Co do zasady, zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztę kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem tego zgromadzenia. Art. 238 par. 1 k.s.h. dopuszcza też możliwość wysłania zawiadomienia pocztą elektroniczną. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie ma być wysłane. W niektórych przypadkach rzeczywiście bardziej racjonalne jest osobiste zawiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu. Pojawia się jednak wątpliwość, czy takie działanie nie jest obarczone wadą, która otwiera drogę do wnioskowania o stwierdzenie nieważności uchwał zgromadzenia wspólników. Sąd Najwyższy (SN) zajął stanowisko, że art. 238 par. 1 k.s.h. stwarza tylko minimalne gwarancje zapewnianej wspólnikom ochrony ustawowej (wyrok z 26 marca 2009 r., sygn. akt CSK,253/08). Sposoby doręczenia wymienione przez ustawodawcę nie są jedynymi, które pozwalają na powiadomienie wspólnika o zwołanym zgromadzeniu. Zawiadomienie wspólnika dokonane w inny sposób, pozwalający na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników, nie może być traktowane jako zwołane wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał.

Zdaniem SN skuteczne powiadomienie wspólnika o zgromadzeniu, pomimo braku zachowania wymogów określonych w art. 238 par. 1 k.s.h., nie może być traktowane jak brak formalny zwołania zgromadzenia wspólników. Wadliwość zwołania zgromadzenia wspólników mogłaby być uznana za uchybienie formalne stanowiące skuteczną podstawę żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wówczas, jeżeli wywarłaby wpływ na jej treść (wyrok SN z 16 lutego 2005 r., sygn. akt II CK 296/04).

Stanisław Rachelski, radca prawny, wspólnik zarządzający, Kancelaria Prawnicza Rachelski i Wspólnicy