Aleksandra Tefelska-Barszcz: Koszty otwarcia kancelarii notarialnej są zdecydowanie wyższe niż w przypadku innych zawodów prawniczych. Powaga wykonywania zawodu wymaga bowiem, aby czynnościom notarialnym towarzyszyła należyta oprawa
WYWIAD Start w zawodzie
Notariat to wciąż obietnica kosmicznych zarobków?
Zarobki na pewno są zdecydowanie niższe niż kilkanaście lat temu. Jeżeli jednak notariusz wykazuje się pracowitością, rzetelnością i uczciwością w pracy, to znajdzie to wyraz w wysokości wynagrodzenia i liczbie powracających do jego kancelarii klientów.
Dyplomatyczna odpowiedź. Ale wciąż nie wiem, ile zarabiają notariusze.
Wysokość stawek jest regulowana w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U. z 2013 r. poz. 237).
Są to stawki maksymalne, co w konsekwencji oznacza, że klient przychodząc do kancelarii, przeważnie pyta o możliwość obniżenia taksy do kwoty niższej niż maksymalna. Negocjacje w zakresie taksy stały się elementem większości rozmów z klientami. Trudno jednak mówić o konkretnych kwotach za określone czynności. Natomiast widoczne są oczekiwania rynku, które sprowadzają się po prostu do obniżenia faktycznie pobieranych taks notarialnych do poziomu znacznie niższego od ustawowych taks maksymalnych.
To jest powszechna tendencja. Można wskazać choćby na przypadek tytułów egzekucyjnych, o których ostatnio często pisze się w mediach i dyskutuje w środowisku prawniczym. Również i na tym polu oczekiwania kształtują się tak, by przy przejściu z bankowego tytułu egzekucyjnego na notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji stawka za tę czynność plasowała się na możliwie najniższym poziomie. Świadczy o tym chociażby pismo prezesa Związku Banków Polskich skierowane do ministra sprawiedliwości. Jednak nie możemy zapominać, że sporządzenie notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji to czynność skomplikowana i wymagająca dużego nakładu pracy.
A czy jest jakaś polityka samorządu co do utrzymywania taks na wysokim poziomie?
Nie ma żadnych sugestii w tym zakresie. Jednak jeżeli praca notariusza ma być rzetelna i wykonywana w sposób właściwy, to oczywiste jest, że musi być należycie opłacana, ponieważ jakość pracy wiąże się z wynagradzaniem pracowników i zapewnieniem im i notariuszowi odpowiednich standardów pracy. Tak jak w każdym innym zawodzie. Dlatego stawki za czynności notarialne nie mogą być na poziomie minimalnym.
A ile notariusza kosztuje wykonywanie tego zawodu?
Koszty otwarcia kancelarii notarialnej są zdecydowanie wyższe niż w przypadku innych zawodów prawniczych. Powaga wykonywania zawodu notariusza wymaga bowiem, aby dokonywanym przez niego czynnościom towarzyszyła należyta oprawa. Notariusz musi mieć zatem lokal kancelarii, ponieważ nie ma możliwości zarejestrowania działalności pod swoim adresem zamieszkania. Musi być to lokal spełniający konkretne kryteria, nie tylko w zakresie prezencji ogólnej, ale też wymogi bezpieczeństwa dla przechowywania oryginałów aktów. Spełnienie powyższych wymagań podlega ocenie podczas wizytacji. W lokalu musi znajdować się sprzęt komputerowy i biurowy, należy zakupić odpowiednie licencje na oprogramowanie pozwalające na prowadzenie repertorium notarialnego, wydzierżawić urządzenia. To są wszystko konieczne podstawowe koszty. I chociaż istnieje możliwość prowadzenia repertorium w formie papierowej, to notariusz ma tyle obowiązków sprawozdawczych, które w tej chwili są możliwe do zrealizowania drogą elektroniczną, że system komputerowego rejestrowania czynności jest zwyczajnie niezbędny w kancelarii. Należy też zatrudnić pracowników – przynajmniej jednego, który będzie odbierał telefony i przyjmował interesantów, kiedy notariusz odczytuje akty.
Ile to może wynosić miesięcznie?
Trudno mówić o kwotach, bardzo dużo zależy od adresu miejsca prowadzenia kancelarii, powierzchni lokalu, który powinien posiadać przynajmniej sekretariat i gabinet do odczytywania aktów, zakresu działalności i związanej z tym liczby pracowników.
Musi minąć czas przed rozpoczęciem prowadzenia działalności w oczekiwaniu na powołanie na notariusza. Jak długo prawnik musi ponosić koszty, nic nie zarabiając?
Zazwyczaj ten czas to dwa miesiące. W ubiegłym roku termin ten uległ wydłużeniu z uwagi na oczekiwanie na orzeczenie NSA w sprawie statusu izby notarialnej w postępowaniach w przedmiocie powołania i odwołania notariuszy. Egzamin notarialny był przeprowadzony jesienią 2013 r., natomiast osoby, które złożyły wnioski o powołanie po jego zaliczeniu, musiały oczekiwać na możliwość rozpoczęcia działalności do grudnia 2014 r.
A czy czekając na decyzję o powołaniu, prawnicy mogą zarabiać w inny sposób?
Nie mają w tym zakresie swobody zarobkowania. Ale jest to rzecz powszechnie wiadoma i decydując się na notariat jako drogę zawodową, prawnicy muszą liczyć się z pewnymi ograniczeniami wynikającymi ze specyfiki wykonywania tego zawodu, w tym z koniecznością zaprzestania prowadzenia innej działalności. Rada izby notarialnej musi wyrazić zgodę na każdą inną formę zatrudnienia.
Z czego młodzi ludzie decydujący się na notariat nie zdają sobie sprawy?
Z liczby obowiązków, które poza kwestiami związanymi z merytoryczną pracą i zakresem czynności notarialnych, wiążą się z prowadzeniem kancelarii, w tym obowiązków notariusza jako pracodawcy. Chodzi o wszystkie zestawienia, statystyki, obowiązki sprawozdawcze wobec urzędów, również urzędów skarbowych – jako płatnika podatków, a także obowiązki związane z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli raporty wysyłane do Głównego Inspektora Informacji Finansowej. Ten ostatni obowiązek może rodzić problemy, ponieważ istnieją niejednoznaczne wytyczne dotyczące raportowania czynności, przykładowo w zakresie kodów czynności, które w trakcie obowiązywania przepisów uległy zmianie i do tej pory nie zostały zunifikowane.
Każdy błąd przy raportowaniu oznacza odpowiedzialność dyscyplinarną.
Każdy błąd może wiązać się z odpowiedzialnością dyscyplinarną, a zgodnie z obowiązującym prawem także z odpowiedzialnością finansową.
To też jakaś selekcja. Notariuszy jest za dużo jak na potrzeby rynku?
Z punktu widzenia osób wykonujących ten zawód może się wydawać, że tak. Z punktu widzenia klientów liczba notariuszy zawsze będzie odpowiednia, ponieważ klienci chcą mieć możliwość wyboru kancelarii. Liczby jednak mówią same za siebie: w styczniu 2009 r., kiedy rozpoczęłam aplikację, w Warszawie zarejestrowane były kancelarie 263 notariuszy. Na początku 2015 r. notariuszy prowadzących kancelarię w stolicy było już ponad 450.
Jak notariusze mogą w sposób zgodny z prawem pozyskiwać klientów?
Nie mamy możliwości reklamy, więc powinniśmy wychodzić naprzeciw potrzebom rynku. Takim sposobem może być choćby wprowadzenie możliwości dokonywania czynności poza dniami powszednimi, kiedy to kancelarie muszą być otwarte. Razem ze wspólniczką umożliwiłyśmy dokonywanie czynności w sobotę. Wiele osób z tego korzysta. To jest duże udogodnienie dla osób, które nie mogą np. ze względu na wykonywaną pracę pojawić się w dzień roboczy na dłuższą czynność w kancelarii, czy w przypadku czynności, która wymaga obecności całej rodziny, np. przy akcie poświadczenia dziedziczenia. Ponadto godziny urzędowania kancelarii w granicach między 10 a 17 to też już przeszłość, obecnie nawet urzędy państwowe w określone dni są czynne po godzinie 17.
Zakaz reklamy jest całkowity, ale nie przekreśla obecności kancelarii w sieci?
Notariusz może mieć jedną stronę internetową. Możliwe do publikowania treści są ściśle określone. Uchwały KRN pozostawiają niewiele swobody w budowaniu strony internetowej własnej kancelarii. W grę wchodzą tylko konkretnie określone informacje. Notariusz nie może, tak jak adwokat czy radca prawny prowadzić bloga z poradami prawnymi, ponieważ nie może udzielać porad prawnych.
A co jeszcze może zrobić, żeby przyciągnąć klientów?
Dobrym pomysłem może być kształcenie się w zakresie języków obcych. Liczba obcokrajowców oraz podmiotów zagranicznych, którzy potrzebują skorzystać z usług notariusza w Polsce, systematycznie rośnie. Migracja ludności oraz rozwój gospodarczy sprawiają, że wzrasta liczba spraw o charakterze transgranicznym. Obcokrajowcy często reprezentują spółki bądź muszą uregulować sprawy rodzinne. Znając więc języki obce, a w szczególności mogąc tę znajomość udokumentować w sposób określony dla tłumacza przysięgłego, notariusz może nie tylko swobodnie porozumiewać się z klientem, ale też pracować i wykorzystywać swoje umiejętności lingwistyczne przy weryfikacji dokumentacji potrzebnej do przygotowania i podpisania aktów notarialnych. Notariusz dysponujący uprawnieniami tłumacza przysięgłego, pomimo że nie może wykonywać innego zawodu, może używać zagranicznych dokumentów urzędowych bez konieczności oddawania ich przez klientów do zewnętrznego tłumaczenia, co znacznie przyspiesza procedurę przygotowania aktów notarialnych, a w konsekwencji przeprowadzenie całej transakcji.
A specjalizacja w notariacie wchodzi w grę?
Notariusz zasadniczo nie może się specjalizować. Powinien dokonywać wszystkich czynności przewidzianych przez prawo o notariacie. Jednak rzeczywiście pojawił się pogląd, że w związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 650/2012 w sprawie jurysdykcji, prawa właściwego, uznawania i wykonywania orzeczeń, przyjmowania i wykonywania dokumentów urzędowych dotyczących dziedziczenia oraz w sprawie ustanowienia europejskiego poświadczenia spadkowego, będą na rynku kancelarie, które mając większą praktykę w tematyce prawa międzynarodowego, będą dokonywały czynności z elementem transgranicznym w większym zakresie niż inne. Zdarza się i tak, że niektóre kancelarie ze względu na większą praktykę mają konkretną grupę klientów, np. samorządowych.
A czynności wyjazdowe?
Muszą być uzasadnione specyfiką czynności lub szczególnymi okolicznościami.
Notariusze wykorzystują tę formę do pozyskiwania klientów?
Notariusz dokonuje czynności w siedzibie kancelarii, natomiast poza kancelarią tylko w wyjątkowych sytuacjach wynikających z charakteru danej czynności czy szczególnych okoliczności. Są nadzwyczajne przesłanki takie jak choroba strony lub zgromadzenie z udziałem wielu osób, np. akcjonariuszy, które uzasadniają wyjście notariusza do klienta. To nie zależy jednak wyłącznie od życzenia klienta.
Dlaczego?
Dokonywanie czynności w lokalu kancelarii jest wymogiem wynikającym z zasad wykonywania zawodu notariusza: powagą zawodu, możliwością zapewnienia należytego miejsca przeprowadzenia czynności, możliwościami sprzętowymi i obecnością pracowników. Nie ma takiej możliwości, żeby notariusz podróżował i dokonywał czynności wyłącznie poza kancelarią.
Tyle ograniczeń i jeszcze wysoka składka. 700 zł to nie za dużo?
Jest to kwota minimalna. Natomiast powyżej pewnego osiągniętego pułapu wynagrodzenia notariusz odprowadza składkę w wysokości 2,5 proc. przychodu. Składka to jeden z istotniejszych elementów, które wpływają na koszty otwarcia kancelarii, ponieważ już od samego początku prowadzenia działalności trzeba ją uiszczać. W innych zawodach te kwoty są niższe i ostatnio jeszcze ulegały obniżeniu. Wybrany w kwietniu br. nowy prezes KRN Mariusz Białecki zapowiedział przyjrzenie się kwestii wysokości składki w celu przeanalizowania, czy jest możliwe wdrożenie w tym zakresie zmian.
Prowadzi pani kancelarię notarialną od roku. Co było najtrudniejsze w rozkręceniu interesu?
Dołączyłam do mojej wspólniczki po roku prowadzenia przez nią działalności samodzielnie, więc baza lokalowa była już zorganizowana. Staramy się wspólnie pozyskiwać klientów i rozwijać kancelarię. W spółce jest bowiem znacznie łatwiej wykonywać zawód. Ten sposób prowadzenia kancelarii – w formie spółki cywilnej lub partnerskiej, polecam wszystkim rozpoczynającym działalność, chociażby ze względu na to, że nie jest możliwe zamknięcie kancelarii w dowolnej chwili, np. w związku z wyjazdem na urlop. Brak wspólnika powoduje, że trzeba wyznaczyć zastępstwo spośród zastępców notarialnych, asesorów lub innych notariuszy. Taki zastępca musi być osobą zaufaną, której można spokojnie powierzyć pieczę nad własną kancelarią, biorąc w tym samym czasie pełną odpowiedzialność za dokonane przez nią czynności notarialne. Podobnie w sytuacji, gdy pojawiają się problemy zdrowotne, zamknięcie kancelarii nie wchodzi w grę. Prowadząc natomiast kancelarię z drugą osobą, zyskuje się możliwość nie tylko wsparcia merytorycznego i podzielenia się doświadczeniem, ale też szybkiego radzenia sobie z okolicznościami, w których jeden z notariuszy nie może pojawić się w siedzibie kancelarii.
A jak było na początku z klientami?
Początkowo nie było stałych klientów. Zdobywałyśmy klientów od samego początku same. Nie było ich dużo. Jednak mogę stwierdzić, że umożliwienie dokonywania czynności w soboty to był strzał w dziesiątkę. W ten sposób pozyskałyśmy grono klientów, którzy trafili do nas przypadkiem i teraz polecają nas swoim znajomym.
Teraz po dwóch latach kancelaria już w pełni na siebie zarabia?
Zaczyna. Początkowy okres działalności związany jest z tym, że trzeba liczyć się z wysokimi kosztami, które zazwyczaj przewyższają dochody. W kwestii zarobków sporo też zależy od tego, czy kancelaria stawia na klientów będących podmiotami gospodarczymi i instytucjonalnymi, czy też na osoby fizyczne. Dużo też zależy od osobowości osoby wykonującej zawód, a więc od tego, czy będzie potrafiła, nie reklamując się, pozyskać klientów rzetelną obsługą tak, że będą wracali i polecali jej kancelarię innym. Dobrze jest mieć zaufanych znajomych ze studiów prawniczych oraz kontakt ze środowiskami adwokatów i radców prawnych. Taka współpraca też pomaga, polecamy się wzajemnie i w ten sposób wszystkim przybywa klientów.
Ta współpraca może przybrać bardziej formalny charakter?
Nie ma takiej możliwości. Prawo nie dopuszcza łączenia kancelarii notarialnych z adwokackimi i radcowskimi między innymi dlatego, aby nie narażać bezstronności notariusza. Musimy mieć kancelarię czysto notarialną. Liczy się tylko jakość świadczonych usług dla klientów.
A jak znaleźć właściwe miejsce na lokal?
Kwestię lokalizacji należy dobrze rozważyć, biorąc pod uwagę, czy notariusz chce być umiejscowiony bardziej centralnie – bliżej siedzib spółek, np. w Śródmieściu, czy dalej od centrum miasta.
W centrum więcej osób może trafić do kancelarii, ale czynsz jest wyższy. To jest poważna decyzja, choć zawsze istnieje możliwość zmiany siedziby kancelarii. Zmiana adresu kancelarii wiąże się jednak nie tylko ze znalezieniem nowego lokalu. Trzeba bowiem jeszcze wystąpić o lustrację i dopiero po zaakceptowaniu nowej siedziby przez samorząd, notariusz może przenieść swoje miejsce wykonywania pracy. Miesiąc lub dwa może trwać oczekiwanie na zaakceptowanie nowej siedziby, przy czym notariusz może do tego czasu dokonywać czynności w dotychczasowym lokalu i zarabiać. Natomiast sama przeprowadzka też nie jest prostym zadaniem, biorąc pod uwagę konieczne wyposażenie kancelarii, jak np. szafy pancerne na oryginały aktów notarialnych.
To co ma robić startujący w zawodzie rejent, który zda w tym roku egzamin, aby odnieść sukces?
W pierwszej kolejności powinien zastanowić się, czy na pewno od razu po zdanym egzaminie otwierać własną kancelarię. Po uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego taka osoba może być bowiem zatrudniona na etacie w kancelarii notarialnej innego notariusza, gdzie zyska niezbędną praktykę, taką jaką kiedyś dawała asesura. Jest to rozwiązanie dobre w szczególności dla osób, które odbywały aplikację pozaetatową, która nie daje możliwości pełnego zapoznania się z całym spektrum czynności notarialnych i funkcjonowaniem kancelarii. Część kandydatów powinna więc zdecydować się na stanowisko zastępcy starszego notariusza, który ma już historię zawodową, doświadczenie i może być wzorem nie tylko jako patron, ale i jako pracodawca. Później dobrze jest poszukać wspólnika i razem otworzyć kancelarię.
Notariusz musi mieć nieskazitelny charakter, również po godzinach pracy...
Tak. To zawód zaufania publicznego. Taka osoba musi dawać rękojmię należytego wykonywania zawodu zarówno merytorycznie, jak i swoim charakterem. Musi zachowywać się godnie w każdej sytuacji. Po godzinach pracy też.
A obecność na portalach społecznościowych?
Nie jest wykluczona. Ta aktywność nie powinna być jednak nadmierna i wpływać na postrzeganie osoby rejenta, ponieważ trzeba pamiętać, że notariusz jest osobą zaufania publicznego.
Czy zasady wykonywania tego zawodu nie są zbyt surowe?
Nie oceniam tego w ten sposób. Co prawda jako pracodawca i osoba poruszająca się na rynku notariusz jest też przedsiębiorcą, natomiast nie każdy przedsiębiorca musi stosować takie same praktyki. Na tym polega specyfika zawodu notariusza.
Dużo z tych osób, które ukończyły aplikację nie otwiera kancelarii?
Na pewno nie wszystkie osoby, które zdadzą egzamin, nawet po odbyciu aplikacji otworzą kancelarię. Aplikacja daje jednak możliwość dobrego przygotowania się w zakresie chociażby prawa nieruchomości czy prawa spółek handlowych. Jeżeli zatem dana osoba – biorąc pod uwagę koszty i uwarunkowania wiążące się z otwarciem kancelarii – zdecyduje, że nie będzie rozpoczynała działalności jako notariusz, to na pewno aplikacja stanowi dobry początek do wykonywania innego zawodu. Natomiast uważam, że warto poszukać wspólnika i rozpocząć działalność, ponieważ droga do notariatu jest długa: pięć lat studiów, aplikacja bądź napisanie doktoratu i zdanie egzaminu. Patrząc na liczbę lat poświęconych na dojście do zawodu notariusza, większość osób decyduje się jednak na założenie kancelarii. Zdarzają się jednak przypadki, gdy kancelarie nie dają sobie rady na rynku i zamykają się po krótkim okresie funkcjonowania.
Samorząd powinien pomagać?
Tak. Choćby poprzez obniżenie składek. Poza tym pomaga, organizując np. Dni Otwarte Notariatu. To jest dobry sposób, aby wyjść naprzeciw klientom i dać się poznać. Trzeba z tego korzystać i jest to też forma pomocy zarówno dla osób, które przychodzą po informację, jak i dla rozpoczynających swoją drogę w zawodzie notariuszy, którzy mogą się pokazać i poinformować potencjalnych klientów o swojej działalności. Choć nie ma możliwości np. rozdawania wizytówek swojej kancelarii i nie przekładałabym zaangażowania w Dzień Otwarty Notariatu wprost na korzyści finansowe dla kancelarii, taka inicjatywa przyczynia się jednak pośrednio do promocji i pozyskania klientów dla całego notariatu.
Wróćmy jeszcze do zakazu reklamy. Czy umożliwienie reklamowania się notariuszy byłoby dobrym pomysłem?
Nie jestem do tego przekonana. To broń obosieczna. Duże kancelarie miałyby tu większe pole manewru. Startujący w zawodzie notariusze mogliby nie mieć środków finansowych na przebicie się z formą i rodzajem reklamy. Poza tym reklama związana z zawodem zaufania publicznego, który posługuje się pieczęcią z orłem, jest kontrowersyjnym pomysłem. Mam mieszane uczucia, czy reklama wiąże się z tym zawodem i jest właściwym sposobem dawania znać o własnej działalności.
Czy otwarcie notariatu wyrządziło mu krzywdę?
Trudno oceniać to posunięcie jednoznacznie, pozytywnie albo negatywnie. Jeżeli ktoś zdaje egzamin notarialny, to znaczy, że jest merytorycznie przygotowany do wykonywania tego zawodu i nie ma podstaw do tego, by tę drogę mu utrudniać. Później też czynności notariusza podlegają weryfikacji. Nieetycznych, nieprzygotowanych do wykonywania zawodu notariuszy nie przybyło lawinowo po otwarciu zawodu. Zasadniczo do naszej profesji trafiają osoby, które zdają sobie sprawę z tego, jak wygląda ta praca. Zawód notariusza jest mało gwiazdorskim zawodem w porównaniu z radcami prawnymi czy adwokatami. Nie mamy więc na tym polu problemów porównywalnych z tymi podnoszonymi przez inne samorządy prawnicze.
Maksymalna stawka, jaką może pobrać notariusz za akt, to 10 tys. zł. Często ma pani takie transakcje?
Stawka zależy od wartości, na jaką opiewa transakcja.
Tak mówi rozporządzenie.
Takie stawki są ogromną rzadkością. ©?
Umożliwienie dokonywania czynności w soboty to był strzał w dziesiątkę. W ten sposób pozyskałyśmy grono klientów, którzy trafili do nas przypadkiem i teraz polecają nas swoim znajomym
Część kandydatów powinna zdecydować się na stanowisko zastępcy starszego notariusza, który ma już historię zawodową, doświadczenie i może być wzorem nie tylko jako patron, ale i jako pracodawca. Później dobrze jest poszukać wspólnika i razem otworzyć kancelarię