UODO: Pozyskanie zgód uczestników posiedzenia rady gminy nie jest konieczne

Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreślił, że minimalizacja danych, ich anonimizacja i zasady udostępniania nagrań – to tylko niektóre elementy, jakie muszą wziąć pod uwagę administratorzy w związku z obowiązkiem nagrywania i transmisji obrad kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego, czyli np. rad gmin, powiatu.

W tekście "Projektowanie ochrony danych osobowych w związku z transmisją i nagrywaniem obrad kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego" UODO podkreśla, że Konstytucja gwarantuje każdemu obywatelowi prawo do uzyskania informacji o działalności organów władzy publicznej.

"Uprawnienie to obejmuje m. in. wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, a także możliwość zapoznania się z transmisją obrad tych organów. Ponadto posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej są jawne i dostępne, a protokoły i stenogramy z ich obrad są udostępniane. Wskazują na to przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej" - wskazał Urząd. Jednocześnie - jak podkreślono - przy realizacji tych praw niezwykle istotne jest zachowanie procedur pozwalających na ochronę danych osobowych zgodnie z RODO.

Jak wskazał Urząd, w obradach kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego uczestniczą zarówno osoby publiczne, osoby realizujące zadania publiczne, jak i osoby fizyczne nieposiadające takiego statusu. Według UODO, przetwarzanie danych wszystkich tych osób w związku z ich uczestnictwem w obradach nie wymaga jednak pozyskania ich zgody, gdyż przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest - zgodnie z RODO - niezbędność takiego działania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Zdaniem Urzędu, odpowiednie zaprojektowanie przez administratorów procedur postępowania w związku z transmisją i nagrywaniem, a także dalszym udostępnianiem nagrań z obrad kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego pozwoli zapewnić ochronę danych osobowych na każdym etapie ich przetwarzania, w tym udostępniania, zapewniając jednocześnie prawo do informacji publicznej.

Udostępniony przez UODO materiał zawiera także konkretne wskazówki dla administratorów danych dotyczące tworzenia takich procedur.