Szacowanie wartości zamówienia jest podstawową i najistotniejszą czynnością, która przesądza o właściwym trybie udzielenia zamówienia. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej wadliwe przeprowadzenie tej procedury może skutkować obowiązkiem zwrotu pobranego dofinansowania
Reklama
Podstawą do ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, które ustalone musi zostać z należytą starannością. Nie można zapominać, że każda analiza musi zostać wykonana dla określonego przypadku, a obligatoryjnie użytymi przesłankami powinny być indywidualnie ustalone:
● kryterium tożsamości przedmiotowej zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),
● kryterium tożsamości czasowej zamówienia (możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie),
● możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

Przedmiot postępowania

Zasadą jest, że jeżeli dane zamówienie nie jest możliwe do zrealizowania w całości przez jednego wykonawcę samodzielnie, mamy do czynienia z odrębnym postępowaniem. Np. gdy w ramach realizacji projektu nabyta zostanie wysokocenna aparatura medyczna oraz normalny dostępny u wielu wykonawców sprzęt biurowy, a wykonawca oferujący ten sprzęt nie jest w stanie złożyć również oferty na aparaturę medyczną – to w takim przypadku mamy do czynienia z zamówieniem odrębnym, które nie będzie łączyło się z zamówieniem na zwykły sprzęt biurowy.
Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się wskazanymi kryteriami tożsamości przedmiotowej i czasowej zamówienia oraz możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwe jego nabycie u tego samego wykonawcy. W przeciwnym wypadku, gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy, należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Gdy możliwe jest udzielenie tożsamego przedmiotowo zamówienia (w tym samym czasie), które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować zgodnie z przepisami prawa zamówieni publicznych. Jeżeli zamówienia nie mogą zostać wykonane przez tego samego wykonawcę, nawet gdy przypisane są do tej samej grupy kodów CPV, przyjmuje się, że są zamówieniami odrębnymi. W takim wypadku nie można mówić o dzieleniu zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.



Podział zamówienia

Nie jest zakazany sam podział zamówienia na części, ale taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez jednostkę samorządową przepisów prawa właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej. Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy natomiast do czynienia, gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie.
Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu zamawiającego. Z tych względów, gdy określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde kolejne zamówienie o tym samym przedmiocie należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego uprzednio. Przykładowo jeżeli w studium wykonalności opracowanym dla realizacji projektu finansowanego ze środków UE, przewidziano tylko tłumaczenie materiałów na potrzeby Komisji Europejskiej, a po ich sporządzeniu KE zażądała kolejnych informacji to beneficjent nie musi organizwać odrębnego przetargu. W takiej sytuacji zlecenie dodatkowego tłumaczenia niezbędnych materiaów nie będzie traktowane jako oddzielene zamówienie, gdyż nie było przewidziane na etapie planowania głównego budżetu projektu.

Wartość projektu

Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia tożsamego przedmiotowo, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.
Przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość powinna zostać ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji projektu.



Błędy w przetargu

Podstawą uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami, jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Warunkiem kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. Nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Np. projekt realizuje konsorcjum składające się z 5 podmiotów i każdy z nich ma w harmonogramie rzeczowo-finansowym założoną kwotę 50 000 zł brutto na działania promocyjne, zatem pojedynczy konsorcjanci nie przekraczają kwoty wolnej od stosowania przepisów ustawy. Niemniej jednak w ramach projektu należy przyjmować kwotę zbiorczą zarezerwowaną na konkretne zadanie, w tym wypadku działania promocyjne, zatem każdy z konsorcjantów będzie zobowiązany do przeprowadzenia na swą część postępowania przetargowego, przyjmując jako wartość szacunkową sumę kwoty przewidzianej na działania promocyjne w projekcie.
Udzielenie zamówienia publicznego, zawierającego wadę, w trakcie realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej może nieść za sobą daleko idące konsekwencje związane z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. To w konsekwencji również powodować może obowiązek zwrotu otrzymanych środków.
Tworząc konsorcjum ubiegające się o dofinansowanie ze środków UE, należy wybrać podmiot, który będzie pełnił funkcję lidera. To on będzie odpowiadał za kontakty z instytucją pośredniczącą oraz instytucją zarządzającą, a także jako beneficjent podpisze umowę o dofinansowanie projektu. To na nim ciążyć będzie ryzyko niepowodzenia w realizacji projektu i związane z tym konsekwencje w postaci zwrotu dofinansowania. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że lider musi w szczegółowy sposób opisać obowiązki wynikające dla poszczególnych członków konsorcjum w formie dwustronnych umów współpracy. Jest to o tyle istotne, że na podstawie tych umów może się zabezpieczyć na wypadek niewywiązania się z harmonogramu rzeczowo-finansowego w części realizowanej przez członka konsorcjum.
Przykłady
1 Inwestycja finansowana ze środków UE
Gdy zamówienie publiczne jest finansowane w ramach projektu unijnego przy szacowaniu wartości zamówienia należy wyodrębnić te zamówienia, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania.
2 Zamówienia okresowe
Jeśli jednostka samorządowa jest w stanie oszacować wartość określonego rodzaju zamówienia przez cały okres realizacji projektu (np. na cztery lata), to do jego udzielenia należy zastosować procedurę odpowiednią dla jego wartości. Gdy jednak charakter przedmiotu zamówienia nie pozwala udzielić zamówienia na cały okres trwania projektu (np. ze względu na długość cyklów nauczania podczas szkoleń), możliwe jest udzielenie kilku oddzielnych zamówień dotyczących tego samego przedmiotu zamówienia. Mówimy wtedy o zamówieniach udzielanymi w częściach, a wartością każdej z części jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655).