Przepisy Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z 30.4.2004 r., str. 114) dotyczące tzw. prekwalifikacji wykonawców mają charakter fakultatywny i państwa członkowskie nie mają obowiązku ich wprowadzenia do wewnętrznych porządków prawnych.

Dyrektywa 2004/18/WE w art. 52 ust. 1 przewiduje możliwość wprowadzenia przez państwa członkowskie urzędowych wykazów zatwierdzonych wykonawców albo ich certyfikacji przez publiczne lub prywatne instytucje certyfikacyjne, pozostawiając państwom członkowskim swobodę decyzji co do wprowadzenia tych instytucji do wewnętrznych porządków prawnych.

Na podstawie art. 52 ust. 2 Dyrektywy 2004/18/WE zaświadczenia o dokonaniu wpisu i certyfikaty powinny wskazywać dokumenty, które stanowiły podstawę ich wydania. Natomiast stosownie do art. 52 ust. 3 Dyrektywy 2004/18/WE wpis do urzędowego wykazu poświadczony przez właściwą instytucję lub certyfikat wydany przez instytucję certyfikacyjną powoduje domniemanie, że w stosunku do danego wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia oraz że spełnia on warunki udziału w postępowaniu w zakresie predyspozycji do prowadzenia działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz kwalifikacji technicznych i zawodowych. Z treści tego przepisu wynika, że domniemanie to nie dotyczy wypełnienia zobowiązań podatkowych oraz zobowiązań z tytułu ubezpieczenia społecznego, a w odniesieniu do zdolności ekonomicznej i finansowej nie obejmuje informacji bankowej oraz nie stanowi dowodu posiadania ubezpieczenia z tytułu ryzyka zawodowego.

Dyrektywa 2004/18/WE nie przewiduje okresu, na jaki powinien być wydawany certyfikat; pozostawia również państwom członkowskim swobodę decyzji co do ograniczenia zakresu wpisu jedynie do niektórych warunków udziału w postępowaniu.

Ponadto Dyrektywa 2004/18/WE stanowi, iż wykonawcy z innych państw członkowskich nie mogą zostać zobligowani do dokonania wpisu do wykazu urzędowego lub certyfikacji w celu udziału w procedurze udzielania zamówienia. Instytucje zamawiające mają natomiast obowiązek uznawania równoważnych certyfikatów wydawanych przez instytucje mające swoje siedziby w pozostałych państwach członkowskich, jak również innych, równoważnych środków dowodowych. Zatwierdzony wykonawca z jakiegokolwiek państwa członkowskiego może więc przedstawić w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia wydane przez właściwy organ zaświadczenie o wpisie lub certyfikat. Informacje, które wynikają z wpisu do wykazu urzędowego lub certyfikatu, nie mogą być kwestionowane bez uzasadnienia. Jednakże wpis lub certyfikat jest dowodem spełniania warunków udziału w postępowaniu jedynie w odniesieniu do informacji, które z niego wynikają. Oznacza to, że dokument będzie wywierał pełne skutki tylko w sytuacji, gdy informacje w nim zawarte będą jednoznacznie wskazywały dokumenty, które były oceniane na potrzeby jego wydania (art. 52 ust. 2 zdanie drugie oraz ust. 4 zdanie pierwsze Dyrektywy 2004/18/WE) i tylko w tym zakresie. Nie wystarczy więc sama informacja o tym, że dany wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne w kraju prowadzenia listy lub wystawienia certyfikatu.

W przypadku określenia przez zamawiającego w konkretnym postępowaniu innych lub bardziej rygorystycznych warunków udziału w postępowaniu od tych, jakie stanowiły podstawę wpisu danego wykonawcy do rejestru lub uzyskania przez niego certyfikatu, wykonawca będzie musiał udowodnić również spełnianie innych lub bardziej rygorystycznych warunków. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS), który stwierdził, że w odniesieniu do kwalifikacji technicznych, sytuacji finansowej i ekonomicznej wykonawcy wpis na urzędowy wykaz lub certyfikat może zastępować odpowiednie dokumenty i referencje jedynie w zakresie, w jakim wpis na urzędowy wykaz lub certyfikat oparty jest na równoważnych dokumentach (ETS z 9 lipca 1987 r. w połączonych sprawach 27-29/86, pkt 24-27). Informacje wynikające z urzędowego wykazu lub certyfikatu nie mogą być kwestionowane przez zamawiającego bez uzasadnienia. Jednakże zamawiający mogą określić warunki udziału w postępowaniu dotyczące sytuacji finansowej i ekonomicznej oraz zdolności technicznych na potrzeby każdorazowego postępowania. W konsekwencji zamawiający jest zobowiązany do uznania, że sytuacja finansowa i ekonomiczna oraz zdolności techniczne wynikające z wykazu urzędowego lub certyfikatu stanowią wystarczający dowód na spełnianie przez wykonawcę warunków udziału jedynie w sytuacji, gdy informacje te są oparte na równoważnych kryteriach określonych przez zamawiającego w konkretnym postępowaniu (na podstawie odpowiedzi na interpelację nr 9833).