Kodeks postępowania administracyjnego jest podstawowym aktem prawnym ustalającym zasady komunikacji pomiędzy urzędnikami, a petentami. To w nim odnajdziemy chociażby regułę szybkości załatwiania spraw administracyjnych czy obowiązek informowania o przedłużającym się postępowaniu. Wydawałoby się, że każdy urzędnik musi odpowiadać na pisma wpływające do jego wydziału – nie jest to jednak do końca prawda.
Uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z 3 września 2013 r. (sygn. I OPS 2/13) mówi, że jeśli organ administracji pozostawi podanie obywatela bez rozpoznania, ten ma prawo złożyć skargę do sądu na bezczynność tego organu. NSA wydał tę uchwałę w 2013, ponieważ zabiegał o nią rzecznik praw obywatelskich. Według RPO dotychczas obywatel nie wiedział, w jaki sposób formalnie może walczyć z sytuacją, gdy przedstawiciel administracji ignoruje złożone przez niego podanie, tj. pozostawia je bez rozpoznania. Rzecznik podkreślił, że dotychczas nie było wiadomo, jak ma się zachować obywatel, który chce bronić swoich interesów prawnych. Czy oczekując na odpowiedź organu na złożone pismo, powinien najpierw złożyć zażalenie do organu wyższego stopnia i następnie złożyć skargę do sądu, zarzucając bezczynność, czy też od razu powinien wnieść sprawę do sądu, skarżąc brak odpowiedzi na zasadach skargi na akt lub czynność z zakresu administracji.
Sprawy administracyjne mogą przybierać naprawdę różne formy, stąd też tak duża liczba urzędów w naszym kraju (a co za tym idzie także i urzędników). Składając pismo do właściwego urzędu jesteśmy przekonani, że prędzej czy później otrzymamy na nie odpowiedź, nawet jeśli nie będzie uwzględniała naszego stanowiska. Urzędnicy mogą jednak nie podjąć takiej czynności, przez co nigdy dowiemy się jakie byłoby ich stanowisko w naszej sprawie. Dodajmy, że takie zachowanie będzie w niektórych sytuacjach w pełni zgodne z prawem.
Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 9 kwietnia 2014 r. (sygn. akt II FSK 1085/12). Cała sprawa dotyczyła kwestii podatkowych (niemniej jednak wiązała się z prawem administracyjnym, choćby pod względem procedury odwoławczej). Urząd skarbowy nakazał zapłatę podatku CIT jednej z polskich spółek, przy czym ta nie zgadzając się z takim stanowiskiem wniosła odwołanie. Problem w tym, że zostało ono podpisane tylko przez jednego członka kilkunastoosobowego zarządu tej spółki (przepisy wymagają wówczas podpisu co najmniej dwóch członków zarządu). Urząd skarbowy wezwał spółkę do uzupełnienia braków, jednak ta nie wykonała tego zalecenia. Ostatecznie dyrektor izby skarbowej pozostawił odwołanie spółki bez rozpoznania, ponieważ nieuzupełniony brak oznaczał, że złożone ono zostało bez należytej reprezentacji. Niezadowolona spółka skierowała sprawę na drogę sądową, najpierw do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, później do NSA. W obu instancjach przegrała sprawę, a co za tym idzie stanowisko dyrektora izby skarbowej zostało podtrzymane, a jego czynności za zgodne z obowiązującymi przepisami. W sentencji wyroku NSA orzekł, iż dyrektor izby skarbowej nie narusza rażąco prawa, gdy pozostawia odwołanie podatnika bez rozpatrzenia z powodu błędnej interpretacji przepisu. I to nawet gdy na skutek takiego zaniechania zaczął już ściągać sporny podatek.
Tym samym błędne zachowanie petenta (strony toczącego się postępowania) może okazać się wystarczającym powodem, aby urzędnik nie odpowiedział na wniesione pismo (niezależnie jakiej sprawy by ono dotyczyło). Musimy mieć więc na uwadze poprawność konstruowanych pism administracyjnych, a przede wszystkim uważnie czytać wezwania od organów administracyjnych.