Monitorowanie należy do tych aktywności, które dotykają większości społeczeństwa: monitoring wizyjny i dźwiękowy na ulicach, w miejscu pracy, nagrywanie rozmów, monitoring poczty elektronicznej, ruchu w internecie, przemieszczania się i wiele innych działań. Nasuwają się więc pytania, na jakich zasadach właściwie monitoring jest dopuszczalny, gdzie leży granica ingerencji w prywatność, czy można używać ukrytych kamer, jakie informacje wolno przechowywać i zestawiać ze sobą, i czy w efekcie tych działań powstają zbiory danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. Aby ustalić, co jest dopuszczalne, musimy sięgać do wielu aktów prawnych, od konstytucji, kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych, prawa autorskiego (ochrona wizerunku) po regulacje branżowe (kodeks pracy), praktykę i orzecznictwo.
Jest to ogromna trudność dla prawników doradzających klientom, bo oprócz paru utrwalonych zasad (np. to, że osoba monitorowana nie musi wyrażać zgody, gdy została uprzedzona o stosowaniu tego rodzaju kontroli – wyrok SN z 13 kwietnia 1972 r., I PR 153/72) nie wiedzą oni, jak zabezpieczyć klienta przed naruszeniem praw osób trzecich.
Dlatego pozytywnie należy ocenić pierwszą próbę kompleksowego określenia zasad monitoringu, podjętą przez rzecznika praw obywatelskich oraz generalnego inspektora ochrony danych osobowych w dokumencie o nazwie „Wymagania w zakresie regulacji monitoringu” (dostępny na stronie www.giodo.gov.pl).
Jak słusznie się w nim zauważa „Regulacje dotyczące monitoringu powinny w szczególności określić miejsca i okoliczności, w jakich stosowanie monitoringu jest dopuszczalne, prawa i obowiązki podmiotu prowadzącego monitoring, prawa osób objętych monitoringiem, jak również zasady dotyczące wykorzystywania danych zebranych w procesie monitoringu”. Generalną zasadą przyjętą w dokumencie jest proporcjonalność użytych środków w kontekście ochrony prywatności. Oznacza to, że za każdym razem, gdy instalujemy kamerę, musimy zadać sobie pytanie, czy jest to adekwatne i w jak najmniejszym stopniu ingerujące w życie np. pracowników narzędzie (zob. wyrok ETPC z 3 kwietnia 2007 r., Lynette Copland przeciwko UK). Powstaje zatem pytanie, czy można umieścić kamerę w takich miejscach jak obszary wypoczynku i posiłków, szatnie, toalety, prysznice? Zasadniczo tak, jeśli mamy ku temu wyraźny powód. W projekcie wspomina się o kontroli wstępnej jakiegoś organu nadzoru (GIODO?) i konieczności oceny wpływu takiego systemu monitorowania na ochronę prywatności. Czy dopuszczalne jest na tych samych zasadach nagrywanie dźwięku? Zasadniczo nie, ale jeśli ma to służyć np. kontroli dostępu do biura poza godzinami pracy i będzie aktywowane przez samego monitorowanego (uruchomienie domofonu), to taka możliwość istnieje. Należy jednak pamiętać, że jest to wyjątek. Od dawna wskazywano, że monitoring dźwiękowy np. w szkole jest niedopuszczalny, jednak precyzyjnych regulacji brak.
Podstawową zasadą dla monitoringu pozostaje wyraźna i co ważne widoczna informacja (ostrzeżenie) o przebywaniu w obszarze monitoringu.
Osoby monitorowane posiadałyby też prawa oparte na ustawie o ochronie danych osobowych (prawo do informacji, prawo dostępu do nagrania, żądania jego usunięcia czy korekty). Podmiot wprowadzający monitoring powinien zaś: wykazać zasadność jego stosowania; zachować proporcjonalność zastosowanych środków; zapewnić bezpieczeństwo fizyczne urządzeń oraz samych nagrań, w tym także ich przechowywania; zapewnić odpowiednie szkolenia dla osób mających dostęp do tych danych, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, a także posiadać dokumentację opisującą zasady monitoringu
Dodatkowo, bazując na doświadczeniach innych krajów, RPO i GIODO proponują kontrolę wstępną organów państwowych, która przejawiałby się w obowiązku rejestracji zbiorów. Wskazuje się, że organem właściwym mógłby być GIODO. Pomysł ten wydaje się być najbardziej racjonalny, biorąc pod uwagę także to, że monitoring kreuje nowy zbiór danych, który tak czy inaczej zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych podlega rejestracji w Biurze GIODO.
Pamiętać należy jednocześnie, że monitoringu dotyczy także ogólna zasada odnosząca się do przetwarzania danych, tj. zakaz przechowywania danych na zapas. Tym samym retencja danych (okres przechowywania nagrań) musi być proporcjonalna i znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji prowadzonej przez administratora danych.

Podmiot nagrywający obraz czy dźwięk musi wykazać zasadność tych działań

Tomasz Osiej, radca prawny