Korespondencja sądowa nie musi za każdym razem wiązać się z papierowym potwierdzeniem odbioru i podpisem adresata. Do informowania mogą służyć też systemy informatyczne.
Jeden ze współwłaścicieli blisko 2-hektarowej działki budowlanej założył księgę wieczystą. Chociaż powinni zostać o tym powiadomieni pozostali współwłaściciele, to w aktach sądowych znalazły się ich błędne adresy.
– Nie mogłam skorzystać z prawa do wniesienia sprostowań, bo po dwukrotnym awizowaniu pisma sąd uznał, że zostało mi ono doręczone - skarży się czytelniczka z Warszawy. Problem z odebraniem urzędowej korespondencji ma też jeden z mieszkańców Łodzi. Przebywający w Wielkiej Brytanii brat zostawił mu pisemne pełnomocnictwo do odebrania korespondencji. Poczta nie chce go jednak uznać.
– To absurd. Czy powinienem więc wysłać do sądu pełnomocnictwo od brata i poprosić, żeby wysyłał na mnie korespondencję w sprawie? – pyta.

Wydłużenie postępowań

Polski system doręczania pism sądowych jest w wielu przypadkach mało skuteczny i wydłuża toczące się w sądach sprawy o tygodnie, a nawet miesiące. Zdarza się, że zwrotka potwierdzająca odebranie pisma przez stronę nie wraca do sądu tygodniami. W takiej sytuacji sędzia nie może przeprowadzić rozprawy i wyznacza nowy termin. Musi poczekać, aż taki dowód zostanie dołączony do akt sądowych.
– System doręczeń to jedna z chorób, która trawi polski wymiar sprawiedliwości. Z jej namiastką miał do czynienia każdy, kto musiał choćby wyczekiwać na poczcie w kolejkach, żeby odebrać awizowany list – podkreśla Bartosz Grohman, adwokat z Warszawy.
Każde doręczenie musi wiązać się dzisiaj z papierkiem i podpisem. Przykłady Stanów Zjednoczonych i zachodniej Europy pokazują jednak, że ten formalizm można złagodzić. W USA informacje z sądu są przekazywane telefonicznie przez pracownika sekretariatu. Wystarczy, że po przekazaniu stronie terminu rozprawy zostanie o tym sporządzona notatka.
– Najbardziej czasochłonne w dochodzeniu roszczeń cywilnych są procesy z udziałem osób zagranicznych, gdzie olbrzymi problem stanowi doręczanie pierwszych pism procesowych i ich tłumaczenie – podkreśla mówi Lech Gniady, prawnik w Kancelarii Peter Nielsen & Partners Law Office.



Fikcyjne doręczenia

Najbardziej palącym problemem dla obywateli jest tzw. fikcja doręczenia. Procedury administracyjna, cywilna, karna i podatkowa przewidują, że z upływem 14 dni wyznaczonych na odbiór przesyłki doręczenie uważa się za dokonane, a pismo pozostawia się w aktach. Od momentu fikcyjnego doręczenia pisma płyną dla adresata ważne terminy: opłacenia kosztów sądowych, złożenia apelacji, skargi, zapłacenia mandatu, podatku, grzywny za niestawienie się w sądzie. Przegapienie tych terminów może oznaczać dla adresata choćby podjęcie czynności egzekucyjnych przez komornika, a więc narażenie się na realną stratę pieniędzy.
Osoby, które nie zdążyły odebrać awizowanego pisma, czują się pokrzywdzone i uważają fikcję doręczenia za jeden z największych absurdów w polskim prawie. W ocenie prawników instytucja ta ma pewne wady, ale też sporo zalet.
– Rozwiązanie takie ma zapobiegać nieodbieraniu korespondencji przez osoby, które chcą przedłużać postępowanie lub uniknąć odpowiedzialności – tłumaczy Jarosław Król, prawnik z Kancelarii Adwokackiej Małecki & Rychłowski Sp.J. Likwidacja tej fikcji prawnej oznaczałaby poważne problemy dla sądów czy urzędów, które korespondencyjnie komunikują się ze stronami. Tę opinię od lat podziela ustawodawca. W ubiegłym roku nie przyjął się odrzucony w pierwszym czytaniu projekt zmian w poszczególnych procedurach, które miały pozwolić każdemu obywatelowi na zrezygnowanie z awizowania przesyłek. Zamiast tego miałby on odbierać urzędową korespondencję wprost ze swojej skrzynki na listy.

Propozycje DGP

Prawnicy zgodnie podkreślają, że wad dzisiejszego systemu doręczania korespondencji sądowej nie da się wyeliminować jedną ustawą. Jego uzdrowienie wiąże się nie tylko ze zmianami w prawie, ale także postępami w informatyzacji sądów. W erze internetu sposobem na rozwiązanie problemu doręczeń powinny być bowiem systemy teleinformatyczne.
● W sądach mogą działać portale doręczeniowe. Po zalogowaniu się w nich strony powinny widzieć, co się dzieje w ich sprawach.
– Pełnomocnicy stron i strony znają dzięki niemu np. terminy rozpraw. Zdarza się tam, gdzie taki system działa, że strony same dzwonią i proszą, by nie informować ich o terminie listownie – mówi sędzia Wojciech Łukowski z Sądu Okręgowego w Warszawie. Takiej formy przekazania informacji o czynnościach procesowych nie przewiduje jednak dzisiaj procedura cywilna.
● W sporach pomiędzy przedsiębiorcami można pozwolić, aby to powód wyręczał sąd w dokonywaniu doręczeń. Zainteresowanym co do zasady zależy bardziej na szybkim zakończeniu sprawy niż rozpoznającemu sprawę sądowi. Dlatego w wielu przypadkach może on zadbać, by doręczenie było szybsze i skuteczniejsze.
– Każdy sędzia wolałby, żeby doręczanie pism sądowych odbywało się szybciej. Nie jest jednak możliwe stworzenie idealnego systemu doręczeń. Przykładowo doręczanie informacji drogą mailową może dotyczyć jedynie pewnych grup zawodowych i osób, które będą chciały z tego skorzystać – zauważa sędzia Wojciech Łukowski. Jeszcze prostsze rozwiązanie proponuje adwokat Bartosz Grohman.
– Trzeba wprowadzić obowiązek podawania danych kontaktowych przy pierwszych czynnościach procesowych. O kolejnych sądy mogłyby informować telefonicznie, tak jak w Stanach Zjednoczonych.
Korespondencja pomiędzy sądami i profesjonalnymi pełnomocnikami powinna odbywać się drogą elektroniczną. Sądy i tak tworzą pisma procesowe w postaci elektronicznej i mogą przesyłać je na adres e-mail.
W sądach powinny funkcjonować portale doręczeniowe. Osoby, które zdecydują się na taki sposób doręczeń, zapoznawałyby się z postępami w sprawie przez internet.