Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Wybór podmiotu doręczającego pisma należy do organu administracji państwowej. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy (wyrok z 25 stycznia 2006 r. I SA/Bd 546/2005, LexPolonica nr 2151099), okoliczność dokonania doręczenia za pośrednictwem pracownika poczty nie stanowi naruszenia przepisów postępowania, ponieważ jest to prawidłowy i równorzędny z innymi sposób doręczenia.

Pisma do adresata

Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Z kolei w sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu strony wskazały jedną osobę jako upoważnioną do odbioru pism. Przepisy nakładają również na strony, ich przedstawicieli i pełnomocników obowiązek zawiadamiania organu administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.

Zasady doręczeń

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma we wskazany sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Gdy adresata nie ma w miejscu, pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W razie braku możliwości doręczenia pisma w sposób opisany:

● poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez pocztę,

● pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę, lub organ.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternasodniowego terminu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Organ administracji publicznej może jedną przesyłką pocztową doręczyć kilka decyzji, jeżeli ich adresatem jest ta sama osoba. W takiej sytuacji strona nie może zarzucić organowi, że pozostaje on w zwłoce z wydaniem decyzji, tym bardziej w przypadku gdy wszystkie decyzje są opisane na kopercie korespondencji organu kierowanej do strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 13 sierpnia 2008 r., IV SAB/Wr 9/2008, LexPolonica nr 2002721)

W wyniku skutecznego doręczenia odbierający pismo potwierdza tę czynność, składając na pokwitowaniu swój podpis wraz ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli natomiast odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. Przez pokwitowanie należy rozumieć potwierdzenie doręczenia postanowienia przez odbierającego pismo swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Wadliwe doręczenie postanowienia nakładającego obowiązek na stronę lub też brak skutecznego doręczenia nie wywołuje skutków prawnych (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 26 lutego 2008 r., II SA/Op 391/2007, LexPolonica nr 2151891)