W każdej wspólnocie mieszkaniowej zarząd lub zarządca - w zależności od sposobu gospodarowania nieruchomością wspólną - nie później niż przed końcem marca musi zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali, podczas którego należy uchwalić roczny plan gospodarczy. Przy okazji ustala się wysokości opłat. Oceniana jest też praca zarządu, który składa sprawozdanie. Następnie członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium.

Zebrania służą temu, by właściciele mieszkań i lokali użytkowych sprawdzili, jak przez ostatni rok były prowadzone sprawy ich nieruchomości wspólnej. Powinni też zdecydować o najważniejszych kwestiach określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu (np. o dużych remontach, ociepleniu budynku) oraz udzielić zarządowi pełnomocnictw do zawierania niezbędnych umów. Na zebraniu może być omawiana także każda inna sprawa ważna dla wspólnoty.

REKOMENDACJA GP

Jeżeli zarząd lub zarządca nie zwoła w ciągu I kwartału każdego roku zebrania właścicieli, może je zorganizować każdy członek wspólnoty, czyli każdy właściciel mieszkania lub lokalu użytkowego. Niewykluczone, że przy okazji wspólnota powinna zmienić zarząd czy firmę zarządzającą. Na pewno warto w takiej sytuacji przejrzeć dokumenty finansowe.

Zawiadomienie na piśmie

O zebraniu zarząd lub zarządca ma obowiązek zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. W informacji trzeba podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W razie zamierzonej zmiany praw i obowiązków właścicieli konieczne jest też przedstawienie jej treści.

Poinformowanie na piśmie oznacza albo wysłanie do członków wspólnoty listów, albo np. przekazanie im odpowiednich dokumentów przez dozorcę lub pracownika firmy zarządzającej. Tam, gdzie nie ma obaw, że ktoś będzie kwestionował prawidłowość doręczenia, można wrzucić zaadresowane pisma do skrzynek. W praktyce metoda zależy od wielkości wspólnoty, jej zamożności i sposobu zarządzania. Nie jest prawidłowe zawiadamianie o zebraniu przez wywieszenie informacji na klatkach czy drzwiach budynku. Musi być ono skierowane wyraźnie do poszczególnych właścicieli, tak by nikt nie przeoczył tej informacji (art. 32 ustawy o własności lokali).

REKOMENDACJA GP

Każdemu właścicielowi lokalu, który nie został prawidłowo zawiadomiony, wolno zaskarżyć z przyczyn formalnych uchwały podjęte na zebraniu, w którym nie uczestniczył. Nie oznacza to jednak, że w razie braku innych argumentów, związanych chociażby z naruszeniem jego interesów, musi taką sprawę w sądzie wygrać.

Pełnomocnictwo

Jeżeli ktoś nie zamierza przyjść na zebranie, powinien udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu. Może wybrać innego właściciela lokalu lub kogokolwiek innego, choć z oczywistych względów osoba taka powinna orientować się w sprawach wspólnoty.

Obecność właściciela lub jego pełnomocnika nie wpływa na ważność zebrania (nie trzeba go powtarzać, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, nawet gdy przybyła znikoma liczba osób), ale ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one większością głosów, którą liczy się albo według wielkości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, o ile wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono.

REKOMENDACJA GP

Nawet kiedy na zebraniu stawi się niewielka liczba osób, można je przeprowadzić i podjąć próbę rozstrzygnięć we wszystkich sprawach należących do porządku dziennego. Kłopot polega jedynie na tym, że uchwały częściowo przyjęte lub odrzucone trzeba poddać dodatkowemu głosowaniu, w formie indywidualnego zbierania podpisów. Wówczas wyznaczona przez zarząd lub zarządcę osoba roznosi nieobecnym na zebraniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk - za, przeciw lub wstrzymał się od głosu. Dopiero po zsumowaniu preferencji wyrażonych w dwóch formach głosowania uzyskuje się ostateczny wynik. O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.