W zeszłym roku zginęły 334 akta sądowe, których nie dało się odtworzyć. Najwięcej ginie spraw cywilnych w apelacji warszawskiej. Zdaniem prawników rozwiązaniem problemu byłaby informatyzacja sądów.
Wymiar sprawiedliwości nie radzi sobie z ginącymi aktami. Każdego roku w naszych sądach i prokuraturach zawierusza się setki akt i zgromadzonych dowodów. Liczba ta od wielu lat utrzymuje się niezmiennie na tym samym niepokojąco wysokim poziomie.

Ministerialne statystyki

– W 2008 roku łączna liczba spraw zaginionych, a nieodtworzonych wynosiła 334 – informuje Wioletta Olszewska z Ministerstwa Sprawiedliwości.
– Najwięcej zaginionych i nieodtworzonych spraw odnotowano w apelacji warszawskiej – 65. W apelacji poznańskiej zginęły 52 sprawy oraz katowickiej – 47 – dodaje Wioletta Olszewska.
Najczęściej gubione są akta spraw cywilnych. W ubiegłym roku odnotowano aż 150 takich zaginięć. W 2008 roku zginęło też 100 spraw karnych. Trochę lepiej jest w sprawach wieczystoksięgowych – 31 zaginięć, gospodarczych – 28, rodzinnych i nieletnich – 21. Najlepiej chronione są akta spraw pracowniczych. W 2008 roku zginęły ich tylko cztery.
– We wszystkich wskazanych sprawach zostały podjęte czynności zmierzające do odnalezienia zagubionych akt, wyjaśnienia okoliczności, w jakich doszło do ich zagubienia, a w przypadku niepowodzeń działań poszukiwawczych wdrożono procedury odtworzeniowe – wyjaśnia Wioletta Olszewska.

Przyczyny zaginięć

Według sędziów najczęściej nie można odnaleźć dokumentów, gdy mniejsze teczki podpinają się pod grube akta, a następnie dokumenty te są przekazywane innemu sądowi lub prokuraturze.
– Powodem ginięcia jest stały ruch dokumentów sądowych, które krążą między sądami, biegłymi, prokuratorami itd. – wyjaśnia sędzia Marek Celej z Sądu Okręgowego w Warszawie.
– Wszystkie te ruchy powinny być zanotowane w repertorium, a niekiedy nie są – dodaje.
Nie jest też tajemnicą, że sędziowie biorą do domu akta, przenoszą je w zwykłych plastikowych torbach, bez żadnego zabezpieczenia. Wynika to jednak głównie z problemów lokalowych sądów.
– Nie byłoby rozsądne wprowadzanie wyraźnego zakazu wynoszenia akt, gdyż sędziowie nie mają warunków w sądzie do pisania uzasadnień do wyroków – uważa Tomasz Zbiegiem z kancelarii Chad- bourne & Parke.
Problemy lokalowe sądów są jednym z głównych powodów bałaganu, jaki panuje w sędziowskich szafach.
– Kiedy do mojego wydziału skierowano sprawę Bagsika, nie mieliśmy gdzie tych kilkudziesięciu tomów złożyć – mówi sędzia Celej. Trzeba było kupić nowe szafy i wystawić je na korytarz – wyjaśnia.
– Jak na ogromną liczbę napływających spraw, to dziwi mnie, że tak mało akt ginie – mówi adwokat Michał Tomczak.
– Dwa razy zdarzyło mi się zagubienie, ale gdy zacząłem przygotowywać wniosek o odtworzenie akt, znalazły się gdzieś w sekretariacie. Procedura odtworzeniowa jest tak uciążliwa, że mobilizuje do poszukiwań wszystkich pracowników – dodaje Michał Tomczak.



Procedura odtworzeniowa

Procedura odnajdywania akt wygląda w ten sposób, że strony są wzywane do złożenia posiadanych dokumentów, ale mogą nie chcieć ich zaprezentować, więc nie wszystkie sprawy da się zebrać. Niektóre sprawy karne mogą w ten sposób ulec przedawnieniu.
Otworzenie akt sądowych następuje nie tylko z powodu zaginięcia, ale również na skutek powodzi czy pożaru lub gdy strony je niszczą. Adwokatowi Mariuszowi Paplaczykowi z Poznania zdarzyło się, że akta zjadł klient.
– Oskarżony ma prawo wglądu do teczki z materiałem procesowym, więc mój klient w trakcie zapoznawania się z ich treścią, w oddzielnym pokoju w sądzie, podarł je i zjadł. Po tym zajściu trafił na obserwację do szpitala psychiatrycznego – mówi mec. Paplaczyk.
Z podobnym przypadkiem spotkał się też w swojej praktyce adwokackiej mec. Roman Nowosielski.
– W jednej ze spraw akta, które powinien dostać biegły sądowy, zostały wysłane osobie oskarżonej. Twierdziła ona najpierw, że ich nie otrzymała, a następnie, że je zgubiła – wyjaśnia Roman Nowosielski.

Postulaty zmian

Zdaniem prawników poprawa sytuacji mogłaby nastąpić dopiero po przeprowadzeniu pełnej informatyzacji sądów. Jeśli wszystkie akta papierowe miałyby odpowiedniki w postaci plików elektronicznych, nie byłoby kłopotu z ich odtworzeniem – twierdzą adwokaci. Proces ten jest już w toku. Przez kilka ostatnich lat stopniowo wprowadzano komputery na sale rozpraw. Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało już projekt, zgodnie z którym wszystkie sprawy cywilne miałyby być nagrywane.
Pracownicy sądów uważają jednak, że informatyzacja sądów nie rozwiąże wszystkich problemów. W praktyce dość często zdarzają się bowiem pomyłki w związku z korzystaniem z komputera.
– Przychodzi np. nakaz zapłaty z wpisanym powodem, natomiast pozwany jest zupełnie inny niż określony w załączonym pozwie. Wynika to z korzystania z jednego elektronicznego wzoru pisma, gdzie uzupełnia się tylko nazwiska i adresy – mówi sekretarka w jednym z warszawskich sądów.
– Zawsze się będą zdarzać błędy w aktach, bo ludzie nie są nieomylni – dodaje.
Innym rozwiązaniem problemu mogłoby być umożliwienie fotografowania akt przez pełnomocników stron – uważa Mariusz Paplaczyk.
OPINIA
Jacek Czaja
wiceminister sprawiedliwości
Istotnie w ubiegłym roku zaginęły 334 sprawy – w skali kraju liczba ta stanowi 0,002 proc. spraw zaginionych, a nie odtworzonych. Na przestrzeni lat 2003 – 2008 liczba zaginionych spraw kształtowała się na podobnym, niskim, poziomie. Skala tego problemu jest więc statystycznie niewielka. Budzi ona jednak zaniepokojenie, gdyż każdy taki przypadek jest wysoce niepożądany. W każdej takiej sprawie zostały wszczęte odpowiednie procedury odtworzeniowe, a sprawy zaginionych akt są na bieżąco monitorowane.
Zaginięcie akt w sądach / DGP