W jakich sytuacjach należy bezwzględnie zakazywać organizacji zgromadzeń? W jaki sposób miasto może zapewnić bezpieczeństwo jego uczestników i kto ponosi jego koszty? Jak wygląda współpraca z policją i strażą miejską w związku z organizowaniem zgromadzeń?
Zgodnie z art. 57 Konstytucji RP każdemu zapewnia się wolność organizowania pokojowych zgromadzeń i uczestniczenia w nich. Przeprowadzenie zgromadzeń w ogólnodostępnym miejscu publicznym nie jest warunkowane uzyskaniem jakiejkolwiek zgody organów administracji publicznej. Natomiast organizator musi spełnić określone w ustawie z 5 lipca 1990 roku – Prawo o zgromadzeniach (Dz.U. nr 51, poz. 297 z późn. zm.) formalne wymogi związane z planowanym zgromadzeniem (m.in. złożyć stosowne zawiadomienie do organu gminy, nie później niż na trzy dni przed planowanym terminem zwołanego zgromadzenia).
Zgromadzenia publiczne muszą mieć charakter pokojowy. Ich cel lub odbycie nie mogą się sprzeciwiać przywołanej wyżej ustawie oraz naruszać przepisów ustaw karnych. Przebieg zgromadzenia nie może zagrażać życiu lub zdrowiu ludzi albo mieniu w znacznych rozmiarach. W takich przypadkach organ gminy zakazuje zgromadzenia publicznego. Jednak w tym przypadku muszą zaistnieć realne przesłanki wynikające bezpośrednio z analizy złożonego zawiadomienia.
Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanym zgromadzeniu publicznym biuro bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego Urzędu m.st. Warszawy przekazuje informacje do odpowiednich służb miejskich oraz policji. W przypadku zgromadzeń z dużą liczbą uczestników podejmowane są też działania, mające na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania miasta, m.in. poprzez wytyczenie objazdów dla komunikacji publicznej i informacje dla mieszkańców za pośrednictwem środków masowego przekazu. Koszt tych działań oraz udziału funkcjonariuszy straży miejskiej ponosi miasto. Zapewnienie bezpieczeństwa przez funkcjonariuszy policji finansowane jest z budżetu państwa.
Oprócz tego organizowane są spotkania z udziałem organizatorów zgromadzeń, przedstawicieli służb miejskich i policji, podczas których omawiane są kwestie dotyczące sposobu zapewnienia przez organizatorów ich bezpiecznego przebiegu (udział własnej służby porządkowej), usytuowania miejsc parkingowych dla uczestników oraz zapewnienia niezbędnej liczby sanitariatów. Ten obszar działań i związane z nim koszty spoczywają na organizatorze zgromadzenia.
Na zgromadzenia delegowani są też pracownicy biura, którzy utrzymują stały kontakt z przewodniczącym zgromadzenia oraz przedstawicielami policji i straży miejskiej. Pozwala to na bieżące reagowanie na wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczny przebieg zgromadzenia oraz ewentualne utrudnienia w funkcjonowaniu miasta.
Policja i straż miejska informowane są o każdym planowanym zgromadzeniu. Obie służby uczestniczą też w spotkaniach z organizatorami zgromadzeń publicznych. Zarówno w fazie przygotowań, jak i podczas ich trwania prowadzona jest pełna wymiana informacji o planowanych przedsięwzięciach i zaistniałych w ich trakcie wydarzeniach, co pozwala podejmować funkcjonariuszom odpowiednie i skuteczne interwencje.
Za szkody wyrządzone podczas zgromadzenia zawsze odpowiada sprawca czynu zabronionego (wykroczenia, przestępstwa). Przebieg zgromadzenia może być rejestrowany przez system miejskiego monitoringu wizyjnego oraz przez funkcjonariuszy policji. Pozwala to na zebranie materiału dowodowego w prowadzonych przez policję postępowaniach. W sytuacji nieustalenia sprawców szkód (co ma miejsce bardzo często) koszty ewentualnych napraw i porządkowania terenu ponoszą miasto lub zarządcy obiektów.