Jednak najczęściej turysta nie spisuje umowy, a procedurę wynajmu ogranicza tylko do kilku niezbędnych czynności: wyboru oferty w internecie, kontaktu telefonicznego lub e-mailowego z właścicielem, zarezerwowania pokoju, ustalenia warunków płatności i wpłaty zaliczki (często nawet w wysokości połowy należnej opłaty).

W ten sposób jedynym dokumentem potwierdzającym wynajem staje się pokwitowanie wpłaty należnej zaliczki.

Dopełnienie tylko tych formalności nie gwarantuje jednak skutecznego dochodzenia roszczeń wówczas, gdy warunki zamieszkania podczas urlopu będą znacznie gorsze od zaprezentowanych w internecie.

Z powodu braku umowy turysta może mieć nawet trudności z odzyskaniem pieniędzy, gdy po przyjeździe okaże się, że jego pokój jest już zajęty albo wręcz cała oferta istniała tylko na stronie www.

By uniknąć takich niespodzianek, należy więc spisać umowę z wynajmującym, w której określone zostaną warunki zakwaterowania, data rozpoczęcia i zakończenia pobytu, wyposażenie łazienki, kuchni, pokoi i gwarancja, że przez cały czas będzie dostępna ciepła woda. Warto też żądać precyzyjnego wskazania położenia budynku: w lesie, w centrum miasta, jak daleko od plaży.

To wszystko musi być wyszczególnione w umowie sporządzonej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach podpisanych przez turystę i wynajmującego.

Każda ze stron powinna otrzymać jeden egzemplarz.

Często pokój wynajmowany jest razem z wyżywieniem. Wtedy w umowie należy wskazać liczbę posiłków. Gdy turysta albo osoby razem z nim wypoczywające są na diecie bądź na jakiś składnik pokarmu są uczulone, wówczas należy to również zaznaczyć. 

Umowa, w której dokładnie zostały opisane warunki najmu i wyżywienia, będzie stanowiła dowód w sądzie w sprawie przeciwko wynajmującemu, który nie wywiązał się ze swoich zobowiązań.

Zawarcie umowy na piśmie i określenie w niej w sposób szczegółowy warunków wynajmu jest również korzystne dla właściciela pokoju. Może w niej bowiem zabezpieczyć swoje interesy i zawrzeć zapis, że w razie, gdy turysta nie przyjedzie albo skróci pobyt, wówczas wpłacona wcześniej kwota przepada na rzecz wynajmującego.