O zwołaniu sesji rady jej przewodniczący powinien powiadomić pisemnie każdego z radnych, na co najmniej siedem dni przed terminem sesji. Wyjątek stanowi przeprowadzenie sesji nadzwyczajnej, która powinna odbyć się w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku o jej przeprowadzenie.
Rada gminy (rada powiatu, sejmik województwa) obraduje na sesjach zwoływanych przez przewodniczącego w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał. Należy podkreślić, że rada gminy może wprowadzić zmiany w porządku bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady.
Na wniosek wójta lub co najmniej 1/4 ustawowego składu rady gminy przewodniczący obowiązany jest zwołać sesję na dzień przypadający w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek o zwołanie sesji powinien zawierać porządek obrad wraz z projektami uchwał. Sesję nadzwyczajną zwołuje się przede wszystkim w celu podjęcia ważnych z punktu widzenia danej jednostki samorządu terytorialnego uchwał, np. zaciągnięcia kredytu. Często również nadzwyczajna sesja zwoływana jest w celu zmian osobowych w organach rady czy jednostki samorządu terytorialnego. Zmiany porządku obrad sesji zwołanej w trybie nadzwyczajnym konieczne jest uzyskanie bezwzględnej liczby głosów ustawowego składu rady, z tym że dodatkowo wymagana jest zgoda wnioskodawcy. Warto jednak pamiętać, że na wniosek wójta przewodniczący rady gminy jest obowiązany wprowadzić do porządku obrad najbliższej sesji rady gminy projekt uchwały, jeżeli wpłynął on do rady gminy co najmniej siedem dni przed dniem rozpoczęcia sesji. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 października 2000 r., sygn. akt II SA 1741/2000 – nie jest dopuszczalne rozszerzenie porządku obrad sesji nadzwyczajnej o sprawy niebędące przedmiotem wniosku o zwołanie takiej sesji, który mogą złożyć jedynie podmioty wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, czyli grupa radnych bądź wójt.
Zawiadomienie o sesji
Przewodniczący rady, zwołując sesję, obowiązany jest do doręczenia radnym porządku obrad wraz z projektami uchwał. Statuty gmin najczęściej określają minimalny termin, w jakim dokumenty te powinny być dostarczone radnym przed sesją, aby mogła się ona odbyć. Zwołanie sesji powoduje konieczność poinformowania członków wspólnoty lokalnej co do terminu sesji. Obywatele mają również prawo: udziału w sesji i uzyskania informacji o jej przebiegu, a także wglądu do dokumentów dotyczących sesji. Ustawa o samorządzie gminnym nie określa sposobu, w jaki przewodniczący ma zrealizować swój obowiązek, pozostawiając uregulowanie tych kwestii statutom poszczególnych gmin. Ważne jest natomiast, aby informacje o zwołanej sesji dotarły do osób uprawnionych do udziału w niej. Najwłaściwsze byłoby więc zachowanie formy pisemnej tego zawiadomienia. Wyjątkowo w zależności od uregulowań statutowych zwołanie sesji może mieć charakter ustny, telefoniczny, telegraficzny, nawet nastąpić przy wykorzystaniu poczty kurierskiej lub e-mailowej. Również wymogu dołączenia wymienionych wyżej materiałów nie trzeba rozumieć jako fizycznego ich dostarczenia. Możliwe jest bowiem np. ustne zawiadomienie o zwołaniu sesji połączone z informacją, że porządek sesji oraz projekty uchwał są do odebrania w biurze rady lub w innym określonym miejscu. Ze względu na konieczność zwołania sesji nadzwyczajnej w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku może się zdarzyć, że informacja ta zostanie przedłożona zainteresowanym w ostatniej chwili.
Pierwsza sesja
Pierwszą sesję nowo wybranej rady gminy zwołuje przewodniczący rady poprzedniej kadencji na dzień przypadający w ciągu siedmiu dni po ogłoszeniu zbiorczych wyników wyborów do rad na obszarze całego kraju. Po upływie tego terminu sesję zwołuje komisarz wyborczy na dzień przypadający w ciągu 21 dni po ogłoszeniu zbiorczych wyników wyborów dla całego kraju lub w przypadku wyborów przedterminowych w ciągu 21 dni po ogłoszeniu wyników wyborów do rady gminy. W przypadku wyborów przedterminowych, pierwszą sesję zwołuje osoba, którą prezes Rady Ministrów wyznaczył do pełnienia funkcji organów jednostki samorządu terytorialnego. Pierwszą sesję nowo wybranej rady gminy, do czasu wyboru przewodniczącego rady, prowadzi najstarszy wiekiem radny obecny na sesji. Przewodniczący rady miejskiej organizuje pracę rady, a w szczególności:
● przygotowuje i zwołuje sesje, ustala porządek obrad, prowadzi obrady oraz sprawuje policję sesyjną;
● przygotowuje projekt planu pracy rady;
● sprawuje bieżącą kontrolę nad działalnością komisji, koordynuje ich działania oraz organizuje współpracę i wymianę doświadczeń pomiędzy komisjami;
● podpisuje uchwały rady miejskiej i bieżącą korespondencję;
● czuwa nad zapewnieniem członkom rady warunków niezbędnych do wykonywania mandatu;
● współdziała z władzami miasta,
● wykonuje inne zadania określone w ustawach lub w statucie.
Podstawa prawna
Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
Ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1592 ze zm.).