem, jest zdecydowanie lepsza niż tych, którzy jedynie słyszeli o sądach z mediów, najczęściej z ust polityków.
Musimy to zmienić. Musimy dotrzeć bezpośrednio do społeczeństwa. Musimy dbać o jakość naszej pracy, ale i prostować zafałszowania. Społeczeństwo musi zyskać zaufanie do sądów, bo to tak naprawdę zaufanie do państwa. Sędziowie muszą wiedzieć, że ich ciężka praca jest doceniana. W przeciwnym wypadku poziom frustracji wszystkich sięgnie stanu niebezpiecznego dla demokracji, a wtedy już tylko krok od akceptacji rozwiązań dla demokracji niebezpiecznych. Podjęliśmy ten program z nadzieją na realną zmianę. Czeka nas trudna pozytywistyczna praca u podstaw. Praca rozpisana na lata. Plan już mamy. Realizacja już się zaczęła. Wszystkie ręce na pokład.
Zbiór podkreśla rolę jasnego i zrozumiałego języka przekazu. Wśród dobrych praktyk wskazuje udział w lokalnych inicjatywach informacyjnych i edukacyjnych, przygotowywanie newsletterów czy rozważne wykorzystanie mediów społecznościowych