Zarówno jednoosobowy przedsiębiorca, jak i spółka cywilna mogą się stać spółką z o.o. Proces ten odbywa się według procedur podobnych do obowiązujących same spółki handlowe. Przekształcenie pozwala zachować zezwolenia i koncesje
Podstawową zaletą przekształcenia jednoosobowej działalności wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej jest sukcesja uniwersalna praw i obowiązków przekształcanego przedsiębiorcy. Oznacza to, że powstała w ten sposób spółka z o.o. niejako dziedziczy zezwolenia, koncesje itd. Wprawdzie istnieją również dwie inne drogi przechodzenia z najprostszej formy prowadzenia przedsiębiorstwa do formy spółki handlowej, niemniej nie wiążą się one z przechodzeniem uprawnień zarówno cywilno-, jak i administracyjnoprawnych, tak ważnych przy prowadzeniu firm w dziedzinach regulowanych.
W trzecim wypadku, czyli w razie przekształcenia, spółka przekształcona, czyli ta, która powstanie z działalności wpisanej do ewidencji, nabywa ex lege cały majątek przekształconego przedsiębiorcy. Staje się też stroną wszystkich umów przez niego zawartych.
Dokumenty i zakres czynności, które musi podjąć przekształcany podmiot, są zbliżone do wymaganych przy zmiana w spółkach handlowych. Do przekształcenia przedsiębiorcy stosuje się bowiem – co do zasady – odpowiednio przepisy dotyczące powstania spółki przekształconej. Są jednak w tej szczególnej procedurze pewne obostrzenia: i składany plan przekształcenia, i oświadczenie o takim działaniu muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego. Obligatoryjne jest również poddanie planu (wraz z wyceną aktywów i pasywów spółki) badaniu biegłego rewidenta. Wyznacza go na wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy sąd rejestrowy właściwy ze względu na jego siedzibę. W uzasadnionych przypadkach może wskazać dwóch lub większą liczbę biegłych. Trzeba wobec tego pamiętać, że inaczej niż przy tworzeniu od początku spółek kapitałowych (pojawia się wówczas spółka w organizacji), zastosowanie nowej procedury może łączyć się z koniecznością wstrzymania na pewien czas działalności. Spółka przekształcona powinna bowiem uzyskać nowy NIP i REGON. A to oznacza, że do nadania tych numerów nowy przedsiębiorca nie będzie mógł prowadzić bieżącej aktywności gospodarczej.
Po to, by przekształcić firmę wpisaną do CEIDG w spółkę kapitałową, należy wykonać kilka kroków:
● przedsiębiorca przekształcany sporządza w formie aktu notarialnego plan tej operacji,
● plan powinien zostać zbadany przez biegłego rewidenta pod względem poprawności i rzetelności,
● na pisemne żądanie biegłego rewidenta przekształcany przedsiębiorca przedłoży mu dodatkowe wyjaśnienia i dokumenty.
Wydana w tym trybie opinia – a może to trwać nawet dwa miesiące – musi zostać dołączona do planu (biegły rewident składa ją wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu i przekształcanemu przedsiębiorcy). Konieczne są również załączniki, takie jak wycena składników majątku przedsiębiorcy oraz sprawozdanie finansowe na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przygotowanie planu.
Kolejnym koniecznym działaniem jest złożenie w formie aktu notarialnego oświadczenia o przekształceniu. Powinno ono określać:
● typ spółki, jaka powstanie (czyli sp. z o.o.)
● wysokość kapitału zakładowego,
● zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi (o ile takie przywileje zostały przewidziane),
● imiona i nazwiska członków zarządu spółki przekształconej, czyli nowej sp. z o.o.
Ostatecznie przekształcany przedsiębiorca zawiera przed notariuszem umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Na końcu zarząd musi spowodować wpisanie spółki przekształconej do KRS. Wniosek o wpis do rejestru podpisują i składają wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej, ponieważ może ich być kilku. Wnoszą też oni o pierwsze ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Niejako po wszystkim trzeba wykreślić indywidualnego przedsiębiorcę z CEIDG. Stanie się to w drodze decyzji administracyjnej organu ewidencyjnego, czyli ministra gospodarki, po wpisaniu do rejestru przedsiębiorców przekształconej jednoosobowej spółki kapitałowej. Sąd rejestrowy przesyła bowiem niezwłocznie temu organowi odpis postanowienia o wpisie spółki powstałej wskutek przekształcenia. Gdy chodzi o nazwę przekształconej spółki, to możliwe jest dopisanie do dawnej firmy jedynie dodatku identyfikującego rodzaj nowego podmiotu (np. Jan Iksiński sp. z o.o.). Jeżeli jednak modyfikacja jest rozleglejsza, to spółka przekształcona musi podawać w nawiasie dawną firmę obok nowej, z dopiskiem „dawniej” – np. Dachówki sp. z o.o. (dawniej Jan Igrekowski – pokrycia dachowe). Ten stan rzeczy musi trwać przez co najmniej rok.
Przekształcenie przedsiębiorcy wpisanego do ewidencji następuje z chwilą wpisu jednoosobowej spółki handlowej do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Dawny pojedynczy przedsiębiorca staje się jedynym wspólnikiem spółki przekształconej.
Trzeba też pamiętać o zapłaceniu podatku od czynności cywilnoprawnych.
Jak przekształcić spółkę cywilną w nową formę działalności
Jak przekształcić spółkę cywilną w nową formę działalności

Zobacz również
Osoby działające za przedsiębiorcę przekształcanego odpowiadają solidarnie przede wszystkim wobec nowej spółki, jej wspólników (po przekształceniu może ich przystąpić wielu) oraz wobec osób trzecich. Ponoszą one odpowiedzialność za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem. Chodzi o zawinione zachowania sprzeczne z prawem albo niezgodne z postanowieniami umowy spółki. Tak samo odpowiada osoba fizyczna poddana procedurze przekształceniowej (wobec spółki, wspólników i osób trzecich). Również biegły rewident jest odpowiedzialny wobec przekształcanego za szkody wyrządzone ze swoje winy. A jeśli jest kilku biegłych, to odpowiadają oni solidarnie. Ten zaś, kto się przekształcił, odpowiada solidarnie z przekształconą spółką, która ma osobowość prawną, za zobowiązania, jakie zaciągnął jako przedsiębiorca – osoba fizyczna przed wpisaniem nowego podmiotu do KRS.
Wszystkie roszczenia, które mogłyby być wysunięte wobec osób działających za przekształcanego przedsiębiorcę wobec niego samego, a także wobec biegłych rewidentów, przedawniają się z upływem trzech lat, licząc od daty przekształcenia.

Zmiana spółki cywilnej

Spółkę cywilną można przekształcić w każdą spółkę handlową. I chociaż nie ma już obowiązku zmieniania tej formy prawnej nawet po przekroczeniu progu obrotów powodujących konieczność prowadzenia pełnej rachunkowości, to jednak warto pamiętać, że s.c. nie jest predestynowana do prowadzenia przedsiębiorstwa w dużym rozmiarze. Dlatego kiedy interesy idą dobrze, strony takiej umowy powinny się zastanowić, czy lepsza byłaby dla nich osobowa spółka handlowa, np. jawna, czy może wolą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Ta druga ewentualność – nawet jeżeli nie daje szczególnych korzyści podatkowych – to jednak pozwala wspólnikom uwolnić się od odpowiedzialności całym majątkiem za zobowiązania spółki. Zakładamy więc, że wspólnicy s.c. wybiorą ten sposób prowadzenia firmy po przekształceniu.
Niemniej ani kodeks cywilny, ani kodeks spółek handlowych nie regulują tego przekształcenia wprost, tak jak w wypadku uproszczonego przekształcenia s.c. w spółkę jawną. Gdy chodzi o spółkę kapitałową, np. sp. z o.o., kodeks wskazuje jedynie, że odpowiednie zastosowanie mają w takich przypadkach przepisy o przekształceniu spółki jawnej w inną spółkę handlową. Oczywiste jest przy tym, że nie może być przekształcana spółka w likwidacji, taka, która rozpoczęła podział majątku, ani spółka w upadłości.

Konieczne czynności

Pierwszą czynnością, jaką muszą wykonać wszyscy wspólnicy spółki cywilnej, będzie więc sporządzenie planu przekształcenia. Pod rygorem nieważności musi on mieć formę pisemną.
W planie konieczne jest ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień miesiąca. Poza tym trzeba oznaczyć wartość udziałów wspólników opierając się na sporządzonym sprawozdaniu finansowym.
Dodatkowo do planu należy dołączyć:
● projekt oświadczenia o przekształceniu,
● projekt umowy spółki z o.o.,
● wycenę składników majątku przedsiębiorców przekształcających się (ponieważ majątek s.c. w sensie dosłownym nie istnieje i jest de facto majątkiem wspólników),
● sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.
Plan powinien zostać zbadany przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Jego wyznaczenie na wniosek przedsiębiorcy, określenie wysokości wynagrodzenia, podobnie jak terminu, w jakim ma zostać sporządzona opinia (nieprzekraczającego dwóch miesięcy), leżą w kompetencji sądu rejestrowego. Sporządzoną opinię wraz z planem przekształcenia spółki biegły składa wspólnikom i sądowi. Opinia dołączana jest również do planu przekształcenia.
Uchwałę o przekształceniu spółki podejmują wspólnicy s.c. Powinna być ona zaprotokołowana przez notariusza. Musi się w niej znaleźć:
● określenie typu spółki (sp. z o.o.) i wysokość jej kapitału zakładowego,
● wysokość kwoty przeznaczonej na wypłaty dla wspólników nieuczestniczących w spółce przekształconej, jeżeli tacy się pojawią (nie może to być jednak więcej niż 10 proc. wartości bilansowej majątku przekształcanej s.c.),
● zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli zostanie to przewidziane,
● nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej,
● zgoda na brzmienie umowy spółki przekształconej.
Najpóźniej w terminie miesiąca od powzięcia uchwały o przekształceniu wszyscy wspólnicy powinni złożyć oświadczenie o uczestnictwie (lub nieuczestniczeniu) w nowej spółce. Musi ono mieć formę pisemną. Tym, którzy nie wejdą do nowej spółki, przysługuje roszczenie o wypłatę kwoty odpowiadającej wartości ich udziałów w s.c.
Obowiązkowym etapem jest również powołanie członków organów nowej spółki, a więc co najmniej zarządu. W praktyce warto to zrobić już w protokole notarialnym obejmującym uchwałę o przekształceniu.
Kolejną rzeczą jest zawarcie przed notariuszem umowy spółki przekształconej, czyli sp. z o.o.
Po tym trzeba złożyć wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, który jest częścią Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek składają członkowie zarządu. Sąd powinien w przypadku takiego przekształcenia przesłać – z urzędu – informację do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w której wspólnicy spółki cywilnej figurowali jako przedsiębiorcy. Wtedy dopiero zostaną wykreśleni. Z chwilą wpisu do KRS każdy, kto uczestniczy w spółce przekształconej, staje się jej wspólnikiem.
Spółka z o.o. powstaje wszak z chwilą wpisania jej do rejestru. Na przekształconą spółkę przechodzą wszelkie prawa i obowiązki, które stanowiły dotychczas majątek wspólny wspólników. W szczególności ważne są w takich razach zezwolenia, koncesje czy ulgi.
W przypadku zmiany firmy, czyli nazwy spółki, jeżeli nie polega to na prostym dodaniu oznaczenia formy prawnej wskazującej charakter spółki, firma przekształconej spółki przez co najmniej rok od rejestracji powinna mieć dopisek „dawniej...”, a więc będzie to np. ABC sp. z o.o., dawniej XYZ s.c.

Na spółkę przekształconą przechodzą prawa i obowiązki podmiotu przekształconego

Do przekształcenia spółki cywilnej wymaga się:

● sporządzenia planu przekształcenia wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,

● powzięcia uchwały o przekształceniu spółki,

● powołania członków organów spółki przekształconej,

● zawarcia umowy albo podpisania statutu spółki przekształconej,

● dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej.

Podstawa prawna
Art. 551 par. 5, art. 5841 – art. 58413 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186).
Art. 551 par. 3, art. 552, art. 562, art. 557 par. 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).