Znowelizowane przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają odbywanie posiedzeń i głosowanie nad uchwałami w trybie zdalnym. Jakie wymogi trzeba przy tym spełnić?
Reklama
Stan epidemii i związane z nim obostrzenia przyspieszyły zmiany w kodeksie spółek handlowych (dalej: k.s.h.), które umożliwiają sprawne przeprowadzanie posiedzeń organów kolegialnych, w tym rad nadzorczych, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Zdalne prowadzenie obrad tego organu w spółkach kapitałowych było dotychczas rzadkością, z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych, a aby go wprowadzić, trzeba było podjąć wiele działań wewnątrzkorporacyjnych.
Co ważne, zmiany dotyczą zarówno spółki z o.o., jak i spółki akcyjnej – publicznej i niepublicznej, a ponadto w związku z ustawowymi odesłaniami reguły te stosowane będą także do rady nadzorczej w spółkach komandytowo-akcyjnych. Część zmian obowiązuje od 31 marca 2020 r., gdy wprowadziła je ustawa zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568; ost.zm. Dz.U. poz. 695). Uzupełniono je w ustawie z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 695), która obowiązuje od 18 kwietnia br.

Podejmowanie uchwał ułatwione

Jeszcze przed wejściem w życie ww. zmian k.s.h. dopuszczał możliwość podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w formie pisemnej, a nawet przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jednakże, aby było to możliwe, konieczne było wprowadzenie do umowy albo statutu spółki odpowiednich zapisów. Ostatnie nowelizacje usunęły ten wymóg. Obecnie zatem uchwały rady mogą być podejmowane na dowolny z ww. sposobów, gdy umowa albo statut spółki:
  • nie zawierają żadnych postanowień w tym zakresie,
  • zawierają postanowienia dopuszczające taką możliwość.
Co więcej, nawet jeśli w umowie bądź statucie spółki dopuszczono albo wyłącznie głosowanie pisemne, albo tylko głosowanie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, to obecnie rada nadzorcza takiej spółki będzie mogła korzystać z obu tych metod. Podejmowanie uchwał na posiedzeniu będzie jedyną możliwością tylko w tych spółkach, których umowa albo statut wprost zabrania głosowania pisemnego i na odległość. Jeśli zaś zabroniona jest tylko jedna z tych metod, to dopuszczalna będzie druga. Jeśli zaś wyłączone będą obie metody, to aby z nich korzystać, konieczne będzie dokonanie zmiany umowy albo statutu spółki.
Znowelizowano również warunki, od których zależy ważność uchwał powziętych pisemnie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Będą one ważne, gdy:
  • wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz
  • co najmniej połowa członków rady wzięła udział w jej podejmowaniu.
Przypomnijmy, że uchwały podejmowane są bezwzględną większością głosów, czyli „za” powinno wypowiedzieć się więcej członków organu aniżeli „przeciw” i wstrzymujących się od głosowania. Umowa bądź statut spółki mogą przewidywać surowsze wymagania.
Na czym polega głosowanie pisemne? W tym trybie członkowie organu oddają głosy na piśmie, każdy osobno, nad treścią uchwały. Głosy zbiera wyznaczony członek rady, najczęściej jej przewodniczący. Po zebraniu dostatecznej ich liczby ogłaszane jest, czy uchwała została podjęta, czy też nie. Wystarczające jest przy tym, gdy „za” albo „przeciw” głosowanej uchwale wypowie się większość członków organu. W takim bowiem przypadku pozostali członkowie nie będą mieli już wpływu na wynik głosowania.

Zmiany personalne również

Od 31 marca br. zniesiono wyjątek, w myśl którego podejmowanie uchwał w ww. trybach szczególnych nie mogło dotyczyć wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób. Warto przypomnieć, że wśród kompetencji rady nadzorczej może znajdować się właśnie powoływanie, odwoływanie, zawieszanie członków zarządu oraz delegowanie w ich miejsce członków rady nadzorczej do czasowego pełnienia funkcji w zarządzie spółki.
Uzupełnieniem powyższego jest wprowadzenie przez ustawę z 16 kwietnia zapisu, w myśl którego rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.
Dopiero obie z ww. zmian pozwalają w pełni na podejmowanie uchwał dotyczących kwestii personalnych. Zasadą jest bowiem, że tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki. Ostatnia z przytoczonych zmian pozwoli głosować w tych sprawach bez zachowania tajności głosowania. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy choćby jeden z członków rady nadzorczej wniesie przeciwko temu swój sprzeciw. [wzór 1]

wzór 1

Uchwała nr 2
Rady Nadzorczej ABC Sp. z o.o. w Gdańsku z 1 czerwca 2020 r.
w sprawie wyboru członka zarządu spółki
1. Na podstawie par. 8 ust. 1 umowy spółki Rada Nadzorcza powołuje na stanowisko członka zarządu spółki Jana Kowalskiego na dwuletnią kadencję.
2. Rada Nadzorcza ustala, że kadencja Jana Kowalskiego rozpoczyna się z 15 czerwca 2020 r.
W głosowaniu nad uchwałą wzięło udział 3 członków Rady Nadzorczej.
Wobec uchylenia tajności głosowania na mocy uchwały nr 1 z 1 czerwca 2020 r. uchwałę powzięto w głosowaniu jawnym, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Przewodnicząca Rady Nadzorczej

Zgoda na czynność zarządu spółki

Niekiedy ustawa albo umowa (statut) wymagają, aby przed powzięciem określonej czynności zarząd uzyskał zgodę rady nadzorczej. Obowiązek ten nie został zawieszony na czas pandemii.
Artykuł 17 k.s.h rozróżnia dwa odrębne przypadki, w których uzyskanie zgody organu nadzoru spółki jest niezbędne do dokonania czynności prawnej.
1. Wynika to z przepisów k.s.h. albo innej ustawy – jej brak oznaczać będzie nieważność czynności zarządu spółki; przy czym stosowna zgoda może być wyrażona również po dokonaniu takiej czynności i to w terminie aż dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez zarząd. Zarząd mieć zatem będzie jeszcze dwa miesiące na jej uzyskanie, co nawet w warunkach pandemii może być realne, zważywszy na możliwość powzięcia uchwały pisemnie oraz na odległość.
2. Wynika to z umowy bądź statutu spółki – czynność dokonana przez zarząd bez uprzedniej zgody rady nadzorczej będzie ważna. Nie wyklucza to jednak odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu. Również w tym przypadku zarząd może ubiegać się o następcze wyrażenie zgody, chociaż pozostanie to bez wpływu na ważność czynności zarządu. Warto zaznaczyć, że zarząd ponosi odpowiedzialność tylko za działania zawinione. Możliwe, że w okolicznościach pandemii nie będzie możliwe przypisanie zarządowi winy w jego działaniu. [wzór 2]

wzór 2

Uchwała nr 135/2020
Rady Nadzorczej ABC S.A. w Krakowie z 20 maja 2020 r.
w sprawie wyrażenia zgody na sprzedaż składnika mienia spółki
Na podstawie par. 10 ust. 3 pkt 8 umowy spółki Rada Nadzorcza wyraża zgodę na sprzedaż linii produkcyjnej o wartości przekraczającej 100 000 zł.
Uchwałę powzięto jednogłośnie, w głosowaniu przeprowadzonym przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
W głosowaniu nad uchwałą wzięło udział 3 członków Rady Nadzorczej.
Przewodniczący Rady Nadzorczej

Posiedzenie na odległość

Nowelizacja wprowadziła też możliwość uczestnictwa w posiedzeniu rady nadzorczej z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Również w tym przypadku jest to możliwe, gdy umowa albo statut spółki nie wykluczają wprost takiej metody.
Ustawodawca nie wprowadził wymogu uchwalenia specjalnego, dodatkowego regulaminu określającego sposób pracy organu nadzoru w tym trybie. Jedynie w przypadku spółki akcyjnej pojawia się wymóg uchwalenia regulaminu posiedzeń odbywanych w trybie zdalnym.
Uczestnictwo w posiedzeniu w trybie zdalnym jest prawem każdego członka rady nadzorczej, o ile co innego nie wynika z umowy albo statutu spółki. Osoba zwołująca posiedzenie powinna zatem wziąć pod uwagę taką możliwość oraz wskazać sposób bezpośredniego porozumiewania się na odległość dostępny dla wszystkich członków rady nadzorczej. O ile w spółkach akcyjnych sposoby te powinien określać regulamin uchwalony przez ten organ, to w spółkach z o.o. zasadne będzie przyjęcie ich chociażby w formie uchwały rady nadzorczej.
W obu przypadkach należy mieć na względzie z jednej strony możliwości sprzętowe poszczególnych członków organu, z drugiej natomiast konieczność weryfikacji ich tożsamości, a także zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji na odległość. Członkowie rady nadzorczej częstokroć obradują na tematy objęte tajemnicą przedsiębiorstwa spółki, a także operują danymi osobowymi. Przykładowe działania w tym zakresie mogą być następujące:
  • uzgodnienie środków porozumiewania się na odległość, do których dostęp mają wszyscy członkowie organu;
  • wprowadzenie weryfikacji hasłem ustalonym trwale bądź generowanym ad hoc – w przypadku braku komunikacji audio-wideo identyfikacja uczestnika posiedzenia wyłącznie na podstawie obrazu, głosu bądź komunikatu tekstowego może nie być wystarczająca;
  • wprowadzenie zasad bezpieczeństwa w porozumiewaniu się na odległość, np. posiadanie oprogramowania antywirusowego i zapory internetowej, zachowanie środków ostrożności w czasie transmisji, np. brak osób postronnych, nie korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi itp. [wzór 3]

wzór 3

Fragment regulaminu rady nadzorczej dotyczący głosowania na odległość
1. Przy podejmowaniu uchwał w trybie obiegowym członkowie Rady Nadzorczej oddają swoje głosy przez złożenie podpisów na jednym egzemplarzu projektu uchwały albo każdy z członków Rady Nadzorczej składa podpis na odrębnym egzemplarzu projektu uchwały. Możliwe jest także podejmowanie uchwał w trybie mieszanym przy wykorzystaniu obu z ww. form głosowania. Uchwała jest powzięta z datą złożenia ostatniego podpisu.
2. W przypadku podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość członkowie Rady Nadzorczej oddają swoje głosy w formie słownej albo tekstowej. Uchwałę uważa się za podjętą z datą złożenia ostatniego oświadczenia.
3. Przewodniczący Rady Nadzorczej przedstawia, raz na miesiąc, do wiadomości członkom Rady Nadzorczej wykaz uchwał podjętych przez Radę w trybie obiegowym albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Zgodnie z k.s.h. posiedzenia rady nadzorczej mają być protokołowane. Brak jest norm dokładnie określających treść takiego dokumentu. Przepisy o spółce akcyjnej nakazują wszakże, aby stosować przepisy o protokole zarządu. Protokół taki ma zawierać następujące elementy:
  • data i miejsce posiedzenia,
  • stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia oraz zdolności organu do podejmowania uchwał,
  • porządek obrad,
  • nazwiska i imiona obecnych członków rady nadzorczej,
  • informację o zgłoszonej przez członka organu sprzeczności interesów oraz o powstrzymaniu się przez niego od udziału w głosowaniu nad daną sprawą,
  • liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne.
Dodatkowych wymogów w odniesieniu do protokołów posiedzeń odbywanych w trybie zdalnym k.s.h. nie wprowadza. W protokole można jednak odnotować ów fakt oraz zastosowany sposób bezpośredniej komunikacji na odległość. W przypadku uchylenia tajności głosowania także i ta okoliczność powinna zostać odnotowana w protokole.

Dopuszczalne sposoby komunikacji

Zgodnie z art. 222 par. 11 i 4 oraz art. 388 par. 11 i 3 k.s.h. przeprowadzanie posiedzeń i głosowanie nad uchwałami może odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ustawodawca nie zdefiniował wprost tego pojęcia. W grę wchodzić będą zatem wszelkie narzędzia zapewniające udział członków rady nadzorczej w posiedzeniu lub głosowaniu w czasie rzeczywistym. Co ważne, k.s.h. nie wymaga, aby transmisja danych obejmowała obraz i dźwięk, a nawet którekolwiek z nich. Nie muszą to być nawet środki komunikacji elektronicznej. Przepisy ograniczają się do wskazania, że porozumiewanie ma odbywać się „na odległość”. W grę wchodzą zatem m.in.:
  • wideokonferencje i telekonferencje przy użyciu telefonii stacjonarnej, komórkowej lub internetowej,
  • komunikatory internetowe zapewniające komunikację w czasie rzeczywistym,
  • wirtualne pokoje spotkań itp.
Warunku bezpośredniego porozumiewania się nie spełni natomiast korespondencja wysyłana drogą pocztową oraz pocztą elektroniczną. Nie jest jednak wykluczone podejmowanie uchwał w tym trybie. O ile bowiem posiedzenie „zdalne” powinno odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, to uchwały mogą być podejmowane również w trybie obiegowym.