Organizatorzy polskich przetargów nie godzą się na składanie ofert w wersji elektronicznej, nie chcą też kontaktować się z wykonawcami za pośrednictwem e-maila.

Z badania przeprowadzonego przez Urząd Zamówień Publicznych, którego wyniki są prezentowane w przesłanym właśnie do zatwierdzenia sprawozdaniu za 2013 r. (na ankietę UZP odpowiedziało 11,5 tys. respondentów), wynika, że zamawiający nadal nie przekonali się do stosowania narzędzi elektronicznych. Ponad 43 proc. ankietowanych w żadnym z prowadzonych przez siebie postępowań nie przewidziała możliwości elektronicznej formy wymiany informacji z wykonawcami. 22 proc. ankietowanych zaakceptowało e-mail, ale w niewielu postępowaniach. Jedynie dla 35 proc. wykorzystanie Internetu było regułą we wszystkich, albo przynajmniej w większości przeprowadzonych przetargów.

„Im mniej zamawiający udzielali zamówień, tym mniejsza była ich skłonność do dopuszczania elektronicznej formy wymiany informacji. Z zamawiających, którzy w ogóle nie dopuszczali tej formy komunikacji, 59 proc. udzielało w ciągu roku 3 lub mniej zamówień, 19 proc. – od 4 do 10 zamówień, 12 proc. – od 11 do 25 zamówień, 10 proc. - ponad 25 zamówień” – czytamy w sprawozdaniu UZP.

Niechęć do komunikacji internetowej może dziwić, gdyż taka forma wymiany informacji jest zazwyczaj korzystna dla zamawiających, którzy w ten sposób mogą m.in. skrócić wykonawcom termin na złożenie odwołania. Dlaczego więc zamawiający wciąż wolą posługiwać się papierem? Aż 22 proc. ankietowanych wskazała, że nie ma zaufania do e-maili lub też nie ma z nimi doświadczeń. Kolejne 20 proc. tłumaczyło to problemami z archiwizacją i dokumentowaniem korespondencji, 14 proc. - brakiem komputerów, a 12 proc. niejednoznacznymi przepisami. Pozostałe 12 proc. zamawiających uznało po prostu, że nie było potrzeby by sięgać po taką formę kontaktu z wykonawcami.

Jeszcze gorzej wygląda sytuacja jeśli chodzi o możliwość składania ofert drogą elektroniczną. Z ankiety wynika, że 80 proc. zamawiających nigdy nie wprowadziło do swoich przetargów takiej opcji. Zaledwie 15 proc. odpowiedziało, że zdarzało im się dać wykonawcom taką możliwość, ale w nielicznych postępowaniach.
W tej akurat kwestii trudno dziwić się zamawiającym. Przepisy wciąż uznają formę pisemną za podstawową, chociaż dopuszczają również formę elektroniczną oferty. W takim przypadku oferta musi być jednak sygnowana bezpiecznym podpisem elektronicznym opatrzonym ważnym certyfikatem kwalifikowanym. To jednak wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla zamawiających, którzy muszą chociażby być w stanie zweryfikować wspomniany e-podpis.