Strona postępowania zarówno przed rozstrzygnięciem danej sprawy, jak i po jej zakończeniu ma prawo wglądu w akta sprawy, a także sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Z tego bardzo ważnego uprawnienia warto korzystać, ponieważ zapoznanie się z aktami nierzadko pozwala wychwycić słabe punkty w działaniach organu administracji, a co za tym idzie – wypracować skuteczną linię obrony.

Problem polega na tym, że co do zasady realizacja wspomnianego prawa ma się odbywać w urzędzie, w godzinach jego pracy i w obecności jego pracownika. W orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowane jest dwojakie stanowisko. Z pierwszego wynika, że nie ma obowiązku robienia kserokopii akt lub ich odpisów i doręczania ich stronie drogą pocztową. Z kolei druga linia orzecznicza wskazuje, że urząd powinien je wykonać i wysłać, przy czym może za to żądać opłaty. Nie da się więc jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie pana Witolda, czy odmowa, z którą się spotkał, była słuszna.

Pewne jest to, że w świetle twierdzeń sądów urzędnicy mają obowiązek zapewnić możliwość wykonania kopii lub odpisów w siedzibie organu. To oznacza, że strona postępowania, której w lokalu danego urzędu przedstawia się do wglądu akta sprawy, może samodzielnie robić ich zdjęcia lub sporządzać na ich podstawie własne notatki. Zainteresowanemu powinno się też zapewnić możliwość wykonania kserokopii zgromadzonych w aktach dokumentów, np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki lub innego urządzenia, za pomocą którego można utrwalić materiał dowodowy. Jeżeli – choćby ze względów technicznych – nie da się umożliwić samodzielnego wykonania ksero, to urzędnicy powinni je sporządzić, obciążając kosztami zainteresowanego. Zapewnienie możliwości wykonania zwykłych kopii dokumentacji na terenie urzędu nie może być uzależnione od wykazania szczególnego interesu zainteresowanego. Jest natomiast ważne dlatego, że akt sprawy nie można wynieść na zewnątrz, co blokuje możliwość wykonania kopii w komercyjnym punkcie ksero.

Niestety, uzyskanie kserokopii podczas wizyty w siedzibie urzędu często okazuje się utrudnione. Wywieszają one bowiem informację „Nie świadczymy usług ksero”, twierdząc, że nawet za stosowną opłatą nie da się u nich tego zrobić. Tyle że takie komunikaty nie wywołują żadnych skutków prawnych. Inaczej mówiąc, pan Witold nie może mieć pewności, czy ma prawo domagać się wysyłki pocztą kserokopii akt sprawy. Jeśli jednak pojawi się w urzędzie osobiście lub wydeleguje pełnomocnika, to urzędnicy mają obowiązek umożliwić mu wykonanie kopii. 

Podstawa prawna

Art. 73 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.). Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 lipca 2013 r., sygn. akt II GSK 507/12. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 11 września 2013 r., sygn. akt II SA/Gd 331/13. Wyrok WSA w Olsztynie z 19 grudnia 2007 r., sygn. akt II SA/Ol 1008/07. Wyrok WSA w Gdańsku z 26 stycznia 2011 r., sygn. akt II SA/Gd 529/10.