Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej udzielało zamówienia publicznego na badanie mechanizmów konsultacji społecznych. O kontrakt ubiegało się konsorcjum KPMG Advisory – MGGP – Centrum Badań Marketingowych Indicator. Zamawiający wykluczył je z przetargu. Powód: nieprzedłużenie terminu związania ofertą oraz nieprzedłużenie ważności wadium. Konsorcjum wniosło protest, a potem odwołało się do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Przedłużenie ważności oferty

Dowodziło, że nigdy nie otrzymało prośby zamawiającego o zgodę na przedłużenie ważności oferty. Wersja zamawiającego była zupełnie inna. Twierdził on, że wezwanie wysłał faksem na numer lidera konsorcjum. Miał dowód: wydruk kontrolny z przesłania pisma, na którym zostały wskazane dane dotyczące: daty, czasu wysłania, numeru oraz pozytywnego (OK) rezultatu transmisji.

Krajowa Izba Odwoławcza oddaliła odwołanie konsorcjum. Przypomniała, że przedłużenie terminu związania ofertą ma podstawowe znaczenie dla oferentów. Od tego zależy ich uczestnictwo w przetargu, gdy pierwotny termin związania ofertą się kończy, a postępowanie nie zostało jeszcze rozstrzygnięte. Brak przedłużenia terminu związania ofertą oznacza wykluczenie z postępowania. Wykonawca może samodzielnie lub na wniosek zamawiającego przedłużyć termin związania ofertą. Przy tym zamawiający może tylko raz zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Bez potwierdzenia odbioru

Konsorcjum twierdzi, że nie otrzymało wniosku zamawiającego w sprawie przedłużenia. Zamawiający ma jednak dowód nadania wezwania za pomocą faksu. Zdaniem arbitrów widniejący na dowodzie nadania statut doręczenia pisma (OK) pozwala na domniemanie, iż pismo takie zostało przez konsorcjum odebrane i mógł on zapoznać się z jego treścią. Nie ma znaczenia godzina nadania faksu. Urządzenia faksowe mogą działać bez konieczności ich nadzorowania przez pracownika, zaś o tym, czy pismo zostało doręczone, może świadczyć raport nadania faksu.

KIO podkreśliła, że wykonawca nie może bronić się tym, że pismo wzywające go do przedłużenia terminu związania ofertą zawierało prośbę zamawiającego o potwierdzeniu otrzymania przesyłki. Rozumowanie, że skoro nie potwierdził, to nie otrzymał – jest błędne. Brak potwierdzenia nie może stanowić o skuteczności doręczenia pisma. Zamawiający nie uzależnił bowiem uznania skuteczności doręczenia od otrzymania takiego potwierdzenia. Odmienna interpretacja mogłaby sparaliżować pracę zamawiającego w sytuacji ignorowania przez wykonawców prośby zamawiającego o potwierdzanie otrzymania korespondencji.

Sygn. akt KIO/UZP 267/10

Piotr Trębicki, radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Czublun Trębicki

OPINIA

Ustawodawca wyraźnie przewidział, że skutek doręczenia przy wyborze faksowej czy e-mailowej drogi porozumiewania się zachodzi po potwierdzeniu faktu ich otrzymania przez drugą stronę. To nie jest nic nieznaczący wymóg ustawy, ale wymóg odwołujący się do skuteczności przekazania informacji tymi drogami. Potwierdzenie transmisji faksu, także niczego nie dowodzi. Arbitrzy doszukali się ustanowienia domniemania doręczenia nadanego faksu nie zastanawiając się, jakie możliwości jego obalenia ma w takim wypadku strona, przeciwko której owo domniemanie jest zwrócone. Potwierdzenie OK z faksu można tymczasem sobie zrobić samemu, bo drukuje ono dane zaprogramowane przez użytkownika faksu.