Zlecenie dostawy czy wystawione po jej rzekomym wykonaniu faktury nie potwierdzają, że zamówienie zostało należycie zrealizowane. Jeśli zaś wykonawca twierdzi, że z obiektywnych powodów nie był w stanie uzyskać innych dokumentów, powinien to udowodnić – przypomniała Krajowa Izba Odwoławcza w niedawnym wyroku.
Spór dotyczył dużego przetargu na dostawę części zamiennych do turbiny gazowej i instalacji pomocniczych dla oddziału PGNiG w Zielonej Górze. Mogły w nim wystartować jedynie firmy, które mają doświadczenie w takich dostawach. Potwierdzeniem tego miała być wcześniejsza realizacja trzech podobnych zamówień na kwotę co najmniej miliona złotych każda oraz dwóch dostaw części wymaganych do wymiany po 25 tys. godzin pracy turbiny.
Przetarg wygrało polsko -holenderskie konsorcjum. Początkowo zamawiający uznał, że nie potwierdziło ono wymaganego doświadczenia. Nie przedstawiło bowiem referencji, tylko same dokumenty zlecenia dostawy (nie były podpisane przez odbiorców) oraz faktury i potwierdzenia przyjęcia zamówienia (wystawione przez członka konsorcjum). Zamawiający wezwał do uzupełnienia dokumentów. Konsorcjum odpowiedziało, że nie jest w stanie uzyskać żadnych innych, gdyż „nie pozostaje powszechnie przyjętą praktyką występowanie indywidualne o potwierdzenie realizacji dostaw przez poszczególnych kontrahentów. Co do zasady potwierdzeniem prawidłowo wykonanej dostawy pozostaje okoliczność obciążenia kontrahenta stosownym dokumentem księgowym (tj. fakturą końcową)”. Dodatkowym argumentem miała być sytuacja epidemiologiczna, która uniemożliwiała pozyskanie dokumentów.
To również nie rozwiało wątpliwości zamawiającego, który poprosił o dodatkowe dowody potwierdzające brak możliwości uzyskania referencji. W odpowiedzi holenderski konsorcjant powołał się na obustronne zobowiązania z kontrahentami do zachowania w poufności wszystkich informacji dotyczących współpracy biznesowej.
Ostatecznie zamawiający uznał oświadczenie konsorcjum i wybrał jego ofertę. KIO uznała, że nie miał do tego prawa. Nie ulegało wątpliwości, że dokumenty takie jak zlecenie dostawy czy wystawione faktury nie potwierdzają, że zamówienia zostały należycie zrealizowane.
„Nawet jeśli firma nie praktykuje potwierdzania dostaw, to zupełnie niezrozumiały jest fakt braku złożenia innych dokumentów, np. protokołów odbioru, dokumentów wydania zewnętrznego, itp. Wreszcie jeśli wystawiono faktury, a dostawy zostały faktycznie wykonane należycie, to faktury te powinny zostać opłacone przez odbiorców. Na fakt zapłaty nie przedstawiono zamawiającemu żadnego dowodu. Co więcej przystępujący nawet nie oświadczył, że przedstawione faktury zostały opłacone” ‒ podkreślono w uzasadnieniu wyroku.
Skład orzekający (poszerzony ze względu na wagę problemu) uznał również, że oświadczenie własne potwierdzające należyte dostawy nie mogło być wzięte pod uwagę. Jest ono dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy wykonawca udowodni, że pozyskanie innych dokumentów było niemożliwe z obiektywnych powodów. Tego jednak nie dowiedziono. Fakt, że nie jest przyjętą praktyką indywidualne występowanie o potwierdzenie realizacji dostaw przez poszczególnych kontrahentów, po pierwsze, nie został udowodniony, a po drugie, jest czynnikiem subiektywnym, a nie obiektywnym. Praktykę można bowiem starać się zmienić. Tymczasem wykonawca nie wykazał nawet próby uzyskania referencji.
Argument dotyczący sytuacji epidemiologicznej (dokumenty uzupełniano w kwietniu) również nie przekonał KIO. Konsorcjum w żaden sposób go nie rozwinęło i nie wyjaśniło, dlaczego nie mogło uzyskać dokumentów. Dodatkowo o obowiązku przedłożenia referencji (lub innych dokumentów) wiedziało już w grudniu 2019 r., gdy ogłoszono przetarg. To wówczas powinno podjąć próby uzyskania wymaganych potwierdzeń.
Wezwanie do dodatkowych wyjaśnień było natomiast, zdaniem składu orzekającego, nieuprawnione. De facto oznaczało bowiem powtórne wezwanie do uzupełnienia dokumentów, co jest niedopuszczalne.

orzecznictwo

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 lipca 2020 r., sygn. akt KIO 1183/20. www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia