Zamawiający dopuszczając możliwość wypłacenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia publicznego wpływa na ułatwienie, zwłaszcza małym i średnim przedsiębiorcom, jego wykonania. Otrzymując zaliczkę, przedsiębiorca nie musi korzystać z kredytów bankowych lub angażować swoich środków.

Korzyści dla zamawiającego

Zamawiający dzięki wypłaconej zaliczce może między innymi liczyć na:
● korzystniejsze ceny wykonania zamówienia (wykonawca nie musi w cenie oferty uwzględniać np. kosztów pozyskania kredytów bankowych),
● zwiększenie konkurencyjność wśród wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego, co również przekłada się na możliwość uzyskania korzystniejszych ofert.
Istotną zaletą wypłacenia zaliczki (zwłaszcza w IV kwartale roku) może być zwiększenie zaangażowania finansowego zamawiającego z bieżącego budżetu na rzecz realizacji zadań, które zakończą się w roku przyszłym.
Jednak pomimo ewidentnych korzyści dla obu stron procesu zakupowego z możliwość wypłacenia zaliczki korzysta niewielu zamawiających. Tymczasem procedura związana z jej wypłaceniem nie należy do skomplikowanych.

Zasady wypłaty

Dokumentem na podstawie którego wypłacona zostanie kwota zaliczki powinna być, co do zasady, faktura zaliczkowa wystawiana przez wykonawcę otrzymującego zaliczkę.
Wysokość zaliczki uzależniona jest od decyzji zamawiającego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami jeżeli kwota zaliczki nie przekracza 20 proc. wartości zamówienia nie są wymagane żadne dodatkowe procedury. Natomiast przy wypłacaniu zaliczki o wartości większej niż 20 proc. wartości wynagrodzenia należnego wykonawcy należy:
● nałożyć na wykonawcę obowiązek wykazania, że wykonana już została ta część zamówienia, która obejmuje wartość poprzednio udzielonych zaliczek,
● zażądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia kwoty zaliczki w jednej z form określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
Udzielając zaliczki zamawiający powinien zapisać w postanowieniach umowy, że kwota wypłaconej zaliczki odpowiednio zmniejsza wartość wynagrodzenia wykonawcy należnego po prawidłowym wykonaniu zamówienia.
Termin wypłacenia zaliczki podobnie jak jej wysokość uzależnione są od decyzji zamawiającego. W praktyce kwota zaliczki wypłacana jest w terminie 3 – 7 dni od daty podpisania umowy.

Brak obowiązku

Zamawiający dopuszczając możliwość wypłaty zaliczki na poczet wykonania zamówienia publicznego nie może zmusić wykonawcy do jej przyjęcia. Decyzja o przyjęciu zaliczki powinna być pozostawiona wykonawcy, który może ale nie musi skorzystać z tej formy finansowania realizacji zamówienia.
Brak zgody wybranego wykonawcy na przyjęcie zaliczki nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty. Co do zasady kwota zaliczki powinna zostać wypłacona na konto wykonawcy, który realizuje umowę o zamówienie publiczne. Nie powinno się wypłacać zaliczki w formie pieniężnej.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm).