Wszystkie dokumenty, którymi wymieniają się sądy przy rozstrzyganiu sporów transgranicznych, będą musiały być przesyłane pocztą elektroniczną. Ma to ułatwić szybkie załatwianie spraw cywilnych i gospodarczych mających skutki dla więcej niż jednego państwa członkowskiego UE. Ich liczba sięgnie w tym roku już ok. 3,4 mln.
Cyfryzacja transgranicznych postępowań to jeden z elementów szerszej reformy unijnej współpracy sądowej. Obecnie krajowe wymiary sprawiedliwości komunikują się niemal wyłącznie za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Komisja Europejska, która przygotowała zmiany w rozporządzeniu w sprawie przeprowadzania dowodów w sprawach cywilnych (206/2001), szacuje, że zastąpienie papieru plikami elektronicznymi pozwoli zaoszczędzić od 30 do 78 mln euro rocznie w skali UE.
Bruksela zamierza też promować przesłuchiwanie świadków w formie wideokonferencji. Odbywałyby się one w siedzibach sądów, przy założeniu, że jednostki te mają dostęp do odpowiednich urządzeń i oprogramowania. Według wyliczeń Komisji dziś koszty podróży i przesłuchania świadka w innym kraju UE oscylują w granicach 400–800 euro. Przeprowadzenie dowodu z pomocą wideokonferencji nie powinno być droższe niż 100 euro.
Bruksela przygotowała też zmiany, które mają usprawnić transgraniczne doręczenia przesyłek sądowych. Dzisiaj w wielu przypadkach sytuacja procesowa stron może się skomplikować z powodu nieotrzymania w terminie zwrotnego potwierdzenia odbioru bądź błędnego wypełnienia odpowiedniego formularza potwierdzającego odbiorcę i datę doręczenia pisma z sądu. Dlatego KE zamierza wprowadzić jednolite dla wszystkich państw członkowskich potwierdzenie odbioru przesyłki. Jednostki przekazujące i przyjmujące dokumenty urzędowe (w Polsce są to sądy rejonowe) będą mogły wymieniać się nimi elektronicznie. Ponadto „zagraniczna” strona sporu uzyska prawo wyznaczenia przedstawiciela, który w jej imieniu osobiście doręczy dokumentację sprawy w siedzibie sądu. Nowością będzie również to, że sąd, przed którym toczy się postępowanie, będzie zobowiązany zawiadomić pocztą internetową pozwanego o terminie rozprawy (jeśli ten nie wdał się w spór) lub wydaniu wyroku zaocznego.
