Na rynku są gotowe programy, z których każda kancelaria może skorzystać, ale są i takie, których funkcjonalność dostosowywana jest do indywidualnych potrzeb firmy. Bez odpowiednich systemów zarządzających czasem pracy lub olbrzymią ilością aktów prawnych prowadzenie kancelarii byłoby niemożliwe. Za tym wszystkim starają się nadążyć także informatycy, którzy projektują rozwiązania, z których korzystają prawnicy w swojej pracy. Na rynku są zatem produkty gotowe, które niemal każda kancelaria może wdrożyć u siebie. Ale są także rozwiązania tworzone z myślą o konkretnych potrzebach i wymaganiach prawników na ich specjalne zamówienie.
Czas to pieniądz
W pracy kancelarii podstawą jest baza aktów prawnych. Bez takiego narzędzia i aktualizacji ciągle zmieniającego się prawa, praca bardziej by się komplikowała. Jednak jedną z najważniejszych rzeczy dla prawników jest rozwiązanie umożliwiające rejestrowanie czasu poświęconego pracy z klientem.
- Większość kancelarii sprzedaje czas prawników, dlatego ważna jest ewidencja czasu pracy. Dobre oprogramowanie powinno zawierać kalendarze i możliwość przypominania o prowadzonych sprawach sądowych - mówi Agnieszka Bujalska z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy, Chałas & Partners Law Firm.
Na rynku jest kilka gotowych programów, które dają takie możliwości. Są to m.in. Kancelaris, Kancelaria, Time Frame, Kancelaria Adwokacka. Pozwalają one prowadzić rozliczenia z klientami oraz zarządzać dokumentacją.
Gotowe programy
Funkcjonalność programów istniejących na rynku stale się zmienia. Dodawane są coraz to nowe moduły i obecnie są to już mocno rozbudowane i specjalistyczne narzędzia wspomagające pracę prawników. Jednak mają one i złe strony.
- Nie zawsze gotowe programy spełniają nasze oczekiwania. Nie ma tak naprawdę idealnego rozwiązania na rynku. Nasze uwagi co do działania poszczególnych elementów oprogramowania są bardzo długo uaktualniane - przyznaje Agnieszka Bujalska. Podkreśla, że bardzo trudno jest jednak dostosować taki program do potrzeb konkretnej kancelarii.
Gotowe rozwiązania są przeznaczone niemal dla każdej kancelarii. Jednak sposób pracy, zakres działalności oraz wielkość takich firm jest bardzo różna. Tak samo różne jest oprogramowanie. Istnieją jednak rozwiązania, które są projektowane pod kątem oczekiwań kancelarii.
Dedykowane oprogramowanie
- Programy dostępne na rynku nie spełniały w pełni naszych oczekiwań i dlatego kancelaria zdecydowała się na zamówienie dedykowanego programu dla naszej kancelarii - stwierdza Jagienka Komorowska z Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych P.J. Sowisło.
Program pisany na specjalne zamówienie kancelarii pozwala bardzo dokładnie dostosować go do metodyki pracy, liczby pracowników, zakresu działalności.
- Korzystamy z oprogramowania dostępnego na rynku, ale z drugiej strony mamy też rozwiązanie, które było tworzone pod kątem pracy naszej kancelarii. Umożliwia ono m.in. dostęp do całego archiwum naszych dokumentów, jak i pozwala na wewnętrzną komunikację - mówi Jagienka Komorowska.
Funkcjonalność takiego rozwiązania jest duża. W tym przypadku pozwala zarządzać pracą całej kancelarii. Jagienka Komorowska dodaje, że połączony jest on także z firmową biblioteką, dlatego jakiekolwiek pożyczenie książki jest rejestrowane. Podkreśla ona, że takie rozwiązanie w pracy kancelarii sprawdza się najlepiej, ale nie oznacza to, że całkowicie zrezygnowano ze wszystkich rozwiązań dostępnych na rynku.
Co jest lepsze
Każda kancelaria musi sprecyzować swoje oczekiwania i znać swoje potrzeby. Wybór nie jest łatwy. Gotowy produkt może nie mieć jakiejś potrzebnej funkcji. Dedykowane oprogramowanie jest jednak kosztowne. Pozwala jednak precyzyjnie zaprojektować je do potrzeb danej firmy. Jak się okazuje, to również może okazać się niewystarczające.
- Pracowaliśmy kiedyś na oprogramowaniu przygotowanym specjalnie dla nas, ale wraz z rozwojem kancelarii rosły także nasze potrzeby. Rozbudowa była niemożliwa, a pisanie nowego programu od podstaw byłoby zbyt kosztowne - stwierdza Agnieszka Bujalska.
Dodaje, że trudno już na etapie projektu przewidzieć wszystkie sytuacje, które ten program musiałby uwzględniać.
ŁUKASZ KULIGOWSKI
lukasz.kuligowski@infor.pl