Każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spraw spółki. Wynika to z art. 865 par. 1 kodeksu cywilnego (k.c.). Możliwość samodzielnego prowadzenia spraw spółki cywilnej (reprezentowania jej) ogranicza się jednak do takich spraw, które nie przekraczają zakresu jej zwykłych czynności.

Może się jednak zdarzyć, że jeden ze wspólników sprzeciwi się prowadzeniu jakiejś sprawy. Wtedy do jej dalszego prowadzenia konieczne jest podjęcie przez wspólników stosownej uchwały (art. 865 par. 2 k.c.). W sytuacji kiedy zaniechanie działań mógłby narazić spółkę na niepowetowane straty, każdy wspólnik może wykonać bez uprzedniej uchwały wspólników czynność nagłą (art. 865 par. 3 k.c.).

Pojęcie zakresu zwykłych czynności spółki nie jest zdefiniowane ustawowo. Z uwagi jednak na konieczność zapewnienia pewności obrotu gospodarczego jest ono rozumiane dość szeroko. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 czerwca 1997 r. (sygn. akt I CKN 70/97) uznał, że przy rozstrzyganiu, czy dana czynność prawna należy, czy też nie należy do zwykłych czynności spółki cywilnej, trzeba mieć na względzie okoliczności konkretnego przypadku.

W szczególności chodzi o cel i determinowany nim rodzaj działalności spółki, przynależność ocenianej czynności do tego rodzaju działalności oraz jej doniosłość z punktu widzenia rozmiaru tej działalności. W przypadku wątpliwości, jak zaklasyfikować daną czynność, w interesie kontrahenta podpisującego umowę ze spółka cywilną jest dopilnowanie, aby podpisali się pod nią wszyscy wspólnicy spółki cywilnej.

Warto jednocześnie podkreślić, że umowa spółki lub jednomyślna uchwała wspólników mogą zmienić ogólne zasady reprezentacji. Mogą wprowadzić reprezentację łączną, wyłączyć niektórych wspólników z reprezentacji spółki lub też ustanowić reprezentację jednoosobową wybranego wspólnika.