Zamawiający mając na celu wydatkowanie środków jeszcze w ramach tego rocznego budżetu chcą możliwie jak najszybciej przeprowadzić procedury związane z wyborem wykonawcy zamówienia publicznego tak aby możliwe było dostarczenie zamówionego sprzętu komputerowego przed końcem roku. Z tego względu, często wybierany jest tryb zapytania o cenę, a nie tryby podstawowe, (tj. przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony) które zapewniają pełną konkurencję, ale procedury wyboru wykonawcy mogą trwać dłużej.

Tymczasem tryb zapytania o cenę nie jest procedurą udzielenia zamówienia publicznego zapewniającą swobodny dostęp do zamówienia publicznego wszystkim zainteresowanym wykonawcom. Zastosowanie trybu zapytania o cenę wymaga jednoczesnego zaistnienia przesłanek wskazanych w art. 70 ustawy PZP a dotyczących powszechnej dostępności i ustalonych standardów jakościowych dostawy objętej przedmiotem zamówienia. Obie cechy przedmiotu zamówienia tj, powszechna dostępność i ustalone standardy jakościowe muszą występować jednocześnie.

Ponieważ tryb zapytania o cenę nie jest trybem konkurencyjnym, przede wszystkim dlatego, że to zamawiający wybiera firmy, które zaprosi do złożenia oferty, jego zastosowanie powinno następować wyłącznie w przypadku jednoznacznego spełnienia okoliczności wskazanych w art. 70 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Opinia Urzędu

Dla oceny dopuszczalności możliwości zastosowania trybu zapytania o cenę do zakupu sprzętu komputerowego istotne znaczenie ma opinia Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) odnośnie wyboru trybów niekonkurencyjnych w której czytamy „Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych [...] jest aktem implementującym przepisy wspólnotowe z zakresu zamówień publicznych (dyrektywy: 2004/17/WE i 2004/18/WE). Dokonując wykładni przepisów ustawy należy uwzględniać orzecznictwo polskich sądów oraz Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (ETS). Ustawa w art. 10 ust. 1 jako podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych wymienia przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Skorzystanie z możliwości przeprowadzenia postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, dialogu konkurencyjnego oraz w trybie z wolnej ręki uzależnione jest od wystąpienia przesłanek określonych w ustawie. Ze względu na to, że zastosowanie ww. trybów jest wyjątkiem od ogólnej zasady przesłanki ich zastosowania należy interpretować ściśle, a podmiot, który się na nie powołuje musi być w stanie je udowodnić. (Orzeczenie ETS z dnia 28 marca 1996 r. w sprawie C-318/94 KE przeciwko Republice Federalnej Niemiec, pkt 13 oraz orzeczenie ETS z dnia 10 kwietnia 2003 r. w połączonych sprawach C-20/01 oraz C-28/01 KE przeciwko Republice Federalnej Niemiec, pkt 58; wyrok SN z dnia 6 lipca 2001 r. sygn. akt III EN 16/01; wyrok NSA z dnia 28 lutego 2003 r. sygn. akt II SA 2064/01). [...].”.

W oparciu o tak wyinterpretowaną zasadę prymatu przetargowych trybów postępowania do udzielania zamówień publicznych (art. 10 Pzp i art. 28 Dyrektywy Klasycznej) dla zastosowania trybu zapytania o cenę, szczególnie istotnym jest merytoryczne wykazanie uzasadnienia faktycznego zastosowanego trybu zapytania o cenę.

Wykładnia językowa

Ustawa Prawo zamówień publicznych (UZP) nie określa bliżej co należy rozumieć przez „dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych”. Kierując się wykładnią językową, ustawowe pojęcie „powszechnie dostępny” należałoby rozumieć jako „dotyczący wszystkich, wszystkiego”. Podobnie jak „ustalone standardy jakościowe” pojmowane jako „przeciętne typy, wzorce, wyroby odpowiadające przeciętnym wymaganiom”. Ocena czy dany przedmiot zamówienia spełnia kryteria „powszechnej dostępności” i „ustalonych standardów jakościowych” należy w całości do zamawiającego. Zaznaczyć jednak należy, że opierając się na wykładni językowej pojęcie „powszechnie dostępny” należy rozumieć jako „dotyczący wszystkich, wszystkiego”, pospolity, popularny.

W doktrynie utrzymuje się, że dostawy i usługi powszechnie dostępne to dobra popularne i łatwo osiągalne, zaspokajające potrzeby wszystkich kategorii odbiorców publicznych i prywatnych, które oferuje się wszędzie, zarówno na rynku lokalnym jak i ogólnokrajowym. Taki standardowy charakter na rynku dostaw mają np. żywność, materiały biurowe, opał, paliwo. Nie są nimi zaś przedmioty specjalnego przeznaczenia albo rzeczy objęte wyłączną dystrybucją handlową ze strony określonej sieci dealerów.

Ustalone standardy jakościowe to przede wszystkim takie parametry, które są tak znane na rynku, że nie wymagają rozwiniętego opisu przedmiotu zamówienia np. waga, gabaryty, wytrzymałość, trwałość.

Zamawiający aby zastosować tryb zapytania o cenę powinien wobec wynikającego z ustawy PZP prymatu trybów przetargowych wykazać, że do całego przedmiotu zamówienia istnieją ustalone standardy.

Podkreślić należy, iż o powszechnej dostępności dostaw świadczyć może np. wielkość podmiotów występujących na rynku i zajmujących się dostawą określonych typowych produktów. Natomiast przez „ustalone standardy jakościowe” rozumieć należy wyroby standardowe odpowiadające przeciętnym wymaganiom. Tym samym, w przypadku zamówienia na dostawę sprzętu komputerowego nie można przyjąć, iż przesłanka powszechnej dostępności została spełniona oraz uznać tego sprzętu za produkty o ustalonych standardach jakościowych. Nie są to bowiem produkty typowe, charakteryzujące się małym stopniem złożoności, łatwo dające się porównać np. pod względem jakości, funkcjonalności, czy też posiadanych parametrów z innymi produktami.

Unikanie ryzyka

Zastosowanie trybu zapytania o cenę do zakupu sprzętu komputerowego może zostać uznane np. przez Urząd Zamówień Publicznych w ramach prowadzonej kontroli doraźnej, określonej w art. 165 – 168 ustawy Prawo zamówień publicznych, za naruszające przepisy wskazanej ustawy. Ponadto wybór trybu zapytania o cenę może stanowić podstawę wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Wskazane prawo, bez względu na wartość zamówienia, mają np. wykonawcy nie zaproszeni do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę. Biorąc pod uwagę ryzyka związane udzieleniem zamówienia publicznego na zakup sprzętu komputerowego w trybie zapytania o cenę racjonalne jest dokonywanie wyboru wykonawcy w trybach podstawowych, które nie dają podstaw do kwestionowania ich wyboru przez zamawiającego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm).