To dodatkowy element czynszu. Najczęściej definiowane są w umowach najmu jako wszelkie rzeczywiste i należycie uzasadnione opłaty, wydatki i obciążenia ponoszone przez wynajmującego, związane z eksploatacją i funkcjonowaniem centrum handlowego.

Obejmują koszty mediów, utrzymania parkingów i zieleni, ubezpieczenia, napraw lub konserwacji systemów wyposażenia lub powierzchni centrum.

W ich skład wchodzą też podatki i opłaty związane z nieruchomością, takie jak podatek od nieruchomości czy opłata za użytkowanie wieczyste gruntu. Obecnie przy zawieraniu umów najmu najemcy często narażani są na nieuzasadnione koszty eksploatacyjne, a ich pozycja w stosunku do wynajmującego jest marginalizowana.

Na co powinni zwrócić szczególną uwagę?

Z reguły koszty eksploatacyjne są skalkulowane przez wynajmującego i zawarte w czynszu najmu.

Ich wysokość ustalana jest według ponoszonych przez wynajmującego łącznych kosztów utrzymania nieruchomości, a następnie dzielona pomiędzy poszczególnych najemców proporcjonalnie do zajmowanych przez nich powierzchni użytkowych.

Gdy koszty eksploatacyjne nie będą zawarte w czynszu, w umowie najmu należy opisać zasady ich rozliczania tak, aby obliczane były one jedynie w odniesieniu do powierzchni wspólnych centrum.

Kluczową kwestią jest więc precyzyjne ich zdefiniowanie. W przeciwnym wypadku najemca może zostać obciążony kosztami za nieużywane przez niego powierzchnie, np. pomieszczenia administracyjne czy techniczne.

Dla najemcy najkorzystniejszą sytuacją jest ta, w której koszty eksploatacyjne (wraz z ryzykiem ich zmiany) są uwzględnione w czynszu najmu. Gdy stanowią element umowy, powinna ona gwarantować, że jest to kwota stała i podlegająca corocznej waloryzacji. Zapobiegnie to dowolnemu ustalaniu wysokości opłat przez wynajmującego.

Dopuszczalną praktyką jest np. ustalenie górnego limitu kwoty, o jaką wynajmujący będzie mógł podwyższyć koszty. Strony mogą też umownie ograniczyć dopuszczalność wzrostu kosztów co roku o ustalony wskaźnik oparty na wskaźniku inflacji.

Jakich kosztów najemcy powinni się wystrzegać?

Nieuzasadnione są wszelkie koszty związane z: rozbudową czy przebudową centrum (nie ustaloną wcześniej w umowie z najemcą), utrzymaniem niewynajętych lokali, pozyskiwaniem nowych najemców.

Wynajmujący nie powinien też obciążać najemcy kosztami poniesionymi w związku ze swoją niegospodarnością czy obsługą prawną sporów pomiędzy nim a najemcami lub usługodawcami.

W umowach warto stosować zamknięty katalog kosztów eksploatacyjnych, a także zamieścić listę kosztów nieakceptowalnych.